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E-Mail-Dauerfeuer Wer sortiert, verliert

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Corbis

Sie haben Elektropost, und zwar jeden Tag viel zu viel davon? Lassen Sie's einfach laufen - jeder Versuch, Mails durch ausgefuchste Systeme zu sortieren, macht nur Scherereien. Zu diesem Ergebnis kommen Forscher von IBM. Moment mal: Ist das nicht jene Firma, die der Welt Lotus Notes verkauft?

Es ist eine harte Attacke auf jeden Ins-Büro-Geher: Am Montagmorgen Rechner an, Mail-Programm gestartet, in die Inbox gelugt - und schon krachen dem bis dahin grundlos fröhlichen Angestellten zweihundertfuffzich neue Mails ins Gesicht.

Arrgghh. Da sind sie wieder, die kleinen Zeitfresser: Sie rieseln in den Rechner, klackern im Smartphone, schreddern die Geduld.

Wieder ist der übliche Spam durch alle Filter geflutscht. Mit polyglotten Offerten für Penisverlängerungen oder gefälschte Uhren, mit Notrufen nigerianischer Diktatorenwitwen, die partout nicht wissen, wohin mit den vielen Millionen. Dazwischen mischen sich Reiseunternehmen, PR-Agenturen, Veranstaltungstrompeter. Die können etwas besser Deutsch als die Viagra-Dealer, sonst aber nicht viel, zum Beispiel nicht ihre Verteiler arbeitsweltkompatibel gestalten. Klick, klick, klick, weg, weg, weg. Irgendwo in all dem Unrat lagern Mails, die beantwortet oder wenigstens zur Kenntnis genommen werden wollen. Und einige wenige Perlen.

Klar, Elektropost ermöglicht flinke und kompakte Kommunikation, ohne sie geht es in den meisten Berufen längst nicht mehr. Mit ihr aber auch nicht so recht. Wer nur 200 Mails pro Woche erhält, kommt damit meist noch klar. Um weit mehr als tausend zu ertragen, braucht es ein robustes Gemüt - denn allein das Mail-Sichten fordert Aufmerksamkeit und verschlingt Energie. In ihrem Berufsleben verplempern Führungskräfte damit zusammengenommen drei kostbare Jahre, ergab eine europaweite Befragung des britischen Henley Management College.

Eine ausgeklügelte Ordner-Architektur verbrennt am Ende Zeit

Viele denken: Da geht doch was. Es ist ein quasi technisches Problem. Also muss es dafür technische oder organisatorische Lösungen geben. Fünf Forscher haben sich im IBM-Auftrag näher damit beschäftigt, wie Mail-Empfänger versuchen, das Problem der täglich heranbrandenden Fluten in den Griff zu bekommen. Sie unterscheiden zwei Haupttypen:

  • Die einen lassen die Mails einfach in ihre Inbox plumpsen. Um Informationen zu finden, verzichten sie auf ernsthafte Sortierversuche. Stattdessen verlassen sie sich außer auf ihr Gedächtnis vor allem auf die Suche, meist durch simples Scrollen durch den Mail-Eingang.
  • Die anderen zeigen ein Verhaltensmuster, das professioneller, vielleicht auch nerdiger wirkt. Sie entwerfen komplexe Ordnerstrukturen und sortieren so ihre Mails, etwa nach Absendern, Dringlichkeit, Inhalten oder Betreff-Stichworten. Das Ziel: den Eingang überschaubar zu halten und relevante Mails schneller zu finden, möglichst auf einen Blick.

Die Mitarbeiter des IBM-Forschungsinstituts in San José (Kalifornien) beobachteten 345 erfahrene Nutzer bei insgesamt 85.000 Mail-Zugriffen. Das Ergebnis ist eindeutig, das Modell Sickergrube überlegen: Die Mails schlicht im Eingang zu belassen und bei Bedarf zu suchen, ist effizienter und spart Zeit. Wer sich dagegen ein ausgeklügeltes System aneignet, scheitert häufiger daran, wichtige Informationen zügig zu finden.

Dauerhafte Notwehr: "Ich versuche, nicht abzusaufen"

Für ihre Untersuchung verwendeten die IBM-Mitarbeiter das Mail-Programm Bluemail, das auf das verbreitete System Lotus Notes leicht zugreifen kann, aber im Aufbau auch Ähnlichkeiten zu Googlemail hat. Eine deutliche Mehrheit der Nutzer entschied sich im Alltag für einen simplen Umgang mit den Mails, ohne großes (Vor)Sortieren. Nur 13 Prozent legten eine komplexe Ordner-Architektur an, in der Hoffnung, dass der Aufwand sich auszahlt.

Das trat jedoch nicht ein, im Gegenteil, sie brauchten mehr Zeit für die Suche und arbeiteten weniger effizient. Als typischen Grund für ihre Mail-Strukturen nannten sie zum Beispiel: "Ich versuche, nicht abzusaufen." Denn ein überfüllter Mail-Eingang wirke wie eine To-do-Liste - also wie eine ständige Handlungsaufforderung, ein Druckinstrument, ein pochendes schlechtes Arbeitsgewissen.

So ein Ordnersystem sei meist eine Reaktion auf die Mail-Flut, folgern die Forscher. Reine Notwehr sozusagen. Fälschlich werde oft angenommen, dass man gar keine Zeit mehr für den Aufbau von Ordnungsstrukturen habe, wenn man sehr viele Mails bekomme. Als sehr hilfreich werten sie gute Suchfunktionen und die Verdichtung von Informationen durch Threads. Dagegen werde das Ordnen und Suchen durch Tags, also häufige Stichworte, von den Nutzern kaum akzeptiert, so die Mitarbeiter von IBM.

Ausgerechnet IBM... Jenes Unternehmen also, das mit Lotus Notes viel Geld verdient: Das überladene, nur sehr bedingt alltagstaugliche Datenbank- und Mail-System quält jeden Tag viele Millionen Angestellte, weil sie von ihren Arbeitgebern zur Nutzung gezwungen werden. Bereits seit 2007 lädt die Web-Seite "I hate Lotus Notes" alle Nutzer dazu ein, den Frust über diesen "Angriff auf ihren Lebenswillen" zu teilen, statt zu verzweifeln, zu zerbrechen oder sich gleich aufzuhängen. Dass IBM sich mit Mail-Programmen der Zukunft beschäftigt, ergibt viel Sinn - die Gegenwart ist für viele Mail-Nutzer schmerzhaft genug.

Anm. d. Red.: In einer früheren Fassung dieses Artikels wurde der Eindruck erweckt, Lotus Notes sei von IBM entwickelt worden. Tatsächlich hat IBM die Software 1996 gekauft und führt sie seither als eigenes Produkt. Wir bitten den Fehler zu entschuldigen.

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insgesamt 103 Beiträge
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    Seite 1    
1. Sortieren oder nicht
OlGa 27.05.2011
Das ist mir zu pauschal. Natürlich macht es keinen Sinn, jede einzelne Mail mit einem Sortiersystem zu erfassen. Besonders, wenn Mails automatisch in Unterverzeichnisse verschoben werden, dann übersieht man schon einmal etwas wichtiges. Wenn ich aber Informationen zu einer bestimmten Angelegenheit sammle, dann tu ich die auch in einen Ordner - nachdem ich die Mails gelesen habe. Diese jedesmal zu suchen ist bestimmt nicht effizienter.
2. Wer hat es erfunden? Nein nicht die Schweizer...
Kamillo 27.05.2011
Zunächst mal: Wir verdanken nicht IBM "Lotus Notes"! Wir verdanken "Notes" der Firma "Lotus". Das war bevor sie von IBM aufgekauft wurde. Die Firma Lotus hatte auch mal "1-2-3", einen frühen Excel/Mulitiplan-Konkurrenten, damals sehr erfolgreich. Zum anderen, wer in der Firma häufig Mails mit Pimmelverlängerungen und ähnlichen Spam bekommt, sollte mal den firmeneigenen Netzwerkadministrator austauschen, oder den Email-Provider wechseln. Heutzutage gibts so leistungsfähige Spamfilter, dass das in der Regel nicht mehr passieren muss. Selbst Privatleute können sich heutzutage mit kostenlosen (!!!) Programmen weitgehend schützen. Und nicht zuletzt, wer in seinem Mailprogramm Sortierfilter einsetzt, kann seine Mails wunderbar nach Prioritäten in Unterordner abarbeiten, Mails von bestimmten Leuten oder mit bestimmten Inhalten sind eben wichtiger als andere, und der Filter sortiert wunderbar vor und man sieht in der Ordnerstruktur wieviele wichtige und weniger Wichtige Mails man bekam, und kann sie gezielter abarbeiten. Was im Hauptverzeichnis Das Erfolgserlebnis ist größer, weil man nicht einen Wust an Mails ewig aus dem Hauptordner abrackert, sondern in Form von Unterordnern überschaubare "Teil-Aufgaben" rascher abarbeitet. Ich verwende solche Filter privat in Thunderbird und beruflich in Outlook/Exchange und komme wunderbar damit zurecht. Das einzige was einem da einen Strich durch die Rechnung machen kann, ist wenn man auch auf einen Blackberry oder anderes Smartphone angewiesen ist, denn die lesen meist nur den Posteingangsordner, aber nicht in Unterordner einsortierte Mails, eine eindeutige Schwachstelle dieser Produkte. Zuletzt, ja ich habe auch schon bei mehreren Arbeitgebern mit Notes gearbeitet, auch mit Bluemail, ehem... Die genannte LN-Hasser-Webseite ist absolut berechtigt. Das ist was den Umgang mit Emails angeht, mit Abstand das schrottigste der "größeren" Mailprogramme, auch was die Erstellung von leistungsfähigen Filterregeln angeht. Lotus Notes ist kein Emailprogramm, sondern ein Programm zum Versenden und Empfang von "Lotus Notes". So kann man es nämlich immer wieder auf den Fluren von Firmen hören, die dieses System einsetzen. Die Benutzer sagen nicht sie haben "eine Email bekommen", sondern sie haben "eine Lotus Notes (Mail) bekommen". Dass Lotus Notes eine Schnittstelle nach draußen in die Email-Welt hat, war anfangs von der Firma Lotus nicht vorgesehen. Intern arbeitet das System nicht mit dem bekannten Mailadressformat vorneetwas@domain.com, sondern mit einer komplexen Syntax aus Personennamen, Organisatio-Units, Groups, Servernamen usw. Dieses "anders" sein macht sich auch dadurch bemerkbar, dass Notes gegen so ziemlich alle Bedienungskonventionen von Windows verstößt, gleiche Funktionen haben andere Tasten(kombinationen) als die überwiegende Mehrheit anderer Programme, Menüstrukturen, Funktionsnamen usw. sind komplett anders als in anderen Programmen, und selbst wenn IBM mit neueren Versionen von Notes da mal aufräumt, stülpen die Admins der neuen Version einfach dieses unsägliche Notes 6.5 Look&Feel über, weil sich die Leute ja sonst an was "normales" gewöhnen müssten... Notes ist schrecklich. Auch dessen Sortierfunktion.
3. re
Mirko D. Walter 27.05.2011
IBM hat meiner Ansicht nach erhebliche Wissensdefizite. Es gibt effiziente Spam-Filter, die nur bspw. im Windows-Umfeld nicht groß bekannt sind, weil man sich dort auf den äh... Junk-Mail-Filter von Outlook beschränkt. Notes ist der letzte Mist. Das einzige, was man als halbwegs nützlich ansehen könnte, sind die Datenbanken für gemeinsame Nutzung. Obwohl die Programmierung ein Alptraum ist und die UI einem Stand aus den 70ern entspricht - so sind diese dennoch fast immer ohne Alternative, wenn Firmen auf das Budget achten müssen... man fragt sich als Opfer trotzdem gelegentlich, wie viel Geld IBM eigentlich in das Schmieren der Zuständigen investiert hat. Oh und die passende Serverkomponente (Domino) frisst dermaßen viel Resourcen, dass er oft auf einem eigenen sehr leistungsfähigen Server laufen muss. Auch so ein technischer Mangel, der von Entscheidern hingenommen wird. Für mich disqualifiziert sich IBM durch ihre (PC-)Produkte seit vielen Jahren. In Firmen ist IBM traditionell (oder wieso auch immer) sehr stark vertreten und als Nutzer kommt man an Fähigkeiten bei den Produkten nicht vorbei.
4. t
loncaros 27.05.2011
Penisverlängerungen? Schön wärs, sowas wäre ja schnell zu löschen. Tatsächlich muss man alle mails auf Relevanz prüfen...
5. Mit der Zeit gehen
ralphofffm 27.05.2011
deswegen werden bei mehr und mehr Unternehnem chatsysteme ala yahoo messenenger verwendet..das bringt ne Menge...neue Zeitvernichtungstechniken ;)
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