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Hatten Sie heute schon ein Meeting? Ja? Dann werden Sie sich vermutlich gefragt haben, ob Sie nicht Ihre Zeit verschwenden. Der Software-Hersteller Atlassian hat mehrere Umfragen zum Thema Zeitmanagement zusammengefasst und kommt zu dem Ergebnis: Ein Angestellter nimmt durchschnittlich an 65 Meetings im Monat teil, findet die Hälfte davon überflüssig und meint, im Durchschnitt 34 Arbeitsstunden pro Monat in Meetings zu vergeuden. Im Englischen gibt es dafür einen Begriff: "Death by Meeting".

Aber Meetings sind natürlich sinnvoll, und sie abzuschaffen ist sicherlich keine Lösung. Was sich ändern muss, ist die Vorbereitung. Nötig ist eine klare Struktur und vor allem eine gute Steuerung.

Was können Manager tun? Es gibt gute Tipps und Anleitungen, was zum Beispiel die Tagesordnung angeht. Einige davon haben Michael West und ich in unserem Buch "Teamarbeit, Teamdiagnose und Teamentwicklung" genauer beschrieben. Überhaupt eine Tagesordnung zu haben ist schon ein guter Anfang. Der Teamleiter sollte sie rechtzeitig allen Teilnehmern schicken, damit sie sich vorbereiten können.

Es sollte auch eine Prozedur geben, wie Teammitglieder eigene Punkte auf die Tagesordnung bringen können. Manager sollten aber am Beginn nicht fragen, ob noch jemand etwas hinzufügen möchte. Dies führt häufig zu Punkten, die gar nicht diskutiert werden. Und erzeugt Unzufriedenheit. Oder es kommt zu einer schlechten Diskussion, weil keiner der Teilnehmer vorbereitet ist.

Besser ist es, zum Beispiel für das monatliche Treffen am Mittwoch die Tagesordnung schon am Montag zu versenden und bis zum vorangehenden Freitag Punkte zu sammeln. Wenn danach noch neue Punkte vorgeschlagen werden, sollte der Teamleiter auf das nächste Meeting verweisen und die Tagesordnung nicht noch kurzfristig ergänzen.

Tagesordnungen können zu einem sehr viel besseren Ablauf beitragen, wenn sie gut strukturiert sind. Sie sollten folgende Punkte enthalten:

• Uhrzeiten für den Beginn und das planmäßige Ende;
• eine klare Beschreibung des Inhalts (zum Beispiel: "wöchentliches Teammeeting Einkauf");
• eine Teilnehmerliste - bei überschaubaren Teams und Gruppen sollten hier wirklich alle Namen aufgeführt werden. Denn häufig ist unklar, wer überhaupt dazugehört. Ist zum Meeting die Sekretärin eingeladen? Ist die Teilnahme des Praktikanten oder der temporär Beschäftigten erwünscht?
• Wichtig sind außerdem klare Tagesordnungspunkte, beginnend mit "Begrüßung und Eröffnung" und endend mit "Verschiedenes". Jeder Punkt bekommt eine ungefähre Start- und Endzeit. Dies ist sehr wichtig: So bekommen die wichtigen Dinge den Raum, den sie verdienen. Weniger wichtige können so kurz abgehandelt werden wie nötig. Wenn sich Führungskräfte einmal dazu durchgerungen haben, bekommen sie schnell Routine und ein Gefühl dafür, für welche Punkte ungefähr wie viel Zeit nötig ist. Die zeitliche Beschränkung einzelner Punkte gibt der Teamleitung auch bei der Planung die Möglichkeit, Dinge zu priorisieren.

Wie Sie viel Zeit sparen können

Sehr wichtig ist ein Ergebnisprotokoll, in dem alle Entscheidungen und Aktionspläne (Wer macht was bis wann?) zusammengefasst werden. Es kann zum Beispiel reihum geführt werden wird und sollte wenige Tage nach dem Meeting an alle Teilnehmer versandt werden.

Alle diese Tipps werden Ihnen helfen. Aber es gibt ein weiteres, ganz einfaches Mittel, das nicht einen Cent kostet, sofort umgesetzt werden kann und nachgewiesen erfolgreich ist: Halten Sie Ihre Meetings im Stehen ab.

Schon im Jahr 1999 haben Allen Bluedorn und seine Kollegen an der Universität von Missouri eine Studie zu diesem Thema veröffentlicht. An ihrem Experiment nahmen insgesamt 555 Betriebswirtschaftsstudenten teil. Sie sollten jeweils in Fünfergruppen ein Meeting abhalten, um folgendes Problem zu diskutieren: "Sie sind auf dem Mond gelandet und haben keinen Kontakt zur Erde. Bitte sortieren Sie die Liste der folgenden 15 Gegenstände in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit für Ihr Überleben." Die Gegenstände waren zuvor von Astronauten der NASA bewertet worden, so dass die Entscheidungen der Gruppen mit dem Expertenurteil verglichen werden konnten. Die 111 Gruppen wurden geteilt. Die eine Hälfte sollte sich während der Gruppendiskussion hinsetzen, die andere Hälfte stand während des Meetings.

Die Auswertung lieferte aufschlussreiche Ergebnisse:

• Zunächst waren die Meetings im Stehen kürzer, nämlich um 34 Prozent.
• Die Teilnehmer, die sitzen durften, fühlten sich etwas wohler: Sie schätzten den Komfort während des Meetings um 22 Prozent besser ein. Deshalb waren diese Teilnehmer auch etwas zufriedener, allerdings nur um 4 Prozent, und glaubten, die zur Verfügung stehenden Informationen und Argumente besser ausgetauscht zu haben (um 5 Prozent).
• Überraschend war, dass es keine signifikanten Unterschiede hinsichtlich der objektiven Qualität gab - die Gruppen, die ihre Meetings im Stehen abhielten, waren eher noch etwas besser (um 6 Prozent) als diejenigen, die sitzen durften.

Bluedorn und seine Kollegen berichten in ihrem Beitrag, dass Meetings in vielen Bereichen seit langem im Stehen abgehalten werden - im Militär ist die kurze Lagebesprechung der Offiziere am Kartentisch stehend seit jeher üblich. Aber auch im Top-Management stehen die Teilnehmer manchmal bei einer Besprechung. Die Untersuchung ist aber die erste, die wirklich nachweist: die benötigte Zeit wird kürzer, aber die Qualität bleibt mindestens gleich, oder wird höher.

Neben der nachgewiesenen Effektivität bei gleichzeitig höherer Effizienz gibt es aber noch einen weiteren Grund für Meetings im Stehen: Rituale schweißen zusammen und tragen so zu einer gemeinsamen Identität des Teams bei. Wenn die Teammitglieder es gewohnt sind, dass jeden Mittwochmorgen zur Besprechung alle kurz aufstehen, wird es schnell zum einem positiven Merkmal, welches das eigene Team von anderen unterscheidet. Dies hilft den Mitgliedern, sich mit dem Team zu identifizieren, was wiederum zu mehr Zufriedenheit und Zusammenarbeit beiträgt.

Während also die Studenten in Bluedorns Experimenten etwas weniger zufrieden waren, sind nach meiner Erfahrung Teilnehmer "echter" Gruppen, die sich regelmäßiger treffen, sogar zufriedener, weil sie sich (nicht nur, aber auch) durch das stehende Meeting mehr mit dem Team identifizieren.

In meiner Abteilung führen wir seit mehreren Jahren unsere Meetings im Stehen durch. Die "alten Hasen" kennen es nicht anders. Neue Teammitglieder finden es anfangs lustig oder etwas komisch. Aber schon nach kurzer Zeit genießen sie es, Teil der Familie zu sein, indem sie an einem einfachen Ritual teilnehmen können.

Fazit

Stehen Sie auf! Ihre Meetings werden spürbar kürzer und bei gleich guten Ergebnissen zu einem Markenzeichen Ihres Teams werden.

Noch mehr Tipps zu Meetings gefällig? Zur Körpersprache bei Besprechungen gibt Charalambos Vlachoutsicos im Harvard Business Manager wertvolle Ratschläge.