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Meine Firma, das Irrenhaus Management by Kafka

Umklammerung: Überbordende Bürokratie nimmt vielen Angestellten die Luft und die Lust Zur Großansicht
DPA

Umklammerung: Überbordende Bürokratie nimmt vielen Angestellten die Luft und die Lust

Behörden sind für ihre Bürokratie berüchtigt - aber manche Unternehmen sind noch schlimmer. Wer als Mitarbeiter im Klammergriff der Allesverwalter steckt, leidet oft kafkaeske Qualen, warnt Karrierecoach Martin Wehrle. Er verrät aber auch, wie man sich von solchen Arbeitgebern fernhält.

"Jemand musste Josef K. verleumdet haben" - mit diesen Worten beginnt "Der Prozess", ein gespenstischer Roman von Franz Kafka. Der Protagonist wird am Morgen seines 30. Geburtstages verhaftet. Völlig offen bleibt, wofür man ihn anklagt, nach welchen Gesetzen das Gericht urteilt und folglich: wie er sich verteidigen kann. Der ganze Roman besteht darin, dass der Protagonist mit dem Gericht in Kontakt treten will, aber die Hürden der Bürokratie nie ganz überwinden, seine Ankläger nie ganz durchschauen kann.

Das Wort "Prozess" steht in der deutschen Sprache für zweierlei: für ein Gerichtsverfahren und für einen definierten Ablauf. Der eine Prozess kann zu lebenslanger Haft, der andere zu lebenslanger Bürokratie führen. Beides kann einen Menschen zermürben. Das wissen Schwerverbrecher. Und Angestellte von Konzernen.

Viele Firmen haben es geschafft, jeden Vorgang, der komplizierter als das Aufkleben einer Briefmarke ist, in die Zwangsjacke eines "standardisierten Prozesses" zu stecken. Das Prinzip funktioniert so: Ein Irrenhaus-Direktor definiert Schritte, die zum Umsetzen einer banalen Notwendigkeit gegangen werden müssen, sagen wir zur Beschaffung von Material. Andere Wege sind den Mitarbeitern versperrt.

Was vorher eine unkomplizierte Angelegenheit war, ein Anruf beim Lieferanten, ist nun zum komplizierten Instanzenweg geworden. Der Irrenhaus-Mitarbeiter hat alle Hände voll zu tun, die Anforderungen des Prozesses zu befriedigen. Der erste Schritt kann sein, dass er klären muss, von welcher Kostenstelle seine Anschaffung abgebucht wird und ob dort noch ein ausreichender Etat vorhanden ist. Falls nicht, hat der Mitarbeiter ein massives Problem - vor allem, wenn seine Anschaffung unaufschiebbar ist.

Für immer in den Abgründen des Systems verschwunden

Der zweite Schritt kann darin bestehen, dass der Mitarbeiter einen Antrag auf Budgetfreigabe ins System eintippt. Dort begründet er, fast wie ein Angeklagter vor Gericht, aus welchem Grund er das tun möchte, was er schon immer getan hat: für eine notwendige Anschaffung das Geld der Firma zu verwenden.

Dieser Antrag wird, wenn der Mitarbeiter Glück hat, vom System zur Prüfung angenommen. Oder er wird, wenn der Mitarbeiter Pech hat, abgelehnt - vielleicht hat er ja einen Lieferanten angegeben, der im Zuge der globalen Vereinheitlichung nicht mehr zugelassen ist. Etwa weil ihm eine Zertifizierung fehlt. Oder weil sein Auftragsvolumen unter einer frisch definierten Schwelle liegt. Oder weil eine übermüdete Sekretärin seinen Namen beim Eingeben um einen Buchstaben vertippt hat, womit er auf immerdar in den Abgründen des Systems verschwunden ist.

Die schlimmsten Chef-Sprüche (4)

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Ein Klient von mir, Einkäufer bei einem Autobauer, erzählte mir folgende Geschichte: Über viele Jahre hat er mit einem Zulieferer aus seiner Region zusammengearbeitet. Doch dann wurde der Einkaufsprozess von der Zentrale neu definiert. Bestimmte Produkte mussten von bestimmten Großlieferanten bezogen werden. Jeder Zulieferer, der nicht auf der Liste stand, war aus dem Geschäft.

Mein Klient berichtet: "Das war ein Drama. Für uns, denn wir hatten jahrzehntelang mit diesem Zulieferer zusammengearbeitet und beste Erfahrungen gemacht. Aber auch für den Zulieferer, denn die ganze Firma hing ab von unseren Aufträgen."

Fluchtweg über einen Strohmann

Doch der definierte Prozess sah keine Ausnahmen vor. Mein Klient alarmierte seinen Fachchef. Der führte zahllose Telefonate mit der Zentrale. Doch jeder Verantwortliche, mit dem er sprach, nannte einen anderen Verantwortlichen, der keine Abweichung von dieser Regelung zulassen würde.

Nur durch einen Trick gelang es schließlich, den Auftrag doch zu erteilen. Der Prozessweg wurde zugleich eingehalten und ausgetrickst: Der Zulieferer bekam den Auftrag nicht direkt, wie bislang, sondern über einen Großzulieferer, der in der Prozess-Liste stand. Dieser diente als Strohmann und beauftragte seinerseits die alte Firma, genau das zu tun, was diese über Jahrzehnte getan hatte: den Konzern zu beliefern.

Dieser Vorgang fraß Zeit und Nerven. Nicht zuletzt wurde die Dienstleistung mit einem Schlag teurer, denn die Tarnfirma wollte mitverdienen. Doch am Preis störte sich das Prozesssystem nicht; es kam nur auf den richtigen Lieferantennamen an.

Das ist die Besonderheit der bürokratischen Anforderungen: Je enger die Irrenhaus-Direktoren ihre Insassen an die Leine nehmen wollen, desto kreativer werden diese darin, die Vorschriften zu umgehen. Die Prozessbürokratie beschwört Mauscheleien, Tricksereien und Tarnkonstruktionen herauf.

Das gilt auch im Außendienst. Von etlichen Verkäufern weiß ich, dass sie immer weniger Zeit mit dem Verkaufen verbringen, dafür umso mehr mit Umsatzprognosen, Berichtswesen und bürokratischen Erfordernissen - mit Prozessen eben.

Gemeuchelt: die Flexibilität der Firma, die Motivation der Mitarbeiter

Der Vertriebsmitarbeiter eines großen Konsumgüterherstellers beschreibt die Folgen so: "Wir müssen uns nach den vorgegebenen Plänen richten. Und wenn es eben heißt, dass ein Produkt bitteschön 30 Prozent unseres Umsatzes auszumachen habe, dann macht es halt 30 Prozent aus. Zur Not senkt man den eigenen Umsatz mit einem Nebenprodukt, das sich von der Provision ohnehin nicht rentiert. Damit die Relation stimmt."

Welch ein Irrsinn: Die Verkäufer, die das Geld reinholen, werden durch das Gängelband der Prozesse gebremst. Das ist so, als würde beim Fußball ein Torjäger damit beauftragt, nicht nur Tore zu schießen, sondern gleichzeitig seinen Laufweg, seine Schusstechnik und seine Trefferquote zu dokumentieren.

Die meisten Prozesse in den Irrenhäusern führen dazu, dass die Mitarbeiter immer weniger an ihre Kunden und immer mehr an den Prozess denken. Wer einen Kunden vergrault, hat nichts zu befürchten. Wer aber einen Prozess verletzt, muss mit schlimmsten Sanktionen rechnen.

"Der Prozess" von Franz Kafka endet damit, dass Josef K. am Vorabend seines 31. Geburtstags von zwei Herren mitgenommen und in einem Steinbruch "wie ein Hund" erdolcht wird. Die meisten Prozesse in den Unternehmen enden ebenfalls mit einem Todesurteil. Hingerichtet werden: die Flexibilität der Firma; und die Motivation der Mitarbeiter.

Was aber können Sie tun, um nicht selbst zu enden wie Josef K.? Wer sich den Wahnsinn kafkaesker Prozesse bei einem neuen Arbeitgeber nicht antun will, kann im Vorfeld auf verräterische Zeichen achten. Oft sind schon die Stellenanzeigen vielsagend. Haben Sie sich erstmal beworben, können sich viele weitere kleine Hinweise zeigen, die vom Wahnsinn hinter der schönen Firmenfassade künden.

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insgesamt 35 Beiträge
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    Seite 1    
1. Mehrwert?
gutgläubiger 12.05.2011
1. Was hat der erste Teil des Artikels mit dem zweiten zu tun? 2. Nettes Beispiel mit dem Einkauf, doch dazu gibt es zig Gegenbeispiele, die auf Verschwendung herauslaufen. Also bitte differenzieren. Fazit: zu wenig Substanz.
2. Spannendes Thema
mitleserb 12.05.2011
Zitat von sysopBehörden sind für ihre Bürokratie berüchtigt - aber manche Unternehmen sind noch schlimmer. Wer als Mitarbeiter im Klammergriff der Allesverwalter steckt, leidet oft kafkaeske Qualen, warnt Karrierecoach Martin Wehrle. Er verrät aber auch, wie man sich von solchen Arbeitgebern fernhält. http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/0,1518,747851,00.html
Die Prozessorientierung der Unternehmen - so gut sie in manchen Teilen ist - ist in anderen Teilen wiederum hinderlich bis schädlich. Ich habe einige Unternehmen von innen sehen dürfen und gehe aus diesem Blickwinkel davon aus, das die Bürokratie mit steigender Größe (Personalanzahl) zunimmt. ""Bürokratie dient der Kompensation von Inkompetenz und Disziplinmangel" Jim Collins, "Der Weg zu den Besten". Tom DeMarko hat hierzu auch ein sehr spannendes Buch veröffentlicht: "Spielräume", Hanser. Prozesse sollten nicht der Selbstverwirklichung der "Process Owner" dienen und die Unternehmen sind gut beraten, nicht jeden Hype der von den Beratern kommt mitzumachen. Governance muss sein, aber mit Augenmaß.
3. Irrenhäuser
nervmann 12.05.2011
Zitat von sysopBehörden sind für ihre Bürokratie berüchtigt - aber manche Unternehmen sind noch schlimmer. Wer als Mitarbeiter im Klammergriff der Allesverwalter steckt, leidet oft kafkaeske Qualen, warnt Karrierecoach Martin Wehrle. Er verrät aber auch, wie man sich von solchen Arbeitgebern fernhält. http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/0,1518,747851,00.html
Genau so ist es. Aber, woran liegt es? Hat jemand einen Tipp?
4. .
cokommentator 12.05.2011
Zitat von nervmannGenau so ist es. Aber, woran liegt es? Hat jemand einen Tipp?
Ursprünglich lag es vermutlich daran, dass die eingesetzte Datenverarbeitung nicht in der Lage war, verschiedene Prozesse gleichzeitig zu begleiten. Da gleichzeitig die Firmen zu groß wurden, konnten die Manager die vielen unterschiedlichen Daten nicht mehr auswerten. Jedenfalls nicht auf allein einem DIN A4-Blatt. Also mußte alles auf wenige Daten runtergebrochen werden. Das Verfahren wurde dann, wie immer und überall, auf alle Prozesse und alle Ebenen ausgedehnt.
5. Prost Irrenhaus
roterschwadron 12.05.2011
Zitat von nervmannGenau so ist es. Aber, woran liegt es? Hat jemand einen Tipp?
Am besten Herrn K. persönlich aufsuchen und befragen. Oder einen Strohrum einschleifen.
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Zum Autor
Martin Frommann
Martin Wehrle (Jahrgang 1970) war Manager, bevor er Karriereberater und Gehaltscoach wurde. Er ist Autor der Bücher "Lexikon der Karriere-Irrtümer" und "Geheime Tricks für mehr Gehalt".
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Buchtipp

Martin Wehrle:
Ich arbeite in einem Irrenhaus
Vom ganz normalen Büroalltag.

Econ Verlag; Februar 2011; 224 Seiten; 14,99 Euro.

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