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Neustart auf der Arbeit Endlich werde ich effizient

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Corbis

Ihre neue Arbeitskleidung: Superman kümmert sich auch nur um wichtige Aufgaben

Der Arbeitstag war stressig, und doch können Sie kaum sagen, was sie eigentlich geschafft haben. Dieses miese Feierabendgefühl wollen Sie im neuen Jahr vermeiden? Viel Glück - diese fünf Tipps helfen.

Der Kollege bringt schon wieder einen Stapel Akten, ständig klingelt das Telefon, und 20 neue E-Mails warten auf Antwort: "Das ist ein klarer Fall von Zuvielisation", sagt Arbeitstrainer Werner Tiki Küstenmacher: "Wenn man in zu vielen Töpfen gleichzeitig kocht, läuft es irgendwann über." Weil man allem gerecht werden möchte, wird der Arbeitstag zum Schaffenskampf, doch wirklich voran geht es nicht. Fünf Tipps helfen, nicht in diese Effizienzfalle zu tappen:

Tipp 1: Erstmal alles weg

Akten, Notizen, Fachbücher, Einladungen: Auf einem Schreibtisch sammelt sich schnell viel an. Tiki Küstenmacher empfiehlt radikales Räumen: "Schmeißen Sie einmal alles runter, machen Sie den Schreibtisch komplett leer." Dann wird nur das wieder zurückgelegt, was wirklich benötigt wird, Akte für Akte: "Muss die wirklich wieder auf den Schreibtisch?"

Nicht so wichtige Akten bekommen einen eigenen Platz, etwa in einem Karton in der Ecke. Bei freier Zeit kann dieser Stapel später abgearbeitet werden. Damit der Schreibtisch übersichtlich bleibt, empfiehlt sich tägliches Aufräumen. Dazu gehört: Erledigtes abheften, Altes wegwerfen und Materialien wegräumen.

Tipp 2: Priorität hat Priorität

Die Abrechnung ist zwar noch nicht fertig, aber vielleicht muss diese neue E-Mail trotzdem beantwortet werden - oder doch nicht? Die vielen verschiedenen Anforderungen nach Dringlichkeit zu unterscheiden, ist wichtig, um voranzukommen. Carola Kleinschmidt, Autorin von Beratungsbüchern, empfiehlt die Kategorisierung nach wichtig und dringlich: "Nicht alles, was wichtig ist, ist auch dringlich. Und nicht alles, was dringlich ist, ist wichtig." Oberste Priorität haben Aufgaben, die beides vereinen, also wichtig und dringlich sind.

Kleinschmidt empfiehlt eine feste Organisation des Tages: "Nehmen Sie sich zum Beispiel für Ihr E-Mail-Postfach feste Zeiten vor, dazwischen wird nichts abgerufen oder angeschaut." Sinnvoll sei es auch, bei Arbeitsvorgängen, die wichtig und dringlich sind, Ablenkungen zu vermeiden. Gut ist beispielsweise, dann die Bürotür zu schließen. Für neuen Durchblick sind auch Pausen wirksam, sagt Küstenmacher: "Wenn Sie den Überblick verlieren, gehen Sie fünf Minuten vor die Tür und überlegen, was wirklich zählt."

Tipp 3: Belohnung lohnt sich

Ein Gespräch mit dem Chef, ein schwieriges Telefonat, eine komplizierte Aufgabe: Immer wieder muss man sich zu Tätigkeiten durchringen, die nicht angenehm sind. Der innere Schweinehund möchte dann schieben, schieben, schieben. "Doch zufrieden macht die Aufschieberei nicht", sagt Katharina Dietze, Organisationsexpertin aus Wuppertal. Sie empfiehlt, bei schwierigen Dingen an die angenehmen Folgen zu denken und sich eine Belohnung in Aussicht zu stellen.

Carola Kleinschmidt rät zu einer Philosophie der kleinen Schritte: "Überlegen Sie, wie Sie die Sache konkreter machen, fragen Sie den Chef zum Beispiel erst mal nur nach einem Gesprächstermin." Bei unangenehmen Tätigkeiten, die regelmäßig oder sogar täglich zum Programm gehören, helfen feste Zeiten, sagt Dietze: "Machen Sie das Unangenehmste am besten immer gleich zuerst, und belohnen Sie sich mit netten Aufgaben, die danach kommen."

Tipp 4: Nicht mein Problem

Während der eine Kollege ungestört arbeiten kann, gehen beim anderen ständig Anfragen ein: Manche Menschen werden im Büroalltag eher einbezogen als andere. "Damit handelt man sich schnell Aufgaben ein, die eigentlich gar nicht in den eigenen Bereich gehören", sagt Carola Kleinschmidt. Sie rät: "Betrachten Sie jede neue Aufgabe wie ein Paket vom Postboten und fragen Sie sich: Will und muss ich das annehmen?"

Werner Tiki Küstenmacher hat gute Erfahrungen mit einer "Not-to-do-Liste" gemacht: "Notieren Sie sich all die Dinge, die Sie in Zukunft nicht mehr übernehmen möchten." Ob die Organisation der Betriebsfeier oder das Ehrenamt für die Kaffeeküche: "Misten Sie all die Dinge aus, die Sie immer nur Zeit und Nerven kosten."

Tipp 5: Vermaledeit sei das Multitasking

Viele Jahre wurde die Fähigkeit zum Multitasking als Erfolgsrezept gefeiert. "Doch das Gegenteil ist der Fall", sagt Küstenmacher. "Die wirklich erfolgreichen Menschen konzentrieren sich immer nur auf eine Sache, deshalb wird die dann auch richtig gut."

Küstenmacher rät zu konsequentem Mono-Tasking: "Machen Sie eins nach dem anderen." Im Augenblick zu sein und der aktuellen Tätigkeit absolute Priorität einzuräumen, sei die beste Methode, am Abend zufrieden nach Hause zu kommen. "Nur so bekommt man das gute Gefühl, richtig was geschafft zu haben."

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4  Bilder
Heimsuchung für Aufschieber: Wenn Dr. Kruse dreimal klingelt

Bettina Levecke, dpa/mamk

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insgesamt 18 Beiträge
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    Seite 1    
1. Dummes Gedankengut
smartphone 04.01.2015
Sicherlich mag einiges wichtig sein, was die Dame anspricht- speziell die chirurhische Entfernung des ( nomen est omen ) Smartphones ...... Multitasking ist nett, wenn es im Rahmen der Aufgabendeligierung eigesetzt wird-aber eben nicht mehr . Wenn eine Mc Kinsey verseuchte Managementkaste meint auf die Tour aus 5 mach 1 zu machen -und dies dann als Renditeprogramm zu verkaufen ..... Das Problem fängt doch seit xx Jahren dort an ,wo man Macher ( also eben Konzentriererauf ein Projekt -aber das gescheit ) ) idealerweise feuert -und na was wohl Fachkräftemangel beklagt .
2. Typisch+Ständig
quadraginti 04.01.2015
Ständige Beobachtung: Wenn SPON über das Berufsleben redet geht's immer nur um Büroarbeit. Als ob's keine anderen Berufe gäbe: Anstreicher, Arzthelferinnen, Bergleute (Salz, Erz, zT noch: Kohle), Chemielaboranten,, Elektiker, Feinmechaniker, Fließbandarbeiter, Forstgehilfen, Friseure, Glaser, LKW-Fahrer, Müller, Sattler, Schlosser, Schreiner, Schweißer, Stuckateure, Verkäufer, All das weiß die Dame nicht. Und _DIE_ will anderen was vom Berufleben erzählen?
3. Wie zum Teufel schließt man eine Bürotür?
ulijoergens 04.01.2015
Dieses akademische Gesabber, (könnte auf der Rückseite einer Cornflakespackung gestanden haben) kotzt mich langsam an. Wo lebt Ihr denn. Ich habe in den letzten Jahren nur wenige Jobs gehabt, in denen ich effektiv eine Bürotür gehabt habe, die ich effektiv hätte schließen können. Als Berater habe ich viel im Zug oder in irgendwelchen "Dynamic Workplaces" gearbeitet. Am besten geht's noch im Zug oder Zuhause. Aber nicht jeder Arbeitnehmer kann oder darf zuhause arbeiten. Wieviele Bürotüren gibt es eigentlich in der Spiegelredaktion?
4.
ulijoergens 04.01.2015
Zitat von quadragintiStändige Beobachtung: Wenn SPON über das Berufsleben redet geht's immer nur um Büroarbeit. Als ob's keine anderen Berufe gäbe: Anstreicher, Arzthelferinnen, Bergleute (Salz, Erz, zT noch: Kohle), Chemielaboranten,, Elektiker, Feinmechaniker, Fließbandarbeiter, Forstgehilfen, Friseure, Glaser, LKW-Fahrer, Müller, Sattler, Schlosser, Schreiner, Schweißer, Stuckateure, Verkäufer, All das weiß die Dame nicht. Und _DIE_ will anderen was vom Berufleben erzählen?
Ja, und die bekommt sogar noch Geld dafür. Dafür verdient sie schon Respekt, oder?
5. Es gilt wieder einmal der alte Grundsatz...
ThomasWitte 04.01.2015
Wer nichts wird, wird Wirt. Ist ihm auch dieses nicht gelungen, so macht er in Versicherungen. Ist er auch hier nicht gut in der Tat, so ist der Unternehmensberater ein guter Rat. Als solcher erklärt man einfach die Welt und erhält dafür noch reichlich Geld.
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