Das Postfach im Griff Schluss mit dem CC!

Ach du je, wieder 84 neue E-Mails! Und schon wieder ein Pling! Im ersten Teil des Digitaltrainings von SPIEGEL WISSEN und SPIEGEL ONLINE zeigen wir, wie man sein Postfach entspannter verwaltet.

AHAOK/SPIEGEL WISSEN


Ja, es ist schön, wenn man nette E-Mails bekommt. Nein, es macht keinen Spaß, dauernd auf E-Mails reagieren zum müssen und damit ständig von der Arbeit abgelenkt zu werden. Es gibt zahlreiche Studien, die belegen, dass sich zumindest ein Drittel aller Arbeitnehmer durch die Fülle der E-Mails belastet fühlt.

Die E-Mails, die uns am Arbeitsplatz ins Postfach flattern, sind vielfältig. Deshalb gibt es in dieser Woche fünf verschiedene Tipps und Handlungsanweisungen. Beherzigen Sie diese wie eine To-do-Liste, beschäftigen Sie sich also mit allen fünf. So dämmen Sie die E-Mail-Flut ein wenig ein.

1. Feste Zeiten für E-Mails

Einer der Gründe, warum wir uns von E-Mails so gestört fühlen, liegt auf der Hand: Wir rufen sie zu oft ab! Probieren Sie in dieser Woche mal aus, wie es ist, wenn Sie E-Mails nur zwei Mal am Tag abrufen - und dann sofort eine Entscheidung treffen, ob Sie die E-Mail löschen, jetzt bearbeiten oder später in Ruhe beantworten. Alle E-Mails, die Sie direkt - innerhalb von drei Minuten - beantworten können, sollten Sie auch in der E-Mailzeit schreiben. Nachrichten, die Klärung erfordern, können Sie in einen speziellen Ordner schieben - und dann gesondert bearbeiten.

2. Sammel-E-Mails reduzieren

Die CC-Funktion wird gern genommen - Mitarbeiter bekommen deshalb viele E-Mails, die sie kaum etwas angehen. Sie stressen, produzieren oft Fehler oder doppelte Arbeit. Sehen Sie Ihr Postfach nach solchen typischen Ich-setze-dich-in-Kenntnis-Schleifen durch. Welche sind unnötig oder missverständlich? Versuchen Sie sich - durch Rücksprache mit dem betreffenden Absender - aus diesen CC-Schleifen auszuklinken.

3. Weniger Hin und Her

Gruppen-E-Mails z.B. bei Terminen und "halbprivaten" Verabredungen rauben auch im Job viel Zeit. Gehen Sie, wenn es geht, dafür in WhatsApp- oder Threema-Gruppen oder nutzen Sie Terminabsprachen mit Doodle. Das ist übersichtlicher - und stört Sie weniger im Arbeitsalltag.

4. Bestelladresse einrichten

Wenn Sie im Netz einkaufen oder Reisen buchen, sollten Sie eine Extra-E-Mailadresse nutzen, sodass Sie in Ihren offiziellen Postfächern oder Firmen-Accounts nicht später mit Werbung überschüttet werden. Richten Sie sich jetzt eine solche Adresse ein!

5. Junkmail prüfen

Checken Sie regelmäßig Ihre Spam-Filter und ihre Junkmail-Einstellungen. Sie filtern zwar nicht alles weg, aber mit ein bisschen Fleißarbeit geht es. Nutzen Sie diese Woche dazu.

Beherzigen Sie eine Woche lang diese Tipps und nehmen Sie sich immer mal wieder ein bisschen Zeit dafür. Was hat sich geändert? Kommen Sie besser mit der E-Mailflut zurecht?

Verbessern Sie Ihre Digitalkompetenz im Job mit SPIEGEL ONLINE und SPIEGEL WISSEN

Jeden Freitag gibt es eine neue Trainingsaufgabe für den geschickten Umgang mit digitalen Medien im Arbeitsleben. Bestellen Sie direkt hier:

Hier finden Sie weitere Trainings von SPIEGEL WISSEN

Zeitmanagement-Training
Kreativitätstraining
Mehr zum Thema
Newsletter
Digitaltraining


© SPIEGEL ONLINE 2016
Alle Rechte vorbehalten
Vervielfältigung nur mit Genehmigung der SPIEGELnet GmbH


TOP
Die Homepage wurde aktualisiert. Jetzt aufrufen.
Hinweis nicht mehr anzeigen.