Papierloses Büro Kein Blatt, nirgends

Gähnende Leere auf allen Schreibtischen: Die niederländische IT-Firma Decos verzichtet komplett auf Papier. Nun musste auch noch das Toilettenpapier dran glauben. Funktioniert das? Ein Besuch.

Von , Noordwijk

Benjamin Dürr

Einen Briefkasten gibt es zwar noch - gebraucht wird er aber fast nicht mehr. "Einmal im Jahr schickt das Finanzamt noch einen Brief", erzählt Paul Veger. "Das geht nicht anders." Die andere Post kommt digital zu Decos, Vegers IT-Firma in einem Industriegebiet von Noordwijk, zwischen Amsterdam und Den Haag. Es ist eines der wenigen Unternehmen der Welt, das vollständig papierlos arbeitet.

Die Büroräume gleichen einem Möbelhaus. Das Chaos von Verwaltungen, das Rascheln von Papier oder das Rauschen von Druckern ist verschwunden. In den hellen Räumen klacken nur die Tasten von Computern.

Alle Dokumente werden digital bearbeitet, gespeichert und archiviert. Auf den Schreibtischen liegen keine Notizzettel. Im ganzen Gebäude gibt es keinen Stift mehr, geschrieben wird digital. In Besprechungen machen Mitarbeiter Notizen auf dem Tablet oder Smartphone. Unterschrieben wird digital. Nicht einmal die Arbeitsverträge werden noch ausgedruckt.

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Fotostrecke: Bloß keinen Druck!
99 Prozent seien bereits erreicht, sagt der Geschäftsführer. Vor Kurzem wurde selbst die Toilette ausgetauscht. Es gibt kein Toilettenpapier mehr. Stattdessen wird, wie in Japan üblich, automatisch mit Wasser gespült und gereinigt.

Papierlos mit Sendungsbewusstsein

Paul Veger hat Decos Ende der Achtzigerjahre gegründet. Seit 2011 arbeiten die Mitarbeiter ohne Papier. Das passt zum Geschäft: Software zur Verwaltung von Dokumenten. "Wir wollten zeigen, dass man heutzutage alles digital verwalten kann", sagt Veger. Daraus sei die Idee entstanden, selbst den ersten Schritt zu machen und zu zeigen, dass es keines Papiers mehr bedürfe.

Am Anfang habe man noch diskutiert, welche Ausnahmen man zulasse, erzählt Veger. Am Ende hat sich das Team darauf geeinigt, konsequent zu sein und auch andere vom Konzept zu überzeugen.

Bis auf den Brief des Finanzamts hat Decos alles Gedruckte abbestellt. Man arbeitet mit einer Rentenversicherung und einer Bank zusammen, die einen vollständig digitalen Service anbieten. Entsprechend werden auch Lieferanten und Geschäftspartner ausgewählt. Wer per Post einen Brief oder eine Rechnung schreibt, wird gebeten, sie digital zu verschicken.

Selbst den Steuerprüfern des Finanzamts sagte Veger, sie sollten im Gebäude von Decos kein Papier verwenden. "Am ersten Tag wussten sie noch nicht, wie sie das machen sollen", erzählt er. "Am Ende der Woche waren sie begeistert, wie einfach es geht."

Nie mehr aufräumen

Daten und Dokumente werden in der Cloud abgespeichert, auf Servern. Die Mitarbeiter können auch von Zuhause oder unterwegs arbeiten. Im Büro gibt es keine feste Sitzordnung. Jeder kann sich mit seinem Laptop einen Platz suchen. Kein Papier bedeutet auch keine Stifte: "Man muss den Schreibtisch nicht mehr aufräumen, denn es gibt nicht mehr viel zum Aufräumen."

Der einzige Nachteil sei die Gefahr eines Datenverlusts, sagt Veger. Das Risiko sei allerdings auch nicht größer als bei ausgedruckten Dokumenten. Veger vergleicht die Situation mit der Luftfahrt: "Man weiß, dass es beim Fliegen ein kleines Risiko gibt, und man akzeptiert es." Nirgendwo und bei keiner Technik gebe es volle Sicherheit. "In anderen Bereichen wird das Minimal-Risiko toleriert - nur bei Computerspeichern wird auf einmal erwartet, dass es hundertprozentig sicher ist."

Für Geschäftsführer Veger überwiegen die Vorteile: Sein Unternehmen spart Geld, weil es keine Drucker, kein Papier und keine Umschläge mehr kaufen muss. Viel größer sei die Ersparnis noch durch die höhere Effizienz, erklärt er. Papierlos zu arbeiten spare vor allem viel Zeit. Man könne Dokumente viel einfacher weiterleiten und austauschen; man finde sie schneller und könne sie besser be- und verarbeiten.

Hatschi! - Ausnahme!

Vor allem schont ein papierloses Büro die Wälder: "Wir sparen jährlich einen Viertel Baum pro Mitarbeiter", sagt Veger. 65 Mitarbeiter beschäftigt Decos in den Niederlanden. Pro Jahr macht das 16 Bäume, rechnet er vor. "Über die Jahre ist das allein in unserem Unternehmen schon ein halber Wald."

Eine Ausnahme gibt es aber doch: Papiertaschentücher bei Schnupfen sind weiterhin erlaubt. Mitarbeiterin Marcia van Kampen gibt zu, immer noch ein paar in der Tasche zu haben. Dagegen wurden Küchentücher aus Papier durch Textiltücher ersetzt.

Paul Vegers nächste Idee: weniger Erdöl und Erdgas. Das Gebäude funktioniert bereits vollständig elektrisch, ohne Erdgas-Anschluss oder Ölheizung. Auch sechs der Firmenwagen wurden durch Elektro-Autos ersetzt. "Ab dem 1. Januar soll es keine anderen Fahrzeuge mehr geben."

  • Benjamin Dürr (Jahrgang 1988) ist Korrespondent und Auslandsreporter. Er berichtet für SPIEGEL ONLINE unter anderem aus den Niederlanden und regelmäßig aus Afrika.

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veremont 02.10.2014
1. Nette Idee
Das ist für ein Unternehmen welches ausschließlich einen digitalen Output hat vielleicht eine nette Idee... bei allen anderen wird das aber noch nicht funktionieren. In der Baubranche benötigt man Pläne in Papierform und Anträge in Papierform... vielleicht ändert sich das aber wenn sich Augmented Reality weiterentwickelt und man Pläne einfach durchschreiten kann anstatt sie wie eine Tapete flatternd vor sich her zu tragen.
fatherted98 02.10.2014
2. Wohl kaum...
...mit deutschem Arbeitsrecht kompatibel. Den Mitarbeitern die Nutzung von privatem Papier (Toilettenpapier oder Küchentüchern) zu verbieten...ist nicht nur krank sondern auch nicht zulässig. Die Po-Dusche in Asien ist zwar sehr sinnvoll (ich finde die Idee grundsätzlich Klasse)..sollte aber temperiert sein denn mit Eiskalten Wasser seinen Darmausgang zu spülen kann zu erheblichen Reaktionen führen und muss auch eingebübt sein...sonst sind alle Klamotten nicht nur nass sondern auch mit Kotresten verschmutzt. Im übrigen verwenden auch Asiaten hin und wieder Toilettenpapier oder Hygienetücher um sich abzutrocknen...naja vielleicht gibts ja einen Fön im Firmenklo...lach...stelle ich mir grade vor bei drei bis vier Personen die gerade untenrum geduscht wurden, wie da der Streit um den Fön mit runtergelassener Hose so ausartet. Spaß bei Seite...das Papierlose Büro ist sicher mit Anstrengung möglich...aber schon wenn der Posteingang nach dem Scan vernichtet wird...ob das rechtlich im Falle von Aufträgen und Verträgen einem nicht später auf die Füsse fällt....nene...da ist zuviel Manipulationsriskio...Unterschriften auf Tabletts oder ähnlichem haben noch immer keine Rechtsgültigkeit....Verträge können so nicht geschlossen, Aufträge nicht erteilt werden....auch wenn das viele glauben weil sie beim Paketzusteller kritzeln...das hat letztlich keine Bedeutung vor Gericht.
Newspeak 02.10.2014
3. ...
Das Menschen es immer gleich übertreiben müssen. Und Unternehmer dann direkt ihre Ideologie auf ihre Mitarbeiter übertragen müssen. Das kapieren die glaube ich nie, daß es ihren Mitarbeitern darum geht, Geld zu verdienen und nicht die Träume des Chefs zu teilen (weil sie auch nicht die Möglichkeiten des Chefs haben). Deswegen sind mir auch Großkonzerne mit ihrer cooperate identity suspekt. Was anderes ist das als die Diskriminierung von Menschen? Da passt es auch, daß man mit dem Papier im Büro allein noch nicht zufrieden ist, nein man muß auch noch in den kleinsten Bereich der persönlichen Sphäre eingreifen und das Klopapier ersetzen. Pervers nenne ich sowas.
andreas.s 02.10.2014
4. Konsequent
Man muss ich mal vorstellen wieviel Energie sich einsparen liesse wenn man keine Kopierer/Laserdrucker mehr hat. Ich schätze mal grob das 10% des Energieverbrauches eines Büros dabei reduziert würde. Dazu die Einsparungen die sich durch den nicht notwendigen Transport des Papiers ergibt. Und ich wette das in den allermeisten Büros sich das Papier um mehr als 75% reduzieren liesse, vor allem wenn alle Behörden konsequent auf papierlosen Datenaustausch umstellen würden.
QPDO 02.10.2014
5. Papierphobie?
Was zur grünen Hölle ? ;) Das hat weder mit Umweltschutz noch mit optimierter Organisation zu tun. Das ist reine digitale Masturbation. Bis jetzt ist mir keine Tabletlösung bekannt, auf der man so kreativ kritzeln kann wie auf einem Blatt Papier. Die Tablets sind zu träge und geben kein haptisches Feedback. Digitale Whiteboards laufen in die selbe Richtung. Sicherlich können viele Vorgänge ohne Papier ablaufen (Memos, Infos, Protokolle,Schriftverkehr), aber wer Papier völlig ausgrenzt ist am Ende genauso limitiert, wie derjenige, der digitale Lösungen meidet. Die Entwicklung zum 100% digitalisierten Workspace strebt dabei nämlich einem Extremistenorgasmus entgegen dem ein Zusammenbruch folgen muss, weil die Technik vollständig aktuell gehalten werden muss, alle Geräte kompatibel sein müssen, jeder neue Mitarbeiter erst einmal eine digitale Dekontamination über sich ergehen lassen muss und am Ende trotzdem kein Gedanke und Arbeitsschritt mehr vor Spionage und Überwachung (interner wie externer) sicher ist. Allein die Kommunikation der ganzen Geräte kann einfach nicht sicher sein...
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