Terminmanagement So gewinnen Sie mehr Zeit für sich

Pling, Sie haben Post! Und vier neue Kurznachrichten, zwei verpasste Anrufe und einen wütenden Chef. "Simplify your Life"-Autor Lothar Seiwert erklärt, wie man trotzdem die Nerven behält.

Bloß nicht nach links oder rechts schauen: Balanceakt zwischen Terminen
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Bloß nicht nach links oder rechts schauen: Balanceakt zwischen Terminen


Zum Autor
  • Lothar Seiwert beschäftigt sich seit 30 Jahren mit Zeit- und Lebensmanagement. Er hat mehr als fünf Millionen Bücher zum Thema verkauft, unter anderem die Bestseller "Simplify your Life" und "Simplify your Time". Die German Speakers Association nahm ihn in ihre "Hall of Fame" der besten Vortragsredner auf und wählte ihn 2015 zu ihrem Ehrenpräsidenten.
  • Lothar-Seiwert.de
1. Konzentrieren Sie sich auf eine Sache

Wir erledigen zu viel auf einmal: sitzen im Meeting, schauen aufs Smartphone, beantworten E-Mails. Unsere Konzentration ist dadurch permanent gestört. Wir sind nicht für Multitasking geschaffen. Das nach wie vor wichtigste Zeitmanagement-Prinzip lautet: Konzentrieren Sie sich auf das für Sie wirklich Wichtige. Das bedeutet für den Alltag: Konsequent Prioritäten setzen, am Abend vorher planen und dabei auch Pufferzeiten berücksichtigen, Stunden, in denen wir ganz bewusst ein paar Dinge unerledigt lassen.

Am besten gelingt das, wenn Aufgaben und Aktivitäten nach Wichtigkeit und nicht nach Dringlichkeit eingeordnet werden. "Wichtig" und "dringlich" sind zwei ganz unterschiedliche Dinge. Das Dringende ist selten wichtig, und das Wichtige ist dringend. Ob Chef, Kunde oder Ehepartner - jeder, der schreit, hält sein Anliegen gerade für das Wichtigste. Aber ist es das auch?

Schreiben Sie auf, was am nächsten Tag das Wichtigste, das Zweitwichtigste, das Drittwichtigste ist - und dann fangen Sie mit der wichtigsten Sache zuerst an, ohne wieder andere Aktivitäten anzuzetteln. Und wenn kurzfristig etwas noch Wichtigeres und Dringenderes dazwischenkommt, erledigen Sie dieses als nächstes. So bleiben Sie immer auf der richtigen Prioritäten-Spur.

Sich seine Ziele aufzuschreiben und nach Prioritäten einzuordnen mag auf den ersten Blick bürokratisch anmuten. Es hilft aber, uns realistischer einzuschätzen und besser zu planen. Gut ist besser als perfekt! Und die Zeit, die wir für die Erstellung eines täglichen Plans benötigen, überschreitet selten fünf Minuten.

2. Planen Sie Zeit für sich ein

Viele setzen Zeitmanagement gleich mit genauer Kalenderführung, mit Terminen, mit Buchhaltung. Damit kanalisiert man aber nur die Anforderungen von außen. Es ist wichtig, Zeit einzuplanen, in der wir uns nicht ablenken lassen. Machen wir das nicht, werden wir gnadenlos von anderen verplant - und selbst die beste Planung nützt nichts, wenn das Arbeitspensum die zur Verfügung stehende Zeit überschreitet. Daher: Haben Sie auch mal den Mut und sagen Sie Nein.

Berufstätige, die täglich viele Aufgaben stemmen und überdurchschnittlich viel leisten müssen, dürfen ihre eigene Work-Life-Balance nicht aus den Augen verlieren: Zeit für sich selbst, für die Familie, für Sport, Freizeit oder auch für Theaterbesuche sollte unbedingt ihren Platz finden. Sonst fragt man sich nach einigen Jahren vielleicht: Wofür habe ich das alles gemacht?

In einem meiner Seminare erzählte mir eine Dame, dass sie sich inzwischen zweimal in der Woche Zeit für sich und ihren Partner nehme, um "verliebt" zu sein. Das ist ein guter Anfang.

3. Lassen Sie Unwichtiges weg

Wir könnten viel effizienter und effektiver arbeiten, wenn wir nicht noch mehr Dinge richtig, sondern die richtigen Dinge tun würden. Ich spare mir zum Beispiel in E-Mails Höflichkeitsfloskeln wie Anrede und Abschied. In der Sache ändert das nichts, aber es ist in der Summe vieler täglicher E-Mails eine zeitliche Erleichterung, die Raum lässt für die wichtigeren Dinge im Leben.

4. Ändern Sie Ihre Einstellung

Wir müssen uns bewusst werden, dass wir nicht alles sehen, lesen und mitbekommen können. Und dass wir auch nicht ständig sofort antworten müssen. Das ist eine Frage der Prioritäten.

Für viele Menschen ist das Thema Social Media ein großer Zeitfresser, ein notwendiges Übel. So, wie man dem Chef nicht kündigen, das Telefon nicht abstellen, den Stau nicht vermeiden oder quengelnde Kinder nicht abschieben kann, kann man soziale Medien nicht ignorieren. Natürlich könnte man auf Posts nicht mehr reagieren und Newsletter abbestellen - doch wenn man die sozialen Medien ein bisschen zu lange zur Seite schiebt, ist das gar nicht gut fürs Geschäft. Aber stressen muss Sie das noch lange nicht.

Negativer Stress entsteht erst, wenn man meint, keinen Einfluss auf die Situation nehmen zu können. Stress kochen wir selbst aus, im Gehirn, mit negativen Gedanken. Eine alte chinesische Weisheit sagt: "Du kannst nicht verhindern, dass die Vögel der Besorgnis über deinen Kopf fliegen. Aber du kannst verhindern, dass sie sich in deinem Kopf ein Nest bauen."

Es ist nicht wichtig, in welchen Relationen Sie Ihre Zeit auf die einzelnen Lebensbereiche verteilen. Wichtig ist einzig und allein Ihre Selbsterkenntnis und Ihre innere Haltung zu den Dingen. Übernehmen Sie Verantwortung für das, was sie tun. Nehmen Sie Ihre Aufgaben mit Freude und als Herausforderung an.

Auch wenn Sie täglich nur eine Stunde Zeit für Ihre Kinder haben, können Sie diese Stunde nutzen, um eine wertvolle Beziehung aufzubauen. Genauso gut können Sie sich auch an Ihren Schreibtisch zu Hause verkrümeln, E-Mails bearbeiten und den Stapel mit Fachzeitschriften endlich abarbeiten. Wichtig ist die innere Qualität, die Sie den Dingen beimessen.

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insgesamt 12 Beiträge
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Seite 1
spon_3139848 06.01.2016
1. Kanban
Wer sich ernsthaft mit "Zeitmanagement" beschäftigen will, sollte sich das System "Kanban" anschauen. Dokumentation zu Kanban gibt es im WWW genug und Ja, man kann auch seinen Haushalt mit Kanban organisieren!
cedebe 06.01.2016
2. die Kollegen werden begeistert sein
Effizienz durch das Weglassen von Höflichkeitsfloskeln in Emails. Jeder hat ein bis zwei Kollegen, von denen er grundsätzlich solche Emails bekommt. Am besten voller Kürzel und in Stichpunkten. Meiner persönlichen Einschätzung nach, sind das die Kollegen denen man am wenigsten gerne zuarbeitet, die Aufgaben daher bei sich geringer priorisiert unf ggf. weniger umfassend antwortet. nicht aus Boshaftigkeit, sondern weil jemand, der es nicht schafft, seinen Kollegen in einer Mail mit dem geringsten Maß an Höflichkeit zu begegnen, nicht erwarten braucht, dass die sich noch irgendwie wohlwollend mit seinen Schlagworten beschäftigen wollen. Steigert die Qualität der Arbeit wirklich ungemein.
fatherted98 06.01.2016
3. Locker bleiben...
...kein Termin ist so wichtig. Wenn man entsprechend vorarbeitet ist alles halb so schlimm...die die in der Klemme stecken sind meist die die es vorher sehr sehr langsam und gemütlich angehen...bzw. nix tun und sich nachher wundern das alles schon fertig sein müßte.
Rayleigh 06.01.2016
4. Nach unten treten
Die einfachste Methode, Stress zu minimieren, liegt darin, zu deligieren. Zumindest wirft das mein derzeitiger AG gern in den Raum. In der Praxis übergibt er Arbeit einfach an uns Angestellte, egal ob wir schon komplett ausgelastet sind. Wenn dann etwas nicht fertig wird, weil etwas anderes "oberste Priorität" hatte, zählt sowas für die, die delegieren können, nicht.
info121 06.01.2016
5. Allgemeinplätze
Das ist ja fast schon peinlich was hier so als Expertenratschlag verkauft wird: Auf eine Sache konzentrieren? Unwichtiges liegenlassen? Boah darauf wäre ich in hundert Jahren nicht gekommen! Da kauf ich doch gern ein überteuertes Buch dafür! Besonders lustig ist der Ratschlag die üblichen Begrüßungsfloskeln in Emails wegzulassen. Jeder Mensch mit den fundamentalsten Computerkentnissen verwendet einfach Templates für seine Emails. Einfach nur peinlich.
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