Ein beliebtes Computerspiel im Büro ist Microsoft Word: Wenn die Kollegin nicht weiß, wie sie ein Tastaturkürzel für das Einfügen eines Wasserzeichens festlegen kann, macht sich die ganze Abteilung an die gemeinsame Suche, bis "Extras, Anpassen, Optionen, Tastatur" gefunden ist. Jetzt aber soll diese durchaus willkommene Gelegenheit zur Bürokommunikation abgeschafft werden: Mit Office 2007 wird die Bedienung von Word, Excel, Powerpoint und Co von Grund auf erneuert. Die neue Software wird am 30. Januar zusammen mit Windows Vista eingeführt.
Die 31 Menü- und Symbolleisten mit mehr als 1.500 Einstellungsmöglichkeiten in Word 2003 müssen Bändern (englisch: Ribbons) und Kartenreitern (Tabs) weichen. Je nachdem, welche Aufgabe gerade erledigt werden soll, erscheinen andere Funktionsbänder mit den jeweils passenden Befehlen. Endlich richtet sich die Software nach den Wünschen des Anwenders und nicht umgekehrt. Wird etwa ein Word-Dokument im Anhang einer E-Mail geöffnet, zeigt Office dieses in einem speziellen Lesemodus an, in einer Vollbildschirmansicht, die sogar die Windows-Taskleiste ausblendet.
Zu den wenigen sichtbaren Bedienungselementen gehören am oberen Rand eine Seitenanzeige zum Durchblättern und eine Sammlung von Lese-Werkzeugen, darunter ein Markierstift und die Möglichkeit zum Anbringen von Kommentaren. Erst wenn man auf einen kleinen "Edit"-Button klickt, wechselt der lesefreundliche Modus in den Bearbeitungsbildschirm.
Auch dieser präsentiert sich mit einer völlig neuen Ansicht. Unter einer Leiste mit den inzwischen schon vom Browser vertrauten Tabs erscheint ein Band mit Symbolen für die am häufigsten verwendeten Änderungen der Zeichen- und Absatzformate sowie ein Bereich mit mehreren Möglichkeiten zur Schnellformatierung. Die hier angebotenen Layouts sind auf den ersten Blick erkennbar, eigene Formatierungen können auf einfache Weise hinzugefügt werden. Dieses Verfahren ist weit intuitiver als die bisherigen Formatvorlagen von Word, die nur von wenigen Anwendern genutzt wurden. Ein anderes Band kümmert sich ums Seitenlayout oder um die Bearbeitung von eingefügten Grafiken.
Mit weniger Mausklicks ans Ziel
Die neuen Wege bei Word wie bei den anderen Office-Anwendungen Excel (Tabellenkalkulation), Powerpoint (Präsentationen), Outlook (E-Mail und Terminplanung) und Access (Datenbank) sind das Ergebnis einer umfassenden Microsoft-Studie, bei der die Experten für grafische Oberflächen (GUI) alle Mausklicks von Anwendern analysiert haben. Das neue Software-Design soll bis zu 50 Prozent der bisher erforderlichen Mausklicks überflüssig machen. Nur beim Layout-Programm Publisher ist das alte Design noch erhalten geblieben.
Bei den ersten Gehversuchen mit dem neuen Word sucht man erst einmal nach vertrauten Funktionen. Wo ist denn jetzt der Zoom für die Dokumentenansicht geblieben? Dieser findet sich zusammen mit anderen Funktionen des bisherigen Ansicht-Menüs in der Statuszeile unten rechts. Die zentralen Befehle für das Öffnen und Speichern von Dateien verbergen sich links oben unter einem runden Office-Button. Die neue Oberfläche ist gewöhnungsbedürftig, aber auch attraktiver und kann insgesamt überzeugen. In vielen Fällen kommt man tatsächlich mit weniger Mausklicks zum Ziel.
Unter der Oberfläche verbergen sich aber auch zahlreiche Detailverbesserungen und neue Funktionen. So gibt es mit der in der englischen Ausgabe als "Wrap Points" bezeichneten Funktion endlich eine Möglichkeit, um Fotos und Grafiken intuitiv mit Text zu verbinden. Verfasser wissenschaftlicher Werke freuen sich über neue Möglichkeiten zum Umgang mit Literaturangaben und eine einfachere Verwaltung von Fußnoten. Die erweiterte Unterstützung von XML kann unter anderem für Formulare genutzt werden, deren Inhalt direkt an Datenbanken übergeben werden soll. Umgekehrt können auch Daten vom Backend, also vom Server eines Unternehmens, in Dokumente eingespielt werden.
Wer Excel als Datenbank verwendet, stößt jetzt nicht mehr so schnell an Grenzen: Ein Arbeitsblatt kann eine Million Zeilen und 16.000 Spalten aufnehmen - sofern der PC noch flüssig damit umgehen kann. Zur Illustrierung der Daten gibt es neue Möglichkeiten bei der Gestaltung von Diagrammen.
Neues Dateiformat
Für die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen kommt der Serverlösung SharePoint im neuen Office eine große Bedeutung zu. Die Office-Dokumente können jetzt direkt auf einem Dokument-Management-Server gespeichert werden. Dem Austausch von Dokumenten dient die neue Unterstützung für das PDF-Format, hierfür muss allerdings erst ein Plugin heruntergeladen werden. Danach können Word-, Excel- Powerpoint- und andere Dokumente direkt als PDF gespeichert werden. Beim Abspeichern im Word-Standardformat bietet die Software eine neue Funktion, die ein Dokument auf versteckte Informationen über den Autor überprüft und diese mit einem Mausklick entfernt.
Auch ein neues Dateiformat gibt es in Office 2007. Word-Dokumente werden etwa mit der Endung "docx" gespeichert. Dahinter verbirgt sich "Open XML", das von Microsoft als Standard eingetragen wurde. Es steht in Konkurrenz zum Format "Open Document" (ODF), das von Open-Source-Anwendungen wie dem freien Office-Paket OpenOffice verwendet wird. Ein Konverter soll die Übersetzung zwischen beiden Formaten möglich machen.
"Office 2007" gibt es in verschiedenen Ausgaben, die sich im Umfang der darin enthaltenen Einzelprogramme unterscheiden. Das günstigste Paket "Office Basic" enthält nur Word, Excel und Outlook. Bei "Office Home" findet man Word, Excel, Powerpoint und OneNote, eine Anwendung für das schnelle Speichern von Notizen und Informationen aus dem Internet. "Office Standard" enthält die vier Kernprogramme Word, Excel, Powerpoint und Outlook. Bei "Office Professional" sind zusätzlich noch Publisher und Access dabei. Die umfangreichste Ausgabe ist "Office Enterprise", das auch die Server-Anwendungen enthält.
Die Systemvoraussetzungen erfordern mindestens einen Prozessor mit einer Taktrate von 500 Megahertz, 256 Megabyte Ram und 1,5 Gigabyte Platz auf der Festplatte. Office Standard kostet in der Vollversion im Online-Handel 459 Euro, der Preis für die Professional-Ausgabe liegt bei 579 Euro. Günstiger sind die Systembuilder-Ausgaben, für die Microsoft jedoch keinen Support leistet.
Peter Zschunke, AP
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