S.P.O.N. - Die Mensch-Maschine: 17 Tipps gegen die Mail-Flut

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Pling, schon wieder eine E-Mail. Jetzt sind es schon 148.714. Wie soll man das bloß bewältigen? Durch Tricks lässt sich das durchschnittliche Mail-Aufkommen drastisch reduzieren. Ein Leitfaden für Kommunikationsüberladene.

Bei einer Podiumsdiskussion über Abendland und Werteverfall am 23. Februar 2012 in Dürnstein in Niederösterreich stellte der Wiener Philosophieprofessor Peter Kampits klar, dass das Internet einen dramatischen Verlust von Wirklichkeit mit sich gebracht habe, einen regelrechten Kulturverfall. Und womit alles begonnen habe, wusste Kampits auch: mit der E-Mail.

Manchem mag das als kulturpessimistischer Torf erscheinen. Aber Kampitsens E-Mail-Empörung ist nur halbfalsch: Das Prinzip E-Mail ist kaputt. E-Mail ist eine Brückentechnologie aus einer Zeit, als die digitale Welt noch die dingliche Welt kopierte. Die Metapher von der E-Mail als elektronischem Brief nährt die Illusion, man müsse alle E-Mails beachten oder gar lesen und erzeugt so ein ständiges, schlechtes Gewissen, weil noch 148.714 E-Mails gecheckt werden müssen. E-Mail unterscheidet nicht zwischen irrelevanten Antworten wie "hihi, Zwinkersmiley" und wichtigen Aufforderungen für eine Überweisung an die nigerianische Zentralbank. Spätestens bei einem täglichen Mail-Eingang in dreistelliger Zahl versagt die Irrtechnologie E-Mail und ist damit für ihren ursprünglichen Zweck so geeignet wie ein Feuerwehrschlauch zum Durstlöschen. Solange sich eine sinnvolle E-Mail-Nachfolge nicht durchgesetzt hat, muss daher Mail-Reduktion das oberste Ziel jedes Nutzers sein.

Weil ich selbst unter chronischem Mail-Versagen leide, eine vermutlich erblich bedingte Störung (schon meine Großmutter kam mit E-Mails kaum zurecht), entwickelte ich aus Notwehr das "Hermetische Schreiben": E-Mails so zu verfassen, dass die Chance auf eine Rückmail minimiert wird. Denn gerade Mail-Dialoge sind besonders zeit- und energieaufwendig. Es folgen Erkenntnisse aus zwei Jahren aktiver Mail-Verhinderung.

1. Allgemeiner Stil

Wer es vermittels Hermetischen Schreibens darauf anlegt, möglichst keine Antworten zu provozieren, sollte so langweilig und unspektakulär wie möglich schreiben, wofür die meisten Leute keine gesonderte Anleitung brauchen dürften. Worte mit weniger als 100.000 Google-Treffern erhöhen die Lesespannung und sind kontraproduktiv. Blumige Sprache, Analogien und Metaphern sind verboten, wenn sie nicht mindestens so ausgelutscht sind wie "Das Internet darf kein rechtsfreier Raum sein". Sehr gut dagegen sind ermüdende Redewendungen. Sporadisch eingestreute Flüchtigkeitsfehler deuten auf einen lustlosen oder hektischen Absender hin und reduzieren so die Mail-Freude beim Empfänger, was sich in der Regel günstig auswirkt.

2. Verständlichkeit

Je einfacher und verständlicher eine E-Mail, um so weniger Nachfragen und damit sinnlose Rückmails. Nebensatzgewitter und auf Beeindruckung gebürstete Fremdwörter unbedingt vermeiden. Als gut funktionierend hat sich eine Unterform der Notlüge herausgestellt, die Verständlichkeitslüge: komplexe Zusammenhänge sollten schlichtgelogen werden. Besonders im IT-Bereich hilft jedoch auch die Flucht nach vorn, die Verkomplizierung. Denn wer überhaupt gar nichts mehr vom Inhalt versteht, schweigt meist aus Scham (außer Beratern).

3. Kürze

Je länger die E-Mail, desto Antwort. Diese Regel kehrt sich allerdings bei mehr als 3000 Zeichen um; derart lange E-Mails werden von den Empfängern per Flagge oder Sternchen zur späteren Bearbeitung markiert. Es handelt sich dabei um das schlechtestfunktionierende Markierungssystem der Neuzeit, denn "später" heißt im Mail-Kontext meist: nie.

4. Dosierte Höflichkeit

Höflichkeit ist zweifellos die schönste Tugend des Alltags - aber in der Mailbox herrscht Krieg, da heiligt der Zweck die Mittel. Am besten wirkt sehr knapp dosierte Höflichkeit in der E-Mail, und zwar in Form abgegriffener Floskeln, die niemand so meint und keiner mehr eErnst nimmt. Der deutsche Durchschnittsmailende muss hier also nichts ändern.

5. Gestaltung

In englischsprachigen Medien hat sich längst die Erkenntnis durchgesetzt, dass Texte auf dem Bildschirm anders gelesen werden. Die "New York Times" etwa fügt alle zwei bis drei Sätze einen Absatz in ihre Artikel ein. Mails mit Absätzen werden seltener überflogen und eher zu Ende gelesen - dadurch werden sie verständlicher. Zudem minimiert sich die Gefahr, dass jemand in einer Rückmail fragt, was man in der Eingangs-Mail in den Zeilen 17 bis 21 schon geschrieben hat.

6. Betreff

Ein unknackiger, gewundener, langatmiger Betreff wirkt Wunder. Und mit jedem zusätzlichen Re: oder AW: verringert sich die Chance, dass überhaupt noch jemanden interessiert, was in der E-Mail steht oder was man antworten könnte.

7. Priorität

Die Einstellung "Mail-Priorität" hat keinerlei Auswirkungen, und zwar auf gar nichts.

8. Zitation

Eine E-Mail wirkt umso hermetischer, je besser sie für sich allein stehen kann. Deshalb lohnt es sich bei jeder Antwort, die Kernpunkte des Gegenübers zu wiederholen und direkt darauf zu reagieren. Allerdings nur die Kernpunkte - zitiert man zuviel, wirkt es, als sei man ernsthaft am Dialog interessiert und unversehens hat man eine elektronische Brieffreundschaft am Hals oder anderen Körperteilen.

9. Empfänger-Hygiene

Jede E-Mail ist an so wenige Adressaten zu schicken wie möglich. "Reply All" nur im Notfall verwenden, denn mit jedem zusätzlichen Mail-Empfänger steigt die Wahrscheinlichkeit einer Antwortmail. Wenn es sich aus politischen oder sozialen Gründen nicht vermeiden lässt, andere einzubeziehen, sollte man möglichst viele Empfänger in cc setzen. Mails in cc reduzieren die gefühlte Antwortverpflichtung dramatisch. Pro-Tipp: Bei den meisten Mail-Programmen kann man alle Empfänger in cc setzen.

10. Ansprache

Jede direkte Ansprache erhöht die Antwortchance, weil sie beim Empfänger das Gefühl der Involvierung verursacht. Statt "Sie finden die Präsentation im Anhang" oder dem fatalen "Beachten Sie den Anhang!" empfehlen sich einlullende, verlaberte Formulierungen wie "Wie besprochen ist das PDF mit der gewünschten Präsentation an die E-Mail angehängt". Auf diese Weise wird man die meisten Adressaten auch davon abhalten, den Anhang zu öffnen, was ebenfalls Mail-mindernd wirkt.

11. Formalitätswirkung

Je formeller eine E-Mail, desto seltener wird sie beantwortet. Inoffizielle Mails nähern sich oft einem Plauderton, der von genau den falschen Leuten als Aufforderung zur Antwort interpretiert wird. Die gefühlte Formalität einer E-Mail macht sich an folgenden Punkten fest: Existenz eines Mail-Footers, umständlicher, genitivreicher Betreff, formelle Anrede, standardisierte Grußformel am Ende. Trumpf ist ein imposanter, in fünf Sprachen übersetzter Disclaimer am Ende jeder E-Mail mit juristisch wirkenden, bedrohlichen Formulierungen. Das erweckt bei den meisten Empfängern unterbewusst den Eindruck, eine unbedachte Antwort führe direkt zur Verhaftung.

12. Mobilitätswirkung

Im Zeitalter des Smartphones nimmt man Rücksicht auf die armen Leute, die von unterwegs mailen müssen. Das lässt sich auch am Schreibtisch ausnutzen; die Anmutung einer mobil verfassten E-Mail erreicht man durch wirre Fehler, konsequente Kleinschreibung und die angehängte Grußformel "freundliche grüsse vno unterwegs". Nur sehr unangenehme Menschen werden einen langatmigen Mail-Ddialog beginnen mit einer Person, die offenbar gezwungen ist, einhändig mit schwachem Akku im hastigen Gehen Mails zu schreiben.

13. Fragezeichenverbot

Jedes Fragezeichen verstärkt das Gefühl beim Empfänger, eine Antwort werde erwartet, deshalb gilt ein konsequentes Fragezeichenverbot. Auch rhetorische Fragen sollten vermieden werden, weil die Unterscheidungsfähigkeit zwischen echten und rhetorischen Fragen leider nicht so verbreitet ist, wie man 2500 Jahre nach Erfindung der Rhetorik annehmen sollte. Auch einzelne Ausrufezeichen sollten vermieden werden, sie haben stets auffordernde Wirkung. Wer damit zurechtkommt, für dämlich gehalten zu werden, kann jedoch längere Ketten von Ausrufezeichen verwenden. Das reduziert die Antwortwahrscheinlichkeit nachhaltig, und zwar für immer.

14. Smalltalkverbot

Für die Zahl der Mails ist das schlimmstmögliche Szenario, aus dem Beruf heraus in einen privaten Mail-Dialog zu geraten. Wie man bereits vermutet, entspricht Smalltalk praktisch einer Rückmail-Garantie, wenn man nicht gerade mit Darth Vader korrespondiert. Deshalb verbieten sich Nebenbemerkungen zu Familie, Freunden, Kultur und Wetter. Die Erwähnung gemeinsamer Bekannter sollte weiträumig umfahren werden, ebenso politische Bemerkungen oder Anspielungen. Ein leicht mürrischer Unterton verfehlt die kommunikationsmindernde Wirkung in Mails ebenso wenig wie auf Cocktailpartys.

15. Strengstes Scherzverbot

Irritierenderweise werden Mail-Scherze ihrer Häufigkeit nach zu urteilen von kaum nachvollziehbar vielen Leuten witzig gefunden. Der Mail-Scherz aber lädt zum Kommentar ein, und zwar egal, ob er für gut oder schlecht befunden wird. Im schlimmsten Fall wird er mit einem Gegenscherz beantwortet, woraus sich bei größeren Mail-Verteilern eine stundenlange, nicht mehr aufhaltbare Mail-Lawine ergeben kann. Deshalb herrscht beim hermetischen Schreiben strengstes Scherzverbot.

16. Smileyverbot

Smileys sprechen den inneren Rheinländer, der in fast jedem Menschen lauert, so präzise an wie obergäriges Bier und führen zu Exzessen der kommunikativen Geselligkeit. Auch traurige Smileys sind verboten. Generell ist beim Hermetischen Schreiben auf zombiehafte Weise von Gefühlen aller Art Abstand zu nehmen.

17. Schlussformeltaktik

Die Schlussformel in Mails ist entscheidend - hier wird der im Fließtext aufgebaute Eindruck bestätigt oder aufgehoben. Die Schlussformel sollte so uninspirierend wie möglich daherkommen: "mit freundlichen Grüßen". Abstand zu nehmen ist von personalisierten oder angepassten Schlussformeln: "Grüße aus dem für Februar ungewöhnlich sonnigen Berlin" wirkt wie der Beginn einer wunderbaren Mail-Freundschaft und ermutigt zur Antwort. Die naheliegende Schlussformel "Bitte antworten Sie nicht auf diese Mail" funktioniert leider genau andersherum, nämlich gar nicht. Vielmehr sind anstrengende Nachfragen garantiert.

Wie oben angedeutet, handelt es sich um persönliche Erkenntnisse, die sich im Einzelfall unterscheiden können - aber dass von einer Minimierung des Gesamtmail-Aufkommens alle profitieren würden, steht außer Frage. Insofern ist jede Weiterentwicklung des Hermetischen Schreibens willkommen, jedes Experiment bringt die Menschheit voran in Richtung Maillosigkeit. Und auf dieses Ziel muss hingearbeitet werden. Schon damit Professor Kampits nicht am Ende doch noch Recht behält.

tl;dr

Das Prinzip E-Mail ist dysfunktional, am nervigsten sind Mail-Kaskaden. Hermetisches Schreiben reduziert die Antwortwahrscheinlichkeit.

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insgesamt 45 Beiträge
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1. Der Mann wird wohl nach Zeilen bezahlt
general.brathahn 28.02.2012
Zitat von sysopPling, schon wieder eine E-Mail. Jetzt sind es schon 148.714. Wie soll man das bloß bewältigen? Durch Tricks lässt sich das durchschnittliche Mail-Aufkommen drastisch reduzieren. Ein Leitfaden für Kommunikationsüberladene. http://www.spiegel.de/netzwelt/web/0,1518,817979,00.html
Anders kann ich mir das nicht erklären. Was ein Gewäsch... Lobo, der selbsterklärte Papst des Web (so ein Forist auf TP). Gähn... Gibt es sonst noch etwas alten Mist aufzukochen?
2. so viele Worte für so wenig Inhalt ??
herr_kowalski 28.02.2012
Zitat von sysopPling, schon wieder eine E-Mail. Jetzt sind es schon 148.714. Wie soll man das bloß bewältigen? Durch Tricks lässt sich das durchschnittliche Mail-Aufkommen drastisch reduzieren. Ein Leitfaden für Kommunikationsüberladene. http://www.spiegel.de/netzwelt/web/0,1518,817979,00.html
3. .
volkmar10 28.02.2012
Selbst als Satire ist das Schwachfug.
4. 454564456456
kein Ideologe 28.02.2012
tl,dr
5. Ein kleiner Tipp von mir:
abominog 28.02.2012
Niemals mehr als 10 Tipps aufzählen.
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Sascha Lobo
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Was bedeutet tl;dr?
In Anerkennung der Ungeduld als Eigenschaft mit positiven Facetten soll fortan unter jeder Mensch-Maschine eine twitterfähige Zusammenfassung des Textes in 140 Zeichen stehen. Sie wird den Namen tl;dr tragen, eine Internetabkürzung für "too long; didn't read".

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