Digitale To-do-Listen Mit diesen elf Apps bekommen Sie Aufgaben organisiert

Wer To-do-Listen schreibt, will Dinge schnell und effizient abarbeiten. Inzwischen gibt es etliche Apps, die dabei helfen sollen. Doch welche Anwendungen sind wirklich nützlich?

Von "t3n"-Autor Florian Blaschke


Aufgabe eintragen, erledigen, abhaken: Auf den ersten Blick gibt es kaum etwas Simpleres als To-do-Listen. Was beim Einkaufszettel noch schnell und unkompliziert funktioniert, kann bei komplexeren Projekten unübersichtlich werden. Und an ein vernünftiges Aufgaben-Management im Team ist ohne technische Hilfe kaum noch zu denken.

Um im Alltag den Überblick zu behalten, bieten sich Dutzende Plattformen und Tools an, viele davon orientieren sich an David Allens Getting-Things-Done-Methode. Wir haben elf für Sie getestet.

Things

Things wird von der kleinen Software-Schmiede Cultured Code aus Stuttgart entwickelt und steht seit Mai 2016 in Version 2.8.4 zum Download bereit. Veröffentlicht wurde Things für das iPhone im Jahr 2008, ein Jahr später folgte die Variante für Mac OS und 2010 die iPad-App. Die App wurde 2009 mit dem Apple Design Award auf der Apple Worldwide Developers Conference ausgezeichnet.

Mac OS X: 49,99 Euro; iPhone 9,99 Euro: iPad 19,99 Euro; Apple Watch: kompatibel

Pro: Things ist nicht nur optisch, sondern auch technisch eines der besten Aufgabenverwaltungsprogramme auf dem Markt. Das konsistente, wenn auch schlichte Design macht Spaß, die Funktionen selbst sind intuitiv und funktionieren zuverlässig. Durch die Cloud-Lösung bleiben alle Geräte auf demselben Stand, die Synchronisation erfolgt automatisch. Eine Koppelung mit iCal ist möglich.

Contra: Things gehört nicht gerade zu den preiswerten Aufgabenverwaltern. Wer das Tool auf allen drei verfügbaren Geräten nutzen möchte, wird mit knapp 80 Euro zur Kasse gebeten. Weiterer Nachteil: Things wird ausschließlich für Apple-Plattformen entwickelt. Zudem gibt es zwar die Möglichkeit, Aufgaben für andere Personen anzulegen, eine wirkliche Teamwork-Funktion fehlt Things jedoch.


OmniFocus

OmniFocus ist der Klassiker unter den Apps fürs Aufgaben-Erledigen. Entwickelt von der Firma The Omni Group aus Seattle, zählt das Programm zu den beliebtesten Apps dieser Kategorie.

Mac OS X: 39,99 Euro; iOS: 39,99 Euro; Apple Watch: kompatibel

Pro: OmniFocus ist zweifellos einer der Task-Manager mit den ausgereiftesten Funktionen. Neben vielen Möglichkeiten zur Filterung und Sortierung bietet der Dienst auch die Möglichkeit, Aufgaben bestimmten Orten zuzuweisen und diese mit Adressen zu versehen. Zudem bietet OmniFocus eine Siri-Unterstützung, was meist zuverlässig funktioniert, und neben Abgleichmöglichkeiten via WLAN, externe Datenträger oder WebDAV-Server auch über einen Sync-Server.

Contra: OmniFocus ist plattformübergreifend betrachtet die teuerste Anwendung in unserem Vergleich. Zudem haben Nutzer immer wieder über technische Schwierigkeiten der Sync-Services berichtet, was durch die mittlerweile erschienene Version 2 allerdings offenbar beseitigt worden ist. Weiterer Nachteil: Auch OmniFocus hat bis jetzt keine Team-Funktion integriert - und auch die OmniFocus-Apps gibt es nur für Mac und iOS.


Wunderlist

Wunderlist ist eine der neueren Lösungen. Gestartet wurde der Dienst, der von der in Berlin ansässigen Firma 6 Wunderkinder entwickelt wird, im November 2010. Der Name verspricht viel, und zumindest der Erfolg gibt den Machern recht: Im Juni 2011 war Wunderlist die iPhone-App der Woche in 104 Ländern.

Mac OS X, Windows, iOS, Android, Windows Phone, Web, Kindle Fire, ChromeBook: kostenlos; Apple Watch: kompatibel

Pro: Ohne Frage der größte Vorteil, der die Konkurrenz schlicht und einfach aussticht: Wunderlist ist komplett umsonst - seit April 2013 ist allerdings auch eine kostenpflichtige Pro-Version auf dem Markt. Dazu haben sich die 6-Wunderkinder-Entwickler alle Mühe mit dem Design gegeben.

Als zusätzliches Feature verfügt Wunderlist über Browser-Erweiterungen für Firefox, Safari und Chrome sowie eine Version für den Kindle Fire. Benachrichtigt wird der Nutzer wahlweise per E-Mail, Push oder durch das Activity Center der App, und auch die Sync-Funktion ist ein klarer Pluspunkt.

Contra: Viele Nachteile hat Wunderlist eigentlich nicht, selbst in der kostenlosen Version lassen sich inzwischen Dateien anhängen oder aus Dropbox importieren - die Anzahl der To-dos pro Liste und die Anzahl der Unter-Aufgaben ist hier aber begrenzt. Und: Den Support für Blackberry haben 6 Wunderkinder Ende 2012 eingestellt.


Evernote

Evernote ist zwar eigentlich mehr als eine To-do-App, seitdem der Dienst aber auch Erinnerungen in seine Funktionspalette mit aufgenommen hat, sollte er in einer Übersicht wie dieser mit aufgeführt werden. Dabei muss betont werden, dass sich die Bewertung ausschließlich auf dieses Feature von Evernote bezieht. Zwar ließen sich Aufgaben mit Evernote auch schon vorher anlegen, aber erst durch die Erinnerungsfunktion ist Evernote konkurrenzfähig zu anderen Apps in dieser Übersicht geworden.

Mac OS X, Windows, iOS, Windows Phone, Blackberry, Web: kostenlos; Apple Watch: kompatibel

Pro: Die Erinnerungsfunktion, die aus Evernote so etwas wie eine To-do-Liste macht, ist auch in der kostenlosen Basis-Version verfügbar. Ein Vorteil, der für andere Nutzer aber auch ein Nachteil sein könnte: Wer seine To-dos mit Evernote verwaltet, hat quasi all seine Aufgaben und Notizen in einer App. Das muss aber nicht jedem gefallen.

Contra: Die Erinnerungsfunktion von Evernote ist zwar praktisch, aber nicht wirklich intuitiv. Klickt man in einer Notiz auf den kleinen Wecker für eine Erinnerung, so wird diese direkt angelegt, Datum und Uhrzeit müssen anschließend in einem zweiten Schritt hinzugefügt werden. Dabei stehen dem Nutzer "Morgen", "In einer Woche" und ein Kalender zur Auswahl. Wählt man "Morgen" oder "In einer Woche" aus, wird als Erinnerungszeit automatisch 8:00 gesetzt.

Erinnerungen in der iPhone- und der iPad-App lassen sich deutlich intuitiver anlegen, zudem ist hier die Lösung auch grafisch gelungen. Mit zwei Slidern können Nutzer Datum und Uhrzeit zu einer angelegten Erinnerung wählen, auch die Synchronisierung zwischen App und Web-Service klappt ohne Probleme.


doit.im

Nach eigener Aussage hat doit.im inzwischen sechs Millionen Nutzer, womit der Dienst zu den Großen seines Segments gehört. Ein weiteres bemerkenswertes Detail: doit.im kommt aus China und wird von einer Software-Firma namens Snoworange Inc. angeboten. Grundsätzlich ist doit.im kostenlos und die ersten 30 Tage der Pro-Version gibt es als kostenlose Probephase. Danach bittet doit.im Nutzer, die mehr als die Basis-Funktionen wollen, zur Kasse.

Mac OS X, Windows, iPhone, Android, Web: kostenlos. Die doit.im-Apps selbst sind kostenlos, wer öfter als ein Mal am Tag synchronisieren will, braucht jedoch einen Pro-Account, der zwei Dollar pro Monat oder 20 Dollar pro Jahr kostet.

Pro: Mit fünf Plattformen gehört doit.im zu den flexibleren Anbietern, zudem orientiert sich der Service recht eng an der Getting-Things-Done-Methode. Mit seinem aufgeräumten Design erinnert doit.im ein wenig an Things, die Bedienung ist intuitiv, technisch ist der Service ausgereift und funktioniert ohne größere Probleme.

Contra: Die Funktionen bei doit.im sind plattformübergreifend nicht immer konsistent aufgebaut, woran man sich gewöhnen muss. Darüber hinaus lässt doit.im in der Basis-Version nur einen Datenabgleich pro Tag zu, was den meisten Nutzern zu wenig sein dürfte. Ergo: Für einen Großteil dürfte die Pro-Version interessant sein, die mit zwei Dollar pro Monat oder 20 Dollar pro Jahr zu Buche schlägt. Das ist nicht viel, im Vergleich etwa zu Wunderlist aber gerät doit.im damit ins Hintertreffen. Zudem dürfte es nicht jedem gefallen, seine Daten einem Dienst zu überlassen, der in China ansässig ist.


Trello

Auf den ersten Blick ist Trello eigentlich gar keine To-do-Software, es gibt in dem Programm nur Listen und Karten. Auf den zweiten Blick aber geht Trello mit diesen beiden Funktionen schon deutlich über das hinaus, was andere Werkzeuge können. Entwickelt wird Trello von Fog Creek aus New York, online gegangen ist das Projekt im September 2011.

Android, iOS, Kindle Fire, Web: kostenlos; Apple Watch: kompatibel

Pro: Die Basis-Version von Trello ist kostenlos und soll das - nach Angaben der Entwickler - auch bleiben. Das ist bemerkenswert, da die Basis-Version schon ein ziemlich ausgeklügeltes System bietet. Die Listen und Karten nämlich lassen sich für beinah die komplette Projektplanung nutzen - und das auch im Team. Jeder Liste lassen sich so viele Karten hinzufügen, wie man will, wobei Karten eigentlich alles sein können: Tasks, Termine, Abteilungen oder was einem sonst so einfällt. Jede dieser Karten kann dann mit Anhängen, Deadlines, Texten oder Tags versehen oder mit einer Checkliste, Kommentaren oder Bewertungen ergänzt werden.

Eine besonders gelungene Funktion: Karten können per Drag & Drop verschoben werden. Für weitere Team-Funktionen bietet Trello noch die "Business Class", die 8,33 Dollar pro Nutzer kostet.

Die Business-Class-Version bietet unter anderem Einbindungen in Evernote, Github, Google Hangouts, Mailchimp, Salesforce, Slack, Google Drive, Dropbox und mehr, Dateianhänge bis zu einer Größe von 250 Megabyte oder Sammlungen zum Gruppieren und Organisieren der Boards eines Teams.

Contra: Der größte Vorteil von Trello ist gleichzeitig auch der größte Nachteil: die Flexibiltät der Karten. Während sie es auf der einen Seite ermöglichen, beinahe alles mit dem Tool zu visualisieren, sorgen sie auch dafür, dass die Gefahr von Chaos ziemlich groß ist. Bei Teams von mehr als fünf Mitgliedern dürfte der Überblick schnell verloren gehen. Dazu kommt, dass die Anhänge, die man bei Trello hochladen kann, nicht direkt im System bearbeitet werden können und dass sich Karten oder Listen nicht für Externe freigeben lassen. Ein Hosting auf dem eigenen Server ist nicht möglich, Unternehmen müssen dem Anbieter also erstens ihre Daten anvertrauen und zweitens darauf hoffen, dass der Dienst nicht irgendwann eingestellt wird.


Producteev

Bekannt ist das Unternehmen Jive eigentlich für seine gleichnamige Kollaborations-Suite. Seit 2011 aber bietet das Unternehmen aus Palo Alto mit Producteev auch eine To-do-Software für verschiedene Plattformen und Systeme an.

Web, Mac OS, iOS, Android: kostenlos

Pro: Auch bei Producteev ist der Preis Argument Nummer eins: Das Tool ist in der Basis-Version kostenlos und soll das - nach Angaben der Entwickler von Jive Software - auch bleiben. Neben den vielen Features bietet Producteev gerade für Teams, die oft mit Google-Diensten arbeiten, etliche Anbindungsmöglichkeiten, etwa für Google Mail, Google Chrome oder eine Synchronisierung von Terminen oder terminierten Aufgaben mit Googles Kalender.

Anhänge zu einzelnen Aufgaben hochladen funktioniert ebenso einfach und zuverlässig wie das Zuweisen an Kollegen oder das Einstellen einer Deadline. Die Pro-Version, die mit 99 Dollar pro Monat zu Buche schlägt, bietet unter anderem eine Outlook-Integration für Windows, personalisierten Support oder ein individualisierbares Layout.

Contra: Ein spürbarer Nachteil ist die Tatsache, dass die Producteev-Server nicht zu den schnellsten zu gehören scheinen. Das Anlegen von Tasks oder Labels funktioniert zwar problemlos, aber mit einiger Verzögerung. Ein weiterer Nachteil: Für Aufgaben lassen sich zwar so genannte "Label" anlegen, damit getaggte Aufgaben aber findet Producteev nicht über die Suche.


Nirvana

Schon 2009 hat das Programm Nirvana die geschlossene Beta-Phase verlassen, seitdem hat sich das Projekt stetig weiterentwickelt. Wirklich offen ist Nirvana allerdings erst seit Frühjahr 2012. Dahinter steckt das Team von PeopleLikeUs aus dem kanadischen Montreal.

Web, iOS, Android: kostenlos

Pro: Nirvana ist kostenlos, allerdings gilt das nur für die Basis-Version. Eine Pro-Version bieten PeopleLikeUs für fünf Dollar im Monat oder 39 Dollar pro Jahr an. Die Basis-Version ist beschränkt auf fünf Projekte, mit der Pro-Version bekommen Nutzer darüber hinaus eine E-Mail-to-Inbox-Funktion, eine Mobilversion und eine SSL-Verschlüsselung.

Erstaunlich an Nirvana ist die Geschwindigkeit, mit der das System arbeitet. Das Tool fühlt sich auch als Web-Version an wie eine lokal installierte Software. Dazu kommt, dass auch mit der Web-Version offline gearbeitet werden kann, HTML5 sei Dank. Da hat jemand mitgedacht.

Contra: Nirvana ist nur als Browserversion und für Android oder iOS erhältlich, Apps für Windows und Mac sollen erst noch folgen, was ein Nachteil gegenüber der Konkurrenz ist. Wirklich mehr zu meckern haben wir nach dem ersten Test allerdings nicht. Außer vielleicht, dass der Basis-Nutzer bei jedem Log-in gefragt wird, ob er nicht auf die Pro-Version upgraden möchte.


Firetask

Das Projekt Firetask wurde von den Österreichern Gerald Aquila und Wolfgang Bartelme entwickelt. Das Tool orientiert sich an der Getting-Things-Done-Methode von David Allen, Version 1.1 für MacOS wurde im Februar 2009 veröffentlicht, aktuell ist Version 3.8. Daneben gibt es zwei Apps für iOS.

Mac OS: 39,99 Euro; iPhone: 5,99 Euro; iPad: 7,99 Euro

Pro: Aufgaben können bei Firetask mit Tags und einem Status versehen werden (Eingang, Irgendwann, Verfolgbar, In Arbeit und so weiter), dazu können sie eine Priorität sowie ein Fälligkeitsdatum bekommen und bei Bedarf in verschiedenen Intervallen wiederholt werden. Verschiedene Kategorien ermöglichen eine weitere Unterteilung.

Neben einer Cloud-Synchronisierung bietet Firetask auch eine Synchronisierung über Mac/Bonjour, und neben den To-do-Listen gibt es zudem noch ein Scratchboard, das im Deutschen etwas holprig "Kritzelbrett" heißt und auf dem ganz simpel Checklisten angelegt werden können. Alles in allem macht das Tool den Eindruck, ausgeklügelt und vor allem durchdacht designt worden zu sein.

Contra: Im Vergleich zu vielen kostenlosen oder günstigen Apps sind knapp 55 Euro für das Paket aus MacOS-, iPhone- und iPad-App nicht gerade wenig. Für Unternehmen, die eine gute To-do-Lösung suchen, sollte der Preis aber kein Hindernis darstellen. Hier ist das größere Problem, dass es weder eine Web-Version, noch Versionen für Windows gibt - von Linux ganz abgesehen. Und: Firetask ist komplex und bietet unglaublich viele Möglichkeiten, das Getting-Things-Done-Prinzip bis zum letzten Punkt umzusetzen. Manchem dürfte das schon wieder zu viel sein.


Asana

Die Projektmanagement-Software Asana von Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz und Justin Rosenstein gilt in der Start-up-Szene als Geheimtipp. Ursprünglich sollte Asana die interne Organisation von Facebook verbessern, mittlerweile ist der Webdienst auch bei Start-ups wie Dropbox oder Pinterest im Einsatz.

Die webbasierte Software wurde stark von David Allen und seiner Getting-Things-Done-Methodik inspiriert und will nicht den Flurfunk ins Netz übertragen, sondern die tatsächlichen Aufgaben.

Web, iPhone, iPad: kostenlos

Pro: Asana überzeugt vor allem durch das aufgeräumte Interface, die gute Benutzbarkeit und kurze Einarbeitungszeiten. Hier war laut Rosenstein viel Detailarbeit nötig. Das Interface ist stets dreigeteilt: Auf der linken Seite sind alle aktuellen Projekte gelistet, in der mittleren Spalte stehen die damit zusammenhängenden Aufgaben und in der rechten Spalte alle Detailinformationen wie Notizen oder Kommentare.

Einzelne Aufgaben sind stets mit Personen verknüpft - mit denen, die daran arbeiten und anderen, die darüber informiert werden. Wichtige Abgabetermine werden per Deadline festgelegt, die Kommunikation läuft per Kommentarfunktion.

Contra: Asana ist nur für Teams mit höchstens 15 Mitgliedern kostenlos, danach schlägt der Service mit mindestens 8,33 Dollar pro Nutzer und Monat zu Buche. Dazu gibt es das Tool bislang nur als Web-App und für Android und iOS, weitere Apps fehlen.


todoist

Das in San Francisco ansässige Team von doist hat 2012 seine To-do-App todoist veröffentlicht. Seitdem haben sich vier Millionen Nutzer von dem Tool überzeugen lassen, was wir nach einem ersten Test durchaus nachvollziehen können. In mehr als 20 Sprachen bietet doist seine Apps an, die auf so vielen Plattformen laufen wie keine andere der von uns getesteten Apps.

Neben der kostenlose Basis-Version bietet auch todoist eine Premium-Version sowie eine Lösung für Teams an. Für die Team-Version verspricht todoist stündliche Back-ups, Bank-Standard-SSL-Verschlüsselung, gesicherte Datenzentren und 99,99 Prozent Systemverfügbarkeit. Die Premium-Version bietet darüber hinaus Datenanhänge, E-Mail- und SMS-Erinnerungen, Standort-Erinnerungen oder unbegrenzte Synchronisation. Die Preise beginnen dabei ab 28,99 Euro pro Nutzer und Jahr.

Mac OS, Windows, iOS, Android, Web: kostenlos; Apple Watch, Android Wear: kompatibel

Pro: Der größte Vorteil von todoist: Es ist in der Basisversion kostenlos und läuft auf insgesamt mehr als 15 Plattformen - Chrome- oder Firefox-Plug-ins eingerechnet. Und: Es bietet neben der Apple-Watch-Kompatibilität auch eine Integration für Android Wear. Darüber hinaus ist todoist in den Funktionen ausgereift und komplex genug, dabei aber im Design zurückhaltend und ansprechend.

Contra: Zumindest vom ersten Eindruck her gibt es bei diesem Tool nicht wirklich etwas zu meckern.


Fazit: Auch bei To-do-Tools gibt es keine Alleskönner

Die eierlegende Wollmilchsau findet man auch bei To-do-Software nicht. Von der Aufgabenverwaltung für Einzelpersonen bis zur Business-Lösung ist alles dabei. Ebenso gibt es keinen Anbieter, der eine wirklich plattformübergreifende Lösung anbietet.

Nicht verwunderlich ist vor diesem Hintergrund die große Beliebtheit von Wunderlist, das immerhin für sieben Plattformen erhältlich ist - und das auch noch kostenlos - oder die steigende Beliebtheit von todoist, das auf mehr als 15 Plattformen läuft. Dafür gehört Wunderlist technisch jedoch nicht gerade zu den ausgereiftesten Lösungen, was Privatanwender jedoch kaum stören dürfte.



insgesamt 23 Beiträge
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Seite 1
Anay2 15.05.2016
1. Kanonen & Spatzen
Man muss nicht immer mit Kanonen auf Spatzen schießen. "Apple Reminders", Teil von OS X & iOS, ist für die meisten völlig ausreichend, wenn man nicht Cross-Platform und Riesenfunktionalität benötigt. Einziger Nachteil: Es gibt kein vernünftiges CLI dafür; "rem" ist noch sehr rudimentär und buggy… aber immerhin AppleScript-Einbindung. Wenn ich von den anderen wählen müsste, wäre es wohl "Wunderlist", v.a. wegen des hier top funktionierenden CLI "wunderline". "Todoist" habe ich allerdings noch nicht ausprobiert.
lazyfox 15.05.2016
2. Machen - statt organisieren
Den Einkaufszettel als Projekt zu managen ist Spielkram. Das Organisieren und das Aktualisieren der Software kostet mehr Zeit als man spart. Die Beste Methode ist: Machen statt notieren.
dercheffe 15.05.2016
3. Für alle mit einem Synology NAS: Note Station
Ich benutze für meine Organisation (Web development und für's Private) die App Note Station für mein Synology NAS. Kostenlos und vom Umfang her wie die Pro Variante von wunderlist oder Evernote. Steuern lässt sich die App über jeden Browser, über Apps für Android oder iOS. Eine Desktop App für Windows und Linux lässt sich als Chrome/Chromium App realisieren.
ein_spiegel_leser 15.05.2016
4. 2do felt in der Liste..
...alle aufgeführten Programme habe ich getestet und nutze 2do, weil es am flexibelsten ist (leider auch nicht günstig). Things ist ähnlich gut, besitzt aber noch eine Optik, die völlig veraltete ist. Omnifocus besitzt keine "tag" Funktion, ein no-go bei einer to-do App. Reine online tools wie Asana sind für mich auch ein no-go. Ansonsten stimme ich zu, dass todo.ist ein klasse tool ist. To-do Apps sind wie Essen und Trinken, es ist Geschmacksache und jeder muß für sich entscheiden, was er mag und braucht.
fuxxxx 15.05.2016
5. Alt
Etwas gewagt, einen Artikel, der Ende 2015 bei t3n erschienen ist, ohne Aktualisierung zu übernehmen - Omnifocus z. B. sieht inzwischen anders aus.
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