Buchhaltung überfordert Deutsche Bahn zahlt Rechnungen zu spät - Millionenschaden

Bei der Deutschen Bahn haben nicht nur Züge Verspätung. Bei dem Staatskonzern stauten sich nach SPIEGEL-Informationen monatelang Zehntausende Rechnungen. Der Schaden geht in die Millionen.

ICE der Deutschen Bahn (Archivbild)
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ICE der Deutschen Bahn (Archivbild)

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Die Geschichte, wie die Deutsche Bahn mehr als 20 Millionen Euro verlor, beginnt mit einem Kuchen und endet mit einem Obstkorb. Der Kuchen steht für das, was im Jahr 2015 einmal der Plan war: ein erfolgreicher Umbau des Deutsche-Bahn-Konzerns. Der Obstkorb steht für das, was im Jahr 2017 daraus geworden ist: ein Fiasko. Wie verfahren die Lage ist, zeigt ein interner Bericht. Das Wort "Krisenbewältigung" steht da direkt in der Überschrift.

Was ist passiert? Um das zu verstehen, muss man hinter die Fassade des größten deutschen Staatsunternehmens schauen. Das tritt nach außen zwar als "Deutsche Bahn" auf - und auch Fahrgäste sprechen oft von "der Bahn". Doch dahinter verbirgt sich ein komplexes Firmengeflecht. Die Deutsche Bahn AG ist laut Geschäftsbericht 2016 weltweit an mehr als 750 Unternehmen in 75 Ländern beteiligt; allein in Deutschland gehören dem Konzern rund 200 Gesellschaften ganz oder zumindest teilweise.

Die Kunden merken davon wenig - und haben doch bei jeder Fahrt mit zahlreichen Ablegern zu tun: Den Fahrschein verkauft die DB Vertrieb GmbH, wer die Kundenhotline anruft, hat die DB Dialog GmbH am Draht, den Bahnhof betreibt die DB Station&Services AG, den ICE die DB Fernverkehr AG, das Gleis gehört der DB Netz AG und der Strom kommt von der DB Energie GmbH.

Zentralisierung schiefgegangen

Um das alles besser zusammenzuführen, beschloss der Bahn-Vorstand 2013, die Buchhaltung für den Weltkonzern an drei Standorten zu bündeln. Die Rechnungen für rund 100 deutsche Gesellschaften sollten zentral in Berlin bearbeitet werden, in einem sogenannten Shared Service Center (SSC). Den Rest der Welt sollten Billiglohn-Außenposten in Rumänien und auf den Philippinen betreuen. Zur Einweihung des SSC in Berlin im Jahr 2015 kamen der damalige Bahn-Chef Rüdiger Grube und Berlins Regierender Bürgermeister Michael Müller (SPD) persönlich, um den Kuchen anzuschneiden - samt DB-Dekor, wie das manager magazin damals berichtete.

Doch die Zentralisierung in Berlin ist offenbar gründlich schiefgegangen. Zwischenzeitlich stauten sich in der Buchhaltung zirka 90.000 Belege, wie aus einem internen Bericht aus dem Dezember 2017 hervorgeht. Die Bahn bestätigte auf Anfrage, es habe "bei der Einrichtung der Kreditorenbuchhaltung am Standort Berlin" Schwierigkeiten gegeben.

Die Unterlagen, die dem SPIEGEL vorliegen, zeigen: Von Januar bis Oktober 2017 entstand durch zu spät beglichene Rechnungen ein Verlust von 20,325 Millionen Euro. Im selben Zeitraum 2016 betrug dieser sogenannte Skontoverlust nur 7,049 Millionen Euro. Skonto ist ein Rabatt, den Firmen ihren Auftraggebern einräumen, wenn diese eine Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist bezahlen. Er liegt meist bei mehreren Prozent des Rechnungsbetrages. Ein Skontoverlust entsteht, wenn ein Auftraggeber es nicht schafft, innerhalb dieser Frist zu zahlen und dann den vollen Rechnungsbetrag überweisen muss.

Fahrkartenautomat (Archivbild)
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Fahrkartenautomat (Archivbild)

Nach SPIEGEL-Informationen war eines der Probleme fehlendes qualifiziertes Personal, etwa weil Mitarbeiter aus ehemaligen Buchhaltungs-Standorten nicht nach Berlin umziehen wollten. Und auch im Januar 2018 sind immer noch nicht alle Stellen besetzt. Über die eigene Stellenbörse sucht der Konzern noch immer nach mindestens einem Arbeitsgebietsleiter für die Buchhaltung in Berlin. Die Stellenanzeige ist seit Anfang November online. Weit oben im Anforderungsprofil: die Einhaltung von Skontofristen.

"Skontoverlust weiter zu hoch"

Aus der Konzernzentrale hieß es auf SPIEGEL-Anfrage, der "bedauerlicherweise eingetretene Beleg- bzw. Rechnungsstau" sei durch die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter und "die Verbesserung diverser Prozesse" behoben worden. Aktuell betrage der Rückstau weniger als ein Prozent der jährlichen Buchungsanzahl und sei "damit auf einem Normalmaß angekommen".

Im Dezember klang das in dem internen Bericht noch ganz anders. Laut den internen Unterlagen betrug der Rückstand zu diesem Zeitpunkt noch immer zirka 50.000 Belege. Der Abbau gehe "langsamer als erwartet", hieß es, die "Performance ist zu optimieren", der "Skontoverlust weiter zu hoch". Um den Jahresabschluss zu sichern, wolle das Management "Samstagsarbeit und Überstunden gemäß Betriebsvereinbarung" nutzen.

Viel Arbeit also für die Mitarbeiter des Berliner SSC, die sich laut den Papieren immerhin über ein paar Geschenke freuen können: ein "gemeinsames Firmenfest mit Herrn Dr. Lutz im Hofbräuhaus", eine "Einmalzahlung in Höhe von 600 Euro an alle SSC-Mitarbeiter" sowie - und damit wären wir wieder beim Essen - ein "wöchentlicher Obstkorb".



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kinzigriver 08.01.2018
1. Warum werden den nicht mal Konsequenzen gezogen?
10 Mrd € hat die Neubaustrecke Nürnberg - Berlin gekostet - die Züge fahren nicht oder fahren verspätet. Der Nahverkehr hat eine 10-Minuten-Verspätungs-Garantie eingeführt - kostet in manchen Verkehrsverbünden bis zu 500.000 € pro Halbjahr, Stuttgart21 wird teurer und teuret, neue ICE-Wagen wackeln und sind fahruntüchtig - und jetzt Millionenverluste bei nicht verbuchten Rechnungen - durch entgangene Skontobeträge - aber hat man einmal gehört, ein Verantwortlicher für dieses Chaos muss mal seinen Platz räumen - und das nicht mit Fortzahlung seiner Bezüge, sondern mal ohne weitere Zahlungen. Nein, es werden ständig neue Manager eingestellt und wichtige Positionen nach Parteibuch besetzt. Ein unfassbarer und unhaltbarer Zustand.
joejoejoe 08.01.2018
2. Die Bundesbahn kriegt nichts geregelt!
Ich bin sicher, dass die 'Vorstände der Bahn ihre Millionengehälter stets pünktlich auf dem Konto haben. Alles andere scheint sie ja weniger zu interessieren, oder sie sind komplett unfähig. Vielleicht liegt es aber auch daran, dass ehemalige Politiker jetzt diese sehr hohen Gehälter beziehen und aus lauter Freude darüber gar nicht wissen, was ihre Aufgabe bei der Bahn ist. Der Fisch stinkt vom Kopf her!
Sibylle1969 08.01.2018
3.
Es gibt zahlreiche Softwarelösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die die manuelle Erfassung, Prüfung und Zahlung von Rechnungen deutlich verringern. Papier wird gescannt, mittels einer OCR-Capture-Lösung ausgelesen, fachlich geprüft, und wenn alles richtig ist, automatisch die Zahlung ausgelöst. Nur fehlerbehaftete Rechnungen müssen von einem Mitarbeiter geprüft werden, zb Rechnung für OCR zu unleserlich, unbekannter Lieferant, Rechnung stimmt nicht mit Bestellung oder Lieferschein überein oder UST falsch ausgewiesen. Mich würde interessieren, welche Softwarelösung die Bahn für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung einsetzt. Dass gar keine solche Lösung im Einsatz ist, kann ich mir im Jahr 2018 nicht mehr vorstellen. Ich habe bis 2017 selbst bei einer Firma gearbeitet, die unter anderem eine solche Software verkauft. Bei großen Konzernen konnte man schon 2016 kaum noch landen, weil die alle schon Lösungen dafür hatte.
Frette 08.01.2018
4. Nicht nur die Deutsche Bahn ...
.. auch andere große Deutsche Unternehmen - wie zum Beispiel auch die Allianz Krankenversicherung- sind nicht ausreichend in der Lage organisatorische Änderungen zu Bewältigen. Darüber hinaus ist es jetzt Mode "Service-Dienstleistungen" in Billiglohnländer zu verlagern um so kräftig Verwaltungskosten einzusparen, was dann oft zu Lasten der Qualität geht. Da haben die üppig bezahlten Topmanager wohl nicht so richtig den Blick für Ihre Verantwortung.
oikosnomos 08.01.2018
5. Regress?
Skontoversäumnis ist ein klassischer Regressfall im öffentlichen Dienst. Jeder Berufsanfänger weiß, dass er für diese Versäumnis privat in die Haftung gehen muss.Wäre die Bahn nicht (formal) privatisiert, bekämen die Vorstände nun eine dicke Rechnung. Bei der Bahn AG gelten aber andere Gesetze: höhere Gehälter - weniger Verantwortung! Im Übrigen zahlt die Bahn nicht nur zu spät, sondern bucht auch Zahlungen ihrer Kunden falsch: Ich musste ein ganzes Jahr mit der Bahn verhandeln, um meine längst bezahlte Bahncard nicht ein zweites Mal bezahlen zu müssen. Statt einer Entschuldigung für die Schlamperei bekam ich ein Schreiben eines Inkasso-Büros. Schlamperei scheint das neue Image der Bahn zu sein!
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