Ordnung am Arbeitsplatz: Schreibtischforscher kämpfen gegen das Bürochaos

Von Sebastian Knauer

Tesa-Roller, Aktennotizen im Stapel, Post-it-Terror - trotz digitaler Arbeitsplätze kämpfen Büromenschen gegen das tägliche Chaos. Clean-Desk-Berater versprechen Hilfe gegen überquellende Ablagen. Aus gutem Grund: Ein sauberer Schreibtisch fördert die Effizienz und steigert die Karrierechancen.

Das hatte der Organisationsberater Jürgen Kurz aus dem schwäbischen Giengen auch noch nicht erlebt: Ein sammelwütiger Investment-Experte hatte den Fachmann in höchster Not zu sich gerufen. An seinem Arbeitsplatz türmten sich hüfthohe Stapel aus bis zu zehn Jahre alten Dokumenten, Prospekten, Zeitschriften und Zeitungen. Entsprechend winzig war die noch freie Fläche auf dem zugemüllten Schreibtisch: Sie reichte gerade noch für eine Kaffeetasse.

Chaos auf dem Schreibtisch: 70 Tage pro Jahr treiben Angestellte sinnlose Dinge
Corbis

Chaos auf dem Schreibtisch: 70 Tage pro Jahr treiben Angestellte sinnlose Dinge

"Wir bezeichnen das in der Büroorganisation als Volltischler", sagt Kurz, Geschäftsführer der Beratungsfirma tempus in Baden-Württemberg, der Seminare zur effizienten Büroarbeit veranstaltet. Auf seiner Kundenliste stehen Weltkonzerne wie die Daimler AG, die Lufthansa, aber auch Volksbanken oder ordnungssuchende Mittelständler wie Steuerberatungskanzleien.

Das Problem ist überall das gleiche. Überladene Schreibtische machen ihre Besitzer, aber auch die Firma unglücklich. Längst hat sich die Wissenschaft des Themas angenommen und erstaunliche Erkenntnisse gewonnen. Nach einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung zum "Schlanken Büro" werden gut zehn Prozent der Arbeitszeit durch "überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien" oder "ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen" verschwendet.

Insgesamt entfällt auf die von den Büroforschern ermittelte Verschwendung in schlecht organisierten Büros nahezu ein Drittel der Jahresarbeitszeit. Das seien immerhin jährlich 70 Tage, an denen die Angestellten "sinnlose Dinge treiben", konstatiert Kurz - ein Schreckensbefund für alle Personalchefs.

"Unser nach außen verlagertes Gehirn"

Hier setzen die modernen Aufräumexperten an, die mit Seminarangeboten unter dem Thema "Vom Volltischler zum Leertischler" bei Fachmessen wie "Personal 2009" auftreten. Nachdem die Produktionspotentiale in Werkhallen und an Fertigungsbändern, vor allem in der Automobilindustrie, seit den neunziger Jahren gnadenlos optimiert wurden, sind jetzt die Büros dran.

Der "Abschied vom Chaos", so der Münchner Fachautor und Theologe Werner Tiki Küstenmacher, dessen Ratgeber "Vereinfache Dein Leben" Millionenauflagen erzielte, beginne bei dem eigenen Schreibtisch. Über das Möbelstück, an dem viele Menschen mehr Zeit verbringen als mit dem eigenen Ehepartner, verfügen nach den Statistiken des Kölner Büro-Forums immerhin 18 Millionen Deutsche, inklusive Freiberufler. Hinzu kommen zwei Millionen private Arbeitstische. "Der Arbeitsplatz ist so etwas wie unser nach außen verlagertes Gehirn", sagt Vereinfachungsforscher Küstenmacher, "was Sie im Kopf haben müssen, bildet sich auf fast magische Weise auf ihrem Arbeitstisch ab".

Mehr noch: Laut einer repräsentativen Untersuchung der Büroartikelfirma Staples kann ein chaotischer Arbeitsplatz ein "Karrierekiller" sein. Immerhin vier Fünftel aller befragten Geschäftsführer größerer Unternehmen in Deutschland sehen einen direkten Zusammenhang zwischen "Ordnung und Produktivität". Und auch Fachmann Kurz weiß, dass "ordentliche Mitarbeiter bei Beförderungen bevorzugt" würden.

Am Abend kommt alles in den Rollcontainer

Bei der Einschätzung des eigenen Schreibtischverhaltens neigen die Büromenschen zur Beschönigung. Auf die Frage der Staples-Untersuchung "Wie schätzen sie Ihre eigenen Fähigkeiten in puncto Ordnung und Organisation ein?", antworten gut 45 Prozent "Ich bin stets perfekt organisiert". Und fast 65 Prozent halten sich gar für ein "Organisationstalent", während sich nur ein gutes Fünftel als "latenter Chaot" outet.

Ganz ehrlich sind nur ein Prozent der Befragten, die sich als "hoffnungsloser Fall" einschätzen. Die könnten es aber in der modernen Bürowelt schwer haben. Denn der individuelle Arbeitsplatz mit eigenem Gummibaum und Nachwuchsfoto am Bildschirm gehört zumindest nach Meinung effizienzorientierter Büroforscher der Vergangenheit an.

Mobile, ortsungebundene Büroarbeiter beziehen einen verkabelten Arbeitsplatz auf Zeit, der mit blanker Platte übergeben wird. Im eigens entwickelten Rollcontainer dieser sogenannten "nonterritorialen Arbeitsplätze" sollen alle individuellen Arbeitsmaterialien am Ende des Tages verschwinden. In eigenen "Laboratories" lässt beispielsweise der deutsche Kommunikationskonzern Telekom solche chaosresistenten Arbeitsplätze erforschen, bei denen auch der virtuelle "Desktop" immer aufgeräumt zu sein hat.

Der schwäbische Büroexperte Kurz, als Praktiker dem Menschlichen eher zugewandt, steht solchen fliegenden Schreibtischen allerdings skeptisch gegenüber: "Der gemeine Büroarbeiter braucht eine Heimat."

Er empfiehlt dagegen einen mehrstufigen Check zur schrittweisen Überwindung des alltäglichen Chaos:

  • Anfertigung eines Digitalfotos des jetzigen Arbeitsplatzes. Erkenntniswert: So sehen uns Besucher, Lieferanten, Kunden oder der Chef.
  • Anschaffung einer Altpapierbox, die durchaus größer sein darf als die Schreibtischfläche.
  • Auf dem Tisch immer nur den einen Vorgang ausbreiten, der gerade bearbeitet wird. Hefter, Locher, Tesa-Film und sonstige Büro-Hardware in der Schublade verstauen, am Monitor klebende Post-it-Zettel in einem eigenen Handverzeichnis ablegen.
  • Abfall auf Probe. In einem Karton alles einlagern, was lange nicht mehr benutzt worden ist, und mit einem Datum in mehreren Monaten versehen. Dann endgültig entsorgen.

Enttarnt ist nach Expertenmeinung dagegen die gängige Ausrede, dass "Kreativität nur im Chaos" wachse. Denn echte Schreibtischtäter ("Die Ordentlichen sind nur zu faul zum Suchen") zitieren gerne den Physiker Albert Einstein, demzufolge "das Genie das Chaos beherrscht".

Produktionsgewinne von "bis zu 20 Prozent" seien durch geordnete Schreibtische zu erreichen, beharrt Hermann Scherer, Autor diverser Management-Fachbücher (unter anderem "Wie man Bill Clinton nach Deutschland holt"). Und damit ist auch die Erkenntnis von bekennenden Chaoten wie dem verstorbenen SPIEGEL-Wissenschaftsredakteur Henry Glass* ("Ein Schreibtisch ist immer unaufgeräumter als beim letzten Mal") zweifelhaft, dass aus "konisch vermüllten" Schreibtischen Kreativität wachse.

Selbst Effizienzprofi Kurz gibt indes zu, dass "die Menschen von Natur aus Jäger und Sammler sind" und so mancher kreative Chaot für seine Papierstapel ein überraschend effizientes Such- und Findesystem entwickelt. In der Arbeitswelt von Großraumbüros und gemeinsam benutzen Arbeitsflächen für moderne Teamarbeit könne das allerdings zu Effizienzverlust, Revierstreitigkeiten oder Frust mit den Ordnungsliebenden führen. "Keiner hat Zeit zum Aufräumen", sagt Kurz, "aber jeder hat Zeit zum Suchen."


*Henry Glass; "Weltquell des gelebten Wahnsinns", Verlag Klein & Aber, Zürich, 2008, Euro 16.80.

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Forum - Diskussion über diesen Artikel
insgesamt 32 Beiträge
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    Seite 1    
1. Ich gestehe....
Roggefella 24.06.2009
Zitat von sysopTesa-Roller, Aktennotizen im Stapel, Post-it-Terror - trotz digitaler Arbeitsplätze kämpfen Büromenschen gegen das tägliche Chaos. Clean-Desk-Berater versprechen Hilfe gegen überquellende Ablagen. Aus gutem Grund: Ein sauberer Schreibtisch fördert die Effizienz und steigert die Karrierechancen. http://www.spiegel.de/wissenschaft/mensch/0,1518,631770,00.html
... auch ich bin eher ein Chaot als ein Aufräumer. Hat allerdings auch etwas mit dem "Wohlfühl-Faktor" zu tun, der in dem o. a. Bericht noch nicht einmal Erwähnung fand, aber für eine große Zahl an Schreibtisch-Usern eine nicht zu unterschätzende Rolle spielt. Und ob die angegebenen Zahlen so auch stimmen..., ich bezweifle es und behaupte, wer mit einem Griff aus seinem "Müllberg" das Gewünschte ziehen kann, braucht für diesen Handgriff entscheidend weniger Zeit als mit vorherigem, korrektem Ablegen und verstauen sowie mit dem späteren Öffen und Durchsuchen der Schränke, Schubladen, etc. nach dem geforderten Dokument. Hinzu kommt, viele Dinge auf einem "zugewachsenen" Schreibtisch werden immer und immer wieder benötigt, warum also erst wegräumen? Ich benötige Kaffeemaschine, Schneidebrett oder Salzstreuer auch jeden Tag..., sollte ich diese Dinge auch immer irgendwo verstauen? Und..., wie aus o. a. Bericht hervorgeht..., wenn mein Gehirn nach außen wächst..., kann mir doch nur Recht sein, hab ich innen mehr Platz für so unnötige Dinge wie Postings in Foren oder Artikel auf "Blid"-Niveau in SPON lesen :-)
2. Lustpille
seine_unermesslichkeit 24.06.2009
Wäre das nicht ein Fall für die Pharmaindustrie?: Erfindet eine Psychopille (ohne Nebenwirkungen), die einen motiviert, zum Feierabend den Schreibtisch aufzuräumen. Ich kauf euch die Dinger ab!
3. was ist sinnlos?
flexi712 24.06.2009
Das meiste was man in einem Büro macht, ist sowieso sinnlos, besonders wenn man "effizient" das abarbeitet, was der Chef sagt. Insofern belustigen mich immer aussagen wie "10% der Arbeitszeit werden unproduktiv/sinnlos verbracht." Nur 10%? So wenig? Mancher bringt es auf ein ganzes Berufsleben.
4. Präsidententisch
Wandersmann 24.06.2009
Mir ist in der Photo-Berichterstattung, die MSNBC im Weissen Haus gemacht hat, der Schreibtisch vom Präsidenten aufgefallen. Er war blank, eine vollkommen leere Arbeitsfläche mit nur einem Telefon. Wenn das wirklich immer so ist, dann scheint er mir doch sehr konzentriert und ohne jegliche Ablenkung zu arbeiten. Er scheint mir sowieso in jeder Hinsicht aufgeräumt zu sein.
5. 5 S
fujimike 24.06.2009
Dem kann ich nur komplett zustimmen. Nicht nur der Schreibtisch sollte aufgeräumt sein, auch der Computer selbst. Wie oft muss man feststellen das Leute irgendeinen Bestand auf Ihrem Computer suchen und diesen manchmal erst nach vielen Minuten finden können, wenn überhaupt. Weiterführend sollte man sich auf die allgemeinen Computerkenntnisse von den Mitarbeiter mal etwas genauer anschauen. Erstaunlich viele Leute kennen viele Windows Funktionen die das Leben doch viel leichter machen nicht. Dies sorgt für viele unnötige (und oft auch frustrierende) Arbeitschritte. Beispiel: Alt und Tab oder Ctrl A usw. Das ganze sollte natürlich nicht übertrieben werden z.B. Markierungen für die Maus usw.
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