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E-Mail-Alarm Zehn Tipps gegen das Mail-Dauerfeuer

Lasst mich endlich in Ruhe, so kann ich nicht arbeiten! Ein Stoßzeufzer von Millionen Angestellten, denen die steten E-Mail-Massen auf die Nerven gehen. Was tun? Ein paar Tipps helfen, die Zahl der Mails zu reduzieren.
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Sie sind irgendwo da draußen, und sie kommen direkt auf uns zu: Hunderte von E-Mails können arglosen Angestellten schon morgens ins Gesicht krachen und stundenlang ihre Aufmerksamkeit binden. Ohne Mails geht es in vielen Berufen nicht mehr, mit ihnen aber auch nicht so recht, denn Mails sind Energievampire. Wie gehen Sie mit dem Dauerfeuer um? Testen Sie, welcher E-Mail-Typ Sie sind. mehr¿

Klar ist: E-Mails werden keineswegs morgen oder übermorgen aussterben. Gegen das Gefühl des Kontrollverlustes helfen einige Tipps...

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1. Das Grundrauschen minimieren
Weg mit allen Abos, Infos von Online-Shops, Newslettern, die Sie nur selten wirklich lesen. Die Abbestellung ist oft ärgerlich umständlich, dieser Zeitaufwand lohnt sich nicht - besser verschieben Sie Mails von bestimmten Absendern oder mit immer gleichen Betreffzeilen automatisch in einen Ordner "Unerwünschte Mails".

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2. Streng aussortieren
Wenn Sie von einem Absender nicht mehr als ein- oder zweimal im Jahr sinnvolle Nachrichten erwarten, kicken Sie solche Mails ebenfalls automatisch in einen Ordner, den Sie höchstens einmal die Woche schnell scannen.

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3. Kein Pling-Terror
Alle Arten von Mail-Benachrichtigungen, die sich akustisch melden oder auf dem Monitor aufpoppen, konsequent abschalten. Ignorieren Sie auch Mail-Prioritäten und -Zertifikate - die taugen zu gar nichts.

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4. Ruhezone
Nur in wenigen kommunikationsintensiven Jobs muss man binnen Minuten auf Mails reagieren. Also muss man auch nicht minütlich die Mailbox checken. Wenn eine wichtige Aufgabe wartet: Konzentrieren Sie sich darauf. Im Sinne von: nur darauf. Richten Sie sich mailfreie Zeiten ein und halten sich daran. Dass der Mensch zum permanenten Multitasking fähig ist - nur Humbug.

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5. Einmaleins der Höflichkeit
In E-Mails auf eine Anrede und eine Grußformel völlig zu verzichten, wird zumeist als schroff wahrgenommen. Es gibt auch keinen Grund, sie mit Rechtschreibfehlern zu bestreuen. Oder mit hässlichen Abkürzungen, Smileys, Web-Nervsprech.

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6. Weniger ist mehr
Halten Sie bei eigenen Mails den Empfängerkreis so klein wie irgend möglich. Statt stets an alle zu antworten, wählen Sie die Adressaten präzise aus und verzichten auf überflüssige cc-Mails ("cc sind wie Karnickel bei der Paarung", so Chris Anderson, Chefredakteur der Zeitschrift "Wired", in einem E-Mail-Knigge).

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7. Kurz fassen
Kompakt und präzise schreiben; auch die Betreffzeilen (ohne eine Kette von "Re:", "AW:", "WG:") knackig gestalten. Meist reichen dafür drei bis fünf Wörter - die passen auch noch in nur eine Zeile, wenn die Antwortmail eintrifft. Dann läuft man nicht so leicht in jene Falle, die ZDF-Moderator Claus Kleber gut kennt: "Ich habe die Manie, mein Postfach so zu halten, dass es auf den Schirm passt, also nicht überläuft", sagte er dem "Zeit-Magazin". "Ich brauche einfach dieses Gefühl: Eine passt noch rein, dann ist es voll. Wahrscheinlich ist das irgendeine Fehlschaltung in meinem Gehirn."

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8. Schlanker Fuß, aber nicht fußlos
Am Ende der Mail mindestens die Telefonnummer angeben und die vorangegangene Kommunikation nicht abschneiden - das erspart lästiges Suchen. Denn niemand, den täglich Hunderte von Mails piesacken, kann die gesamte Vorgeschichte im Kopf behalten.

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9. Schreiben ist Silber, Reden ist Gold
Stimmbänder sind ein Geschenk der Natur. Nehmen Sie es an. Als Kulturtechnik ist das direkte Gespräch unschlagbar und jeder E-Mail himmelweit überlegen. Erst recht, wenn Kollegen im Büro gleich nebenan sitzen.

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10. In your face
Noch mehr gilt das bei Konflikten. Die sollte man persönlich ausräumen, also von Angesicht zu Angesicht oder hilfsweise am Telefon. Denn in Mails neigt man zu schärferen, sarkastischen Formulierungen - und jeder will das letzte Wort haben.

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"Nur Sklaven sind ständig erreichbar." Das sagt Anitra Eggler, die jahrelang Internet-Start-ups gemanagt hat und sich jetzt "Digitaltherapeutin" nennt. Ihr Buch dazu heißt plakativ "E-Mail macht dumm, arm und krank". Darin erklärt Eggler Rezepte für eine digitale Diät. mehr¿

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Herausforderung E-Mails: Sie haben Elektropost, und zwar jeden Tag viel zu viel davon? Dann ist die Versuchung groß, die Flut durch scheinbar ausgefuchste Systeme zu kanalisieren. Ob das wirklich hilft, haben IBM-Mitarbeiter untersucht. Ihr ernüchterndes Fazit: Wer sortiert, verliert. mehr¿

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