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Neue Microsoft-Zentrale: Smarter worken in Schwabing

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Büro von morgen Weshalb der eigene Schreibtisch an Bedeutung verliert

Kein persönlicher Sitzplatz mehr, stattdessen Schließfächer. So geht's in der neuen Deutschlandzentrale von Microsoft zu. Klingt furchtbar, ist es aber nicht - sagt zumindest Arbeitsforscher Udo-Ernst Haner.
Zur Person
Foto: Fraunhofer IAO

Udo-Ernst Haner ist "Teamleiter Information Work Innovation" am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO)  in Stuttgart. Er erforscht mit seinen Kollegen die Arbeitswelt der Zukunft - und versucht, die Ergebnisse in die Realität umzusetzen, indem er Unternehmen bei der Neugestaltung ihrer Büros berät.

SPIEGEL ONLINE: Sie haben das Arbeits- und Bürokonzept für das neue Microsoft-Gebäude in München mit entworfen. Was haben Sie gegen eigene Schreibtische für jeden Mitarbeiter?

Haner: Wir haben es hier mit einer Firma zu tun, die in Sachen Flexibilität schon sehr, sehr weit ist. Es gibt seit 1998 die Vertrauensarbeitszeit, seit zwei Jahren auch den Vertrauensarbeitsort. Das heißt: Hier muss niemand mehr ins Büro kommen - es zählt nur, dass die Arbeit gut erledigt wird. Die Arbeitsumgebung muss viele Optionen bieten: für den Kaffeeplausch mit Kollegen, für Meetings, Videokonferenzen, aber auch stilles und konzentriertes Arbeiten am Schreibtisch. Alles das haben wir umgesetzt. Am Standort physisch anwesend ist aber nur noch jeweils ein Teil der Mitarbeiter - warum soll das Unternehmen also klassische Arbeitsplätze vorhalten für Leute, die gar nicht da sind?

SPIEGEL ONLINE: Wie sieht das konkret aus?

Haner: Es gibt weniger Schreibtische, dafür aber deutlich mehr Arbeitssettings in vier Arbeitszonen: "Accomplish" für die Einzelarbeit am Schreibtisch, "Converse" für Teamarbeit in Projekträumen, "Think" für den kreativen Rückzug in einer eher bibliotheksartigen Umgebung und "Share and discuss" für die effiziente Interaktion. Für die Mitarbeiter heißt das: Sie kommen morgens und gehen an einen Arbeitsplatz, der für sie an diesem Tag passt. Oder sie wechseln nach ein paar Stunden, wenn eine Aufgabe erledigt ist, in einen anderen Bereich.

SPIEGEL ONLINE: Es gibt keinen eigenen Schreibtisch mehr?

Haner: Nein, nur noch im Ausnahmefall. Die Mitarbeiter haben private Schließfächer, in denen sie ihre persönlichen Unterlagen oder auch mal den Laptop verwahren. Und dann bewegen sie sich im Bereich ihres Teams, der sogenannten Anchor Area - aber nicht an einem einzigen, fest definierten Arbeitsplatz. Dafür gibt es die Clean-Desk-Policy: Am Abend muss alles wieder leergeräumt sein für den nächsten Nutzer.

SPIEGEL ONLINE: Das gilt auch für die Chefs? Keine Sonderreglungen für die Häuptlinge?

Haner: Genau. Die Geschäftsführung ist ein eigenes Team, das ebenfalls eine Anchor Area hat, und auch da gibt es alle diese verschiedenen Arbeitsumgebungen und keine zugeordneten Arbeitsplätze für Geschäftsführer, Mitarbeiter oder Assistenten.

SPIEGEL ONLINE: Was ist mit dem Familienfoto, der halbvertrockneten Yuccapalme, dem Bleistiftspitzer in Form des Eiffelturms? Alles Zeichen der Individualität am Arbeitsplatz...

Haner: Vor dem Hintergrund klassischer Büroerfahrungen ist das sicher erst einmal gewöhnungsbedürftig. Aber wenn Sie bedenken, dass die meisten Leute ihre Familienbilder mittlerweile als Bildschirmschoner auf dem Handy oder Laptop haben, ist der Bedarf für den Bilderrahmen neben dem Monitor vielleicht nicht mehr ganz so groß. Individuelle Deko-Elemente verlieren deutlich an Bedeutung, wenn die Arbeitsumgebung attraktiv gestaltet ist. Unsere Erfahrungen zeigen: Das funktioniert, man kann diesen anderen Umgang mit Büros lernen. Wir haben das im Institut hier bei uns übrigens selbst auch umgesetzt und machen damit schon seit 20 Jahren gute Erfahrungen.

SPIEGEL ONLINE: Aber geht da nicht ein Stück weit das Gefühl von Heimat verloren? Der Arbeitsplatz ist doch auch so etwas wie mein ganz persönlicher Schutzraum.

Haner: In der traditionellen Bürokultur mag das stimmen. Aber genau diesen vertrauten Raum erweitern wir ja zur Anchor Area, sodass eben mehrere potenzielle und vor allem unterschiedliche Arbeitsplätze da sind. Das ist für jemanden, der anderes gewohnt ist, natürlich ein Lernprozess. Das geht auch nicht von jetzt auf gleich. Die attraktive Gestaltung ist dabei der entscheidende Schlüssel - denn in einem seelenlosen Ambiente bleibt einem ja kaum etwas anderes übrig, als den eigenen Platz individuell zu verschönern.

SPIEGEL ONLINE: Auf wie viel Widerstand stoßen Sie denn mit solchen Plänen, wenn Sie für eine Firma ein neues Büro einrichten?

Haner: Widerstand würde ich das nicht nennen - es ist eher die Frage, wie groß die Herausforderung und wie offen das Unternehmen mit seiner Kultur für solche Anreize ist. Die Mitarbeiter müssen den Vorteil der neuen Arbeitsumgebung für sich erkennen. Deshalb muss man sie bei einer Umgestaltung von Anfang an mitnehmen. Voraussetzung ist natürlich, dass es stark digitalisierte Arbeitsabläufe gibt. Mit viel Papier geht flexibles Arbeiten nicht so gut.

SPIEGEL ONLINE: Wie lange haben Sie die neue Microsoft-Zentrale geplant?

Haner: Das waren ungefähr zwei Jahre, in denen wir immer wieder mit den Beschäftigten gesprochen haben. Uns geht es ja nicht darum, der Belegschaft ein Konzept aufzuzwingen, sondern anhand der Bedürfnisse und der Arbeitsabläufe die neuen Büros quasi als Maßanzug zuzuschneidern. Und das dauert einfach. Manchmal rufen uns allerdings auch Firmen an und sagen: "Wir ziehen in drei Monaten um - oder in vier Wochen. Wie können wir unsere Büros modern und zukunftsfähig gestalten?"

SPIEGEL ONLINE: Und was sagen Sie denen?

Haner: Dass wir da leider nicht mehr viel mehr tun können.

SPIEGEL ONLINE: Wie arbeiten Sie selbst?

Haner: Ich sitze heute in einem Zweierbüro. Und als Sie eben zum Interview gekommen sind, habe ich mir tatsächlich überlegt: Räumst du jetzt den Schreibtisch frei oder ist es vertretbar, alles liegen zu lassen und nachher wieder zurückzukehren? Ich habe mich fürs Liegenlassen entschieden.