E-Mail, Schreibtisch, Termine Endlich Ordnung im Büro
So nicht: Unübersichtliche Zettel sind der Albtraum des Professional Organizers
Foto: Chris Strong
Andrea Kaden ist Gründerin des Hamburger Beratungsunternehmens Zeitgewinn und berät Firmen als Professional Organizer und Efficiency Trainer. Sie ist Mitautorin des Buches "Systematisch produktiver und zufriedener"- und eine Verfechterin des papierlosen Büros.zeitgewinn-hamburg.de: Professional Organizer Andrea Kaden
Wo ist jetzt schon wieder die E-Mail mit der Telefonnummer? Und hing hier nicht vorhin ein Post-it? Es sollte nicht länger als 20 Sekunden dauern, bis Sie im Büro das Gesuchte gefunden haben - und nicht länger als 48 Stunden, um eine E-Mail zu beantworten. Schaffen Sie nicht? Mit der richtigen Herangehensweise schon.
Den wenigsten Menschen ist Ordnung-Halten in die Wiege gelegt. Ordnung ist wie ein Muskel: Er muss regelmäßig trainiert werden, mit kurzen, aber stetigen Wiederholungen. Mit der folgenden Checkliste schlagen Sie eine Schneise durchs Chaos und schaffen es, alle Versprechen zu halten, von "Morgen um 9 Uhr rufe ich an" bis "Darum kümmere ich mich".
So behalten Sie den Überblick über Ihre Termine
- Nutzen Sie einen einzigen Kalender. Ihre Zeit ist nur einmal vorhanden - privat und beruflich zu trennen, macht keinen Sinn.
- Notieren Sie alle Termine und Aufgaben elektronisch - und nicht auf Post-its, in Collegeblöcken oder Papierkalendern. Elektronische Kalender sind flexibler zu handhaben, leichter zu teilen und zu sichern.
- Erfassen Sie Serientermine und wiederkehrende Aufgaben elektronisch, und machen Sie schon zwei Wochen vor einer geplanten Abwesenheit für Ihren Vertreter Notizen über schwebende Vorgänge. Das Weiterleiten von E-Mails ist keine Übergabe.
So schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch
- Nehmen Sie sich jeden Abend fünf Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Das hilft, auch gedanklich Feierabend zu machen.
- Machen Sie regelmäßig einen Office-Clearing Day und räumen Sie Büro, Schreibtisch und E-Mail-Postfach auf.
- Verbinden Sie den Clearing Day mit der Reflexion darüber, was Ihre derzeitigen Prioritäten sind und was Sie dafür benötigen.
- Üben Sie Loslassen: Verabschieden Sie sich von Papier, alten E-Mails, alten Arbeitsweisen und Gedanken. Elektronische Informationen auszudrucken oder gar abzuheften kostet viel Zeit, und Papierstapel sind unübersichtlich.
- Wenn es unbedingt Papier sein muss: Verabschieden Sie sich von ungeordneten Stapeln. Sie sollten maximal vier Ablagekörbe haben: Posteingang, To-do, Lesen, Ablage. Der Posteingang sollte jeden Abend leer sein.
So räumen Sie den Desktop auf
- Legen Sie alle Dateien zentral ab und verabreden Sie im Team eine logische und einfache Ordner- und Laufwerkstruktur. Legen Sie gemeinsam fest, wie Ordner und Dateien benannt, wann sie gelöscht oder archiviert werden.
- Arbeiten Sie mit Favoriten im Browser und Verknüpfungen auf dem Desktop.
- Versenden Sie unternehmensintern Links zu Dateien anstatt die Dateien selbst.
- Sorgen Sie mit einem entsprechend großen oder zwei Monitoren dafür, dass Sie komfortabel in mehreren Programmen gleichzeitig arbeiten können.
- Üben Sie, mit PDFs umzugehen (Kommentieren, Markieren, Stempeln, Signieren).
So behalten Sie den Durchblick im E-Mail-Postfach
- Leeren Sie Ihr elektronisches Postfach jeden Tag. Markieren Sie die noch zu erledigenden Mails und seien Sie großzügig beim Löschen.
- Verwenden Sie keine Zeit auf Ablage in vielschichtigen Unterordnern, nutzen Sie zum Nachschlagen besser die Suchfunktion.
- Verwenden Sie Chattools für die interne Kommunikation und Cloudlösungen für die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern.
- Implementieren Sie klare Regelungen für eine Vertretung: Wenn Sie nicht da sind, sollte jemand Zugriff auf das Postfach haben.
