Job & Karriere

Wo ist jetzt schon wieder die E-Mail mit der Telefonnummer? Und hing hier nicht vorhin ein Post-it? Es sollte nicht länger als 20 Sekunden dauern, bis Sie im Büro das Gesuchte gefunden haben - und nicht länger als 48 Stunden, um eine E-Mail zu beantworten. Schaffen Sie nicht? Mit der richtigen Herangehensweise schon.

Den wenigsten Menschen ist Ordnung-Halten in die Wiege gelegt. Ordnung ist wie ein Muskel: Er muss regelmäßig trainiert werden, mit kurzen, aber stetigen Wiederholungen. Mit der folgenden Checkliste schlagen Sie eine Schneise durchs Chaos und schaffen es, alle Versprechen zu halten, von "Morgen um 9 Uhr rufe ich an" bis "Darum kümmere ich mich".

So behalten Sie den Überblick über Ihre Termine

• Nutzen Sie einen einzigen Kalender. Ihre Zeit ist nur einmal vorhanden - privat und beruflich zu trennen, macht keinen Sinn.
  
  
• Notieren Sie alle Termine und Aufgaben elektronisch - und nicht auf Post-its, in Collegeblöcken oder Papierkalendern. Elektronische Kalender sind flexibler zu handhaben, leichter zu teilen und zu sichern.

• Erfassen Sie Serientermine und wiederkehrende Aufgaben elektronisch, und machen Sie schon zwei Wochen vor einer geplanten Abwesenheit für Ihren Vertreter Notizen über schwebende Vorgänge. Das Weiterleiten von E-Mails ist keine Übergabe.

So schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch

• Nehmen Sie sich jeden Abend fünf Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Das hilft, auch gedanklich Feierabend zu machen.

• Machen Sie regelmäßig einen Office-Clearing Day und räumen Sie Büro, Schreibtisch und E-Mail-Postfach auf.
  
  
• Verbinden Sie den Clearing Day mit der Reflexion darüber, was Ihre derzeitigen Prioritäten sind und was Sie dafür benötigen.
  
  
• Üben Sie Loslassen: Verabschieden Sie sich von Papier, alten E-Mails, alten Arbeitsweisen und Gedanken. Elektronische Informationen auszudrucken oder gar abzuheften kostet viel Zeit, und Papierstapel sind unübersichtlich.
  
  
• Wenn es unbedingt Papier sein muss: Verabschieden Sie sich von ungeordneten Stapeln. Sie sollten maximal vier Ablagekörbe haben: Posteingang, To-do, Lesen, Ablage. Der Posteingang sollte jeden Abend leer sein.

So räumen Sie den Desktop auf

• Legen Sie alle Dateien zentral ab und verabreden Sie im Team eine logische und einfache Ordner- und Laufwerkstruktur. Legen Sie gemeinsam fest, wie Ordner und Dateien benannt, wann sie gelöscht oder archiviert werden.
  
  
• Arbeiten Sie mit Favoriten im Browser und Verknüpfungen auf dem Desktop.
  
  
• Versenden Sie unternehmensintern Links zu Dateien anstatt die Dateien selbst.
  
  
• Sorgen Sie mit einem entsprechend großen oder zwei Monitoren dafür, dass Sie komfortabel in mehreren Programmen gleichzeitig arbeiten können.
  
  
• Üben Sie, mit PDFs umzugehen (Kommentieren, Markieren, Stempeln, Signieren).