E-Mail, Schreibtisch, Termine
Endlich Ordnung im Büro
Sie sind den ganzen Tag gestresst - und abends fragen Sie sich trotzdem, was Sie eigentlich geschafft haben? Sie fühlen sich vom Chaos verfolgt? Aufräum-Expertin Andrea Kaden zeigt den Ausweg.
So nicht: Unübersichtliche Zettel sind der Albtraum des Professional Organizers
Foto: Chris Strong
Zur Autorin
Andrea Kaden ist Gründerin des Hamburger Beratungsunternehmens Zeitgewinn und berät Firmen als Professional Organizer und Efficiency Trainer. Sie ist Mitautorin des Buches "Systematisch produktiver und zufriedener"- und eine Verfechterin des papierlosen Büros.zeitgewinn-hamburg.de: Professional Organizer Andrea Kaden
Wo ist jetzt schon wieder die E-Mail mit der Telefonnummer? Und hing hier nicht vorhin ein Post-it? Es sollte nicht länger als 20 Sekunden dauern, bis Sie im Büro das Gesuchte gefunden haben - und nicht länger als 48 Stunden, um eine E-Mail zu beantworten. Schaffen Sie nicht? Mit der richtigen Herangehensweise schon.
Den wenigsten Menschen ist Ordnung-Halten in die Wiege gelegt. Ordnung ist wie ein Muskel: Er muss regelmäßig trainiert werden, mit kurzen, aber stetigen Wiederholungen. Mit der folgenden Checkliste schlagen Sie eine Schneise durchs Chaos und schaffen es, alle Versprechen zu halten, von "Morgen um 9 Uhr rufe ich an" bis "Darum kümmere ich mich".
So behalten Sie den Überblick über Ihre Termine
Nutzen Sie einen einzigen Kalender. Ihre Zeit ist nur einmal vorhanden - privat und beruflich zu trennen, macht keinen Sinn.
Notieren Sie alle Termine und Aufgaben elektronisch - und nicht auf Post-its, in Collegeblöcken oder Papierkalendern. Elektronische Kalender sind flexibler zu handhaben, leichter zu teilen und zu sichern.
Erfassen Sie Serientermine und wiederkehrende Aufgaben elektronisch, und machen Sie schon zwei Wochen vor einer geplanten Abwesenheit für Ihren Vertreter Notizen über schwebende Vorgänge. Das Weiterleiten von E-Mails ist keine Übergabe.
So schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch
Nehmen Sie sich jeden Abend fünf Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Das hilft, auch gedanklich Feierabend zu machen.
Machen Sie regelmäßig einen Office-Clearing Day und räumen Sie Büro, Schreibtisch und E-Mail-Postfach auf.
Verbinden Sie den Clearing Day mit der Reflexion darüber, was Ihre derzeitigen Prioritäten sind und was Sie dafür benötigen.
Üben Sie Loslassen: Verabschieden Sie sich von Papier, alten E-Mails, alten Arbeitsweisen und Gedanken. Elektronische Informationen auszudrucken oder gar abzuheften kostet viel Zeit, und Papierstapel sind unübersichtlich.
Wenn es unbedingt Papier sein muss: Verabschieden Sie sich von ungeordneten Stapeln. Sie sollten maximal vier Ablagekörbe haben: Posteingang, To-do, Lesen, Ablage. Der Posteingang sollte jeden Abend leer sein.
So räumen Sie den Desktop auf
Legen Sie alle Dateien zentral ab und verabreden Sie im Team eine logische und einfache Ordner- und Laufwerkstruktur. Legen Sie gemeinsam fest, wie Ordner und Dateien benannt, wann sie gelöscht oder archiviert werden.
Arbeiten Sie mit Favoriten im Browser und Verknüpfungen auf dem Desktop.
Versenden Sie unternehmensintern Links zu Dateien anstatt die Dateien selbst.
Sorgen Sie mit einem entsprechend großen oder zwei Monitoren dafür, dass Sie komfortabel in mehreren Programmen gleichzeitig arbeiten können.
Üben Sie, mit PDFs umzugehen (Kommentieren, Markieren, Stempeln, Signieren).
So behalten Sie den Durchblick im E-Mail-Postfach
Leeren Sie Ihr elektronisches Postfach jeden Tag. Markieren Sie die noch zu erledigenden Mails und seien Sie großzügig beim Löschen.
Verwenden Sie keine Zeit auf Ablage in vielschichtigen Unterordnern, nutzen Sie zum Nachschlagen besser die Suchfunktion.
Verwenden Sie Chattools für die interne Kommunikation und Cloudlösungen für die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern.
Implementieren Sie klare Regelungen für eine Vertretung: Wenn Sie nicht da sind, sollte jemand Zugriff auf das Postfach haben.
