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E-Mails im Job Mehr als vier Sätze liest kein Mensch

Erst denken, dann schreiben: Wer knappe und klar formulierte E-Mails schreibt, hat es im Joballtag leichter. Im Digitaltraining von SPIEGEL WISSEN und SPIEGEL ONLINE lernen Sie, wie es geht - in fünf Schritten.
Foto: AHAOK/SPIEGEL WISSEN

Wir alle glauben, dass wir gute Mails schreiben - wir tun es ja täglich. Dennoch hat jeder auch schon erlebt, dass fahrig geschriebene Mails Fehler und Missverständnisse produzieren, und damit viel Zeit kosten und manchmal auch noch viel Ärger herbeiführen.

Sich immer wieder darüber Gedanken zu machen, wie eine knappe und dennoch verständliche geschäftliche Mail geschrieben sein sollte, ergibt also Sinn.

Trainingsaufgabe: klare Mails schreiben

Auch in der kommenden Woche werden Sie wieder ein paar wichtige und ein paar eher banale Mails schreiben. Wählen Sie zwei wichtige und zwei Routinemails aus und formulieren Sie diese so klar und gut wie möglich. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie eine eindeutige Betreffzeile, z.B. "Meeting 19.9., 11 Uhr" statt "Treffen".

2. Formulieren Sie im ersten Satz, worum es geht. Auch, wenn der andere das möglicherweise weiß, setzen Sie ihn so noch einmal ins Bild.

3. Machen Sie deutlich, welche Reaktion Sie vom Adressaten erwarten: Soll er Sie anrufen? Den Termin bestätigen? Etwas vorbereiten? Eine Sachfrage beantworten? Schreiben Sie auch, bis wann Sie eine Antwort brauchen.

4. Bleiben Sie knapp: Mehr als vier Sätze liest kein Mensch.

5. Auch, wenn Sie normalerweise zu so etwas keine Zeit haben: Machen Sie sich die Mühe, zum Schluss eine kleine, zum Kontakt passende Grußformel zu schreiben.

Nachdem Sie nun vier Mails mit besonderer Aufmerksamkeit geschrieben haben - achten Sie auch auf die Antworten. Was bemerken Sie? Hat sich eine Verbesserung in der Kommunikation eingestellt? Kamen Rückantworten schneller? Oder blieb alles, wie es war?

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