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Arbeits-Ablenkungen: Wo war ich gerade?

Foto: Corbis

In der Daddel-Falle Wie man sich selbst austrickst

Das Internet ist eine großartige Erfindung - und die schlimmste Störquelle im Büroalltag. Es gibt so viele kleine Zeitfresser, die den Insbürogeher von der Arbeit ablenken. Mit Spezialprogrammen kann man sie ausblenden. Und braucht trotzdem einen starken Willen.

Worum ging's grad noch mal…? Ach ja: Viele kleine Ablenkungen bremsen die Arbeit am Computer enorm. Ewig lockt ein kleiner Chat mit den Facebook-Freunden, einer postet dieses fluffige Tier-Video, die Lieblings-Nachrichtenseite kommentiert den Rücktritt des Bundespräsidenten, und unablässig klackern neue E-Mails in die Mailbox. Diese fiesen kleinen Zeitfresser. Und dabei sollte man sich doch unbedingt nur mit dieser einen wichtigen Sache beschäftigen. Klappt wieder nicht.

Wo die Aufschieberitis grassiert, im Fachbegriff Prokrastination, hat die Wissenschaft einen wenngleich schwachen Trost: Dass wir Menschen uns so leicht ablenken lassen, ist ein Resultat der Evolution. Sobald sich in der Umgebung etwas rührt, richtet sich die Aufmerksamkeit darauf. Man kennt das aus südeuropäischen Kneipen, wo stets der Fernseher läuft - auch wer sich eigentlich gar nicht für das Spiel von Osasuna gegen Getafe interessiert, schaut immer wieder hin. Weil sich da was bewegt.

Orientierungsreaktion nennen das Psychologen. Früher diente das dem Überleben. Es könnte ja ein Säbelzahntiger um die Ecke biegen. Im Büroalltag kommen Säbelzahntiger eher selten vor und andere lebensgefährliche Bedrohungen ebenso wenig. Der Instinkt aber bleibt. Und der werde in der "schnelllebigen Arbeitswelt" mit zahlreichen Ablenkungen gefüttert, sagt Andreas Zimber von der Fachhochschule Heidelberg. Etwa mit den immer wieder aufpoppenden E-Mails, der modernen Büroseuche. Hinzu kommt: "Weil das Medium so schnell ist, erwarten alle, dass man auch schnell antwortet", sagt der Professor für Wirtschaftspsychologie.

"Da regiert das Lustprinzip"

Daraus ergeben sich zwei Probleme. Zum einen fehle häufig die Konzentration für wichtige Aufgaben, sagt Zimber: "Aus Befragungen wissen wir, dass Unterbrechungen der Arbeit als eine Haupt-Störungsquelle gelten." Wer sich nur einem Thema widmet, arbeitet effizienter, muss sich aber trotzdem weniger anstrengen. Zum anderen böten die vielen Ablenkungen dankbare Gelegenheiten, um unliebsame Punkte auf der To-do-Liste zu umgehen: "Da regiert das Lustprinzip, ich wähle die angenehme Aufgabe."

Also ist Disziplin gefragt, es ist ein ständiges Ringen mit sich selbst. Was tun? Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung - es hilft herauszufinden, womit man eigentlich jeden Tag seine Arbeitszeit verdaddelt. Zum Beispiel mit dem Zeitfressermesser von KarriereSPIEGEL: ein simples Online-Tool, mit dem man verschiedene Tätigkeiten abstoppen kann, die Uhr läuft im Hintergrund mit.

Auch einige Spezialprogramme erfassen, wie viel Zeit für welche Aktivitäten draufgeht. Die Software RescueTime  für Windows- und Mac-Computer dokumentiert in der kostenlosen Basisversion, welche Programme und Web-Seiten geöffnet sind; die kostenpflichtige Variante bricht den Zeitverbrauch auf einzelne Dokumente herunter. Beides kann entlarvend sein. Zudem bietet das Programm an, für eine "Focus Time" bestimmte Aktivitäten zu blockieren.

Gute Seiten, böse Seiten

Psychologe Zimber rät zu einer Abschottungsstrategie. Wer kann, sollte feste Büro- und Sprechzeiten einrichten, für wichtige Aufgaben das E-Mail-Fach schließen und seine zeitweilige Isolation auch offensiv nach außen zu kommunizieren. So seien nicht drei oder vier Informationskanäle gleichzeitig offen. "Das wird von den Kollegen in der Regel akzeptiert", sagt Zimber. Auch wenn man Telefonate phasenweise per Anrufbeantworter vermeidet, ist selten jemand böse.

Einige Textverarbeitungsprogramme machen von sich aus die Schotten dicht. Der Focus Writer  zum Beispiel überdeckt alle offenen Fenster und zeigt nur den Text in einer reduzierten Ansicht. Die Bedienung taucht erst auf, wenn Nutzer den Mauszeiger zum Bildschirmrand bewegen. Wer sich motivieren will, kann sich Schreibziele setzen, entweder eine bestimmte Dauer oder eine bestimmte Zahl an Wörtern. Das kostenlose Programm läuft auf Windows, Mac OS X und Linux.

Oft lauert die Ablenkung aber woanders - etwa wenn man etwas Wichtiges im Internet nachgucken muss, aber dann doch bei YouTube hängenbleibt. Zwei Browser-Erweiterungen versprechen, zielloses Surfen zu stoppen. Stay Focused  begrenzt für Chrome die Online-Zeit auf ein frei einstellbares Limit. Welche Websites auf die Tabu-Liste sollen, bestimmen Nutzer selbst. So lassen sich typische Zeitkiller wie Videoportale, Spiele oder soziale Netzwerke ausblenden, nützliche Seiten wie Wörterbücher oder Wikipedia bleiben zugänglich.

Gewiefte Selbstbetrüger umgehen jede Sperre

Leech Block  erledigt den gleichen Job für Firefox oder den Explorer: Wer eine blockierte Seite aufruft, bekommt ein Verbotsschild zu sehen. Der kostenlose URL-Blocker arbeitet unabhängig vom Browser.

Freiberufler, deren Zuhause zugleich ihr Büro ist, tun sich einen Gefallen, wenn sie für Arbeit und Freizeit jeweils einen eigenen Rechner haben. So lässt sich die Informationsflut kanalisieren, man kommt nicht so leicht auf dumme Gedanken. Und bei den Hardware-Preisen von heute ist ein Zweitrechner auch bezahlbar.

Einen Funken Einsicht braucht es aber immer, und der entsteht meist aus Leidensdruck. Denn zum einen müssen Aufschieber die Zeitkiller ehrlich auflisten - am besten in einem Moment der Reue. Zum anderen können gewiefte Selbstbetrüger auf andere Browser ausweichen oder den Rechner neu starten und so die Programme austricksen.

Wichtig ist, dass die Tools gegen die Ablenkung nicht selbst zur Ablenkung werden. "Technische Hilfen sind nur nützlich, wenn sie nicht noch zusätzlich Arbeit machen", sagt Psychologe Zimber. Und er mahnt: "Technische Lösungen machen nicht das Problem der fehlenden Selbstdisziplin wett."

Von Christof Kerkmann, dpa/jol
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