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Tipps fürs Kündigungsgespräch "Ich habe eine schlechte Nachricht für Sie"

Kündigungsgespräche sind schlimm für den, der rausfliegt - aber auch heikel für den, der die Botschaft überbringt. Managementberater Rüdiger Klepsch gibt drei Tipps für die undankbare Aufgabe.
Wenn Arbeitnehmer die Kündigung bekommen: Zu Führungsaufgaben gehört das Überbringen schlechter Nachrichten

Wenn Arbeitnehmer die Kündigung bekommen: Zu Führungsaufgaben gehört das Überbringen schlechter Nachrichten

Foto: Corbis
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Foto: Rüdiger Klepsch

Rüdiger Klepsch arbeitet seit 1990 als Managementberater (Dr. Klepsch & Partner). Er hilft Führungskräften und Mitarbeitern, ihre kommunikativen und sozialen Fertigkeiten zu verbessern. Zuvor war der studierte Psychologe als Psychotherapeut am Universitätsklinikum Eppendorf in Hamburg tätig.Klepsch & Partner 

Egal welche Rolle Sie in Ihrem Unternehmen spielen, wenn Sie Verantwortung übernehmen, werden Sie irgendwann auch mal der Überbringer einer schlechten Nachricht sein. Zu Führungsaufgaben gehört das dazu: eine Degradierung oder gar eine Kündigung. Für alle Beteiligten ist das sehr belastend - am meisten freilich für den Empfänger. Aber auch der Überbringer ist durchaus gefordert.

Zum einen ist das Gespräch selbst emotional aufwühlend. Zum anderen weiß er, dass der Verlauf des Gesprächs in weite Teile der Firma hineinwirkt: Die Kollegen werden viel darüber sprechen und Rückschlüsse ziehen, über den Zustand des Unternehmens und seine Führungskräfte.

Tatsächlich gibt es bei so einer undankbaren Aufgabe sogar etwas zu gewinnen. Denn wer negative Botschaften wertschätzend und achtungsvoll zu vermitteln weiß, erwirbt nicht nur Respekt beim Empfänger. Er kann auch die Beziehung zu den verbleibenden Kollegen stärken. Auf alle Fälle gilt: Die Art und Weise, wie ein Chef Hiobsbotschaften vertritt, wird in der Firma nicht vergessen werden.

Es gibt Grundregeln, die in so einer Situation helfen:

Die Vorbereitung

Wie die meisten wichtigen Meetings beginnt das Gespräch weit vor dem Termin - mit der Vorbereitung: Was ist mein Ziel? Was sind die Fakten? Welche Haltung will ich einnehmen? Mit welchen Emotionen bin ich selbst beschäftigt? Habe ich eine klare Position zu dem, was ich erreichen möchte? Habe ich Antworten auf zu erwartende schwierige oder unangenehme Fragen meines Gegenübers?

Nur dann, wenn Sie die Lage für sich selbst emotional und inhaltlich geklärt haben, werden Sie sich klar und präzise ausdrücken können. Und damit verbessern sich die Chancen, dass das Gespräch ruhig und professionell verläuft.

Häufig müssen Sie als Führungskraft Entscheidungen verkünden, hinter denen Sie nicht unbedingt stehen. Die Verlockung, die Verantwortung auf eigene Vorgesetzte zu schieben, ist groß. Aber bedenken Sie, dass Sie damit Ihre eigene Schwäche vorführen. Schildern Sie lieber im Gespräch, welche Bedenken Sie selbst hatten und warum Sie sich dennoch zu der Entscheidung, die Sie vertreten, durchgerungen haben. Ambivalenz ist menschlich, nur sollten Sie vor dem Gespräch zu einer eindeutigen Position gelangt sein. Wenn Sie nicht sicher sind, besprechen Sie sich mit einer Person, der Sie vertrauen. Manchmal wirken Rollenspiele zur Vorbereitung Wunder.

Der Termin

Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, aber: Bitte überbringen Sie unangenehme Nachrichten nie per E-Mail oder Telefon. Zu einem wertschätzenden, empathischen Umgang gehört einfach die ganze Person mit ihrem verbalen und nonverbalen Ausdruck. Schicken Sie auch nicht andere vor, etwa Mitarbeiter der Personalabteilung. Für diese Nachricht müssen Sie schon selbst geradestehen, sonst verlieren Sie massiv an Glaubwürdigkeit und Autorität.

Vereinbaren Sie einen Termin. Schlechte Nachrichten werden durch Abwarten nicht besser, also sollte die Terminwahl zeitnah sein. Wenn es sich um eine einzelne Person handelt, sollte ein ruhiger Raum zur Verfügung stehen, wo ein Vier-Augen-Gespräch ungestört stattfindet. Und kein Handyklingeln, bitte!

Das Gespräch

Das Gespräch beginnt nach kurzer Einleitung mit dem Ergebnis. Spannen Sie Ihr Gegenüber nicht mit ellenlangen Erklärungen auf die Folter. Für Erläuterungen über das Warum ist danach Zeit - Sie sind nur dann sinnvoll, wenn jemand zuhören will. Das wiederum hängt davon ab, was Ihr Gesprächspartner in dieser Situation noch aufnehmen kann. Vielleicht muss es einen weiteren Termin geben, um alle Details und Gründe zu besprechen.

Verschanzen Sie sich nicht hinter dem Schreibtisch, sondern setzen Sie sich rechtwinklig zueinander hin. Bemühen Sie sich, in der Ich-Form zu sprechen. Eine vermeintlich charmante Verpackung passt nicht zum Anlass, wird als Reden um den heißen Brei wahrgenommen und verschlimmert die Situation schnell.

Was tun, wenn es emotional wird, wenn ein Gefühl von Hilflosigkeit entsteht? Beginnen Sie damit, das Wahrgenommene zu wiederholen: "Ich sehe, wie sehr Sie das mitnimmt…" Äußern Sie sich persönlich und menschlich: "…, das tut mir sehr leid!" Sie werden es aushalten müssen, dass Sie selbst häufig nichts an der Situation ändern können.

Psychologie im Berufsalltag