SPIEGEL ONLINE

SPIEGEL ONLINE

12. Mai 2011, 12:46 Uhr

Meine Firma, das Irrenhaus

Management by Kafka

Behörden sind für ihre Bürokratie berüchtigt - aber manche Unternehmen sind noch schlimmer. Wer als Mitarbeiter im Klammergriff der Allesverwalter steckt, leidet oft kafkaeske Qualen, warnt Karrierecoach Martin Wehrle. Er verrät aber auch, wie man sich von solchen Arbeitgebern fernhält.

"Jemand musste Josef K. verleumdet haben" - mit diesen Worten beginnt "Der Prozess", ein gespenstischer Roman von Franz Kafka. Der Protagonist wird am Morgen seines 30. Geburtstages verhaftet. Völlig offen bleibt, wofür man ihn anklagt, nach welchen Gesetzen das Gericht urteilt und folglich: wie er sich verteidigen kann. Der ganze Roman besteht darin, dass der Protagonist mit dem Gericht in Kontakt treten will, aber die Hürden der Bürokratie nie ganz überwinden, seine Ankläger nie ganz durchschauen kann.

Das Wort "Prozess" steht in der deutschen Sprache für zweierlei: für ein Gerichtsverfahren und für einen definierten Ablauf. Der eine Prozess kann zu lebenslanger Haft, der andere zu lebenslanger Bürokratie führen. Beides kann einen Menschen zermürben. Das wissen Schwerverbrecher. Und Angestellte von Konzernen.

Viele Firmen haben es geschafft, jeden Vorgang, der komplizierter als das Aufkleben einer Briefmarke ist, in die Zwangsjacke eines "standardisierten Prozesses" zu stecken. Das Prinzip funktioniert so: Ein Irrenhaus-Direktor definiert Schritte, die zum Umsetzen einer banalen Notwendigkeit gegangen werden müssen, sagen wir zur Beschaffung von Material. Andere Wege sind den Mitarbeitern versperrt.

Was vorher eine unkomplizierte Angelegenheit war, ein Anruf beim Lieferanten, ist nun zum komplizierten Instanzenweg geworden. Der Irrenhaus-Mitarbeiter hat alle Hände voll zu tun, die Anforderungen des Prozesses zu befriedigen. Der erste Schritt kann sein, dass er klären muss, von welcher Kostenstelle seine Anschaffung abgebucht wird und ob dort noch ein ausreichender Etat vorhanden ist. Falls nicht, hat der Mitarbeiter ein massives Problem - vor allem, wenn seine Anschaffung unaufschiebbar ist.

Für immer in den Abgründen des Systems verschwunden

Der zweite Schritt kann darin bestehen, dass der Mitarbeiter einen Antrag auf Budgetfreigabe ins System eintippt. Dort begründet er, fast wie ein Angeklagter vor Gericht, aus welchem Grund er das tun möchte, was er schon immer getan hat: für eine notwendige Anschaffung das Geld der Firma zu verwenden.

Dieser Antrag wird, wenn der Mitarbeiter Glück hat, vom System zur Prüfung angenommen. Oder er wird, wenn der Mitarbeiter Pech hat, abgelehnt - vielleicht hat er ja einen Lieferanten angegeben, der im Zuge der globalen Vereinheitlichung nicht mehr zugelassen ist. Etwa weil ihm eine Zertifizierung fehlt. Oder weil sein Auftragsvolumen unter einer frisch definierten Schwelle liegt. Oder weil eine übermüdete Sekretärin seinen Namen beim Eingeben um einen Buchstaben vertippt hat, womit er auf immerdar in den Abgründen des Systems verschwunden ist.

Ein Klient von mir, Einkäufer bei einem Autobauer, erzählte mir folgende Geschichte: Über viele Jahre hat er mit einem Zulieferer aus seiner Region zusammengearbeitet. Doch dann wurde der Einkaufsprozess von der Zentrale neu definiert. Bestimmte Produkte mussten von bestimmten Großlieferanten bezogen werden. Jeder Zulieferer, der nicht auf der Liste stand, war aus dem Geschäft.

Mein Klient berichtet: "Das war ein Drama. Für uns, denn wir hatten jahrzehntelang mit diesem Zulieferer zusammengearbeitet und beste Erfahrungen gemacht. Aber auch für den Zulieferer, denn die ganze Firma hing ab von unseren Aufträgen."

Fluchtweg über einen Strohmann

Doch der definierte Prozess sah keine Ausnahmen vor. Mein Klient alarmierte seinen Fachchef. Der führte zahllose Telefonate mit der Zentrale. Doch jeder Verantwortliche, mit dem er sprach, nannte einen anderen Verantwortlichen, der keine Abweichung von dieser Regelung zulassen würde.

Nur durch einen Trick gelang es schließlich, den Auftrag doch zu erteilen. Der Prozessweg wurde zugleich eingehalten und ausgetrickst: Der Zulieferer bekam den Auftrag nicht direkt, wie bislang, sondern über einen Großzulieferer, der in der Prozess-Liste stand. Dieser diente als Strohmann und beauftragte seinerseits die alte Firma, genau das zu tun, was diese über Jahrzehnte getan hatte: den Konzern zu beliefern.

Dieser Vorgang fraß Zeit und Nerven. Nicht zuletzt wurde die Dienstleistung mit einem Schlag teurer, denn die Tarnfirma wollte mitverdienen. Doch am Preis störte sich das Prozesssystem nicht; es kam nur auf den richtigen Lieferantennamen an.

Das ist die Besonderheit der bürokratischen Anforderungen: Je enger die Irrenhaus-Direktoren ihre Insassen an die Leine nehmen wollen, desto kreativer werden diese darin, die Vorschriften zu umgehen. Die Prozessbürokratie beschwört Mauscheleien, Tricksereien und Tarnkonstruktionen herauf.

Das gilt auch im Außendienst. Von etlichen Verkäufern weiß ich, dass sie immer weniger Zeit mit dem Verkaufen verbringen, dafür umso mehr mit Umsatzprognosen, Berichtswesen und bürokratischen Erfordernissen - mit Prozessen eben.

Gemeuchelt: die Flexibilität der Firma, die Motivation der Mitarbeiter

Der Vertriebsmitarbeiter eines großen Konsumgüterherstellers beschreibt die Folgen so: "Wir müssen uns nach den vorgegebenen Plänen richten. Und wenn es eben heißt, dass ein Produkt bitteschön 30 Prozent unseres Umsatzes auszumachen habe, dann macht es halt 30 Prozent aus. Zur Not senkt man den eigenen Umsatz mit einem Nebenprodukt, das sich von der Provision ohnehin nicht rentiert. Damit die Relation stimmt."

Welch ein Irrsinn: Die Verkäufer, die das Geld reinholen, werden durch das Gängelband der Prozesse gebremst. Das ist so, als würde beim Fußball ein Torjäger damit beauftragt, nicht nur Tore zu schießen, sondern gleichzeitig seinen Laufweg, seine Schusstechnik und seine Trefferquote zu dokumentieren.

Die meisten Prozesse in den Irrenhäusern führen dazu, dass die Mitarbeiter immer weniger an ihre Kunden und immer mehr an den Prozess denken. Wer einen Kunden vergrault, hat nichts zu befürchten. Wer aber einen Prozess verletzt, muss mit schlimmsten Sanktionen rechnen.

"Der Prozess" von Franz Kafka endet damit, dass Josef K. am Vorabend seines 31. Geburtstags von zwei Herren mitgenommen und in einem Steinbruch "wie ein Hund" erdolcht wird. Die meisten Prozesse in den Unternehmen enden ebenfalls mit einem Todesurteil. Hingerichtet werden: die Flexibilität der Firma; und die Motivation der Mitarbeiter.

Was aber können Sie tun, um nicht selbst zu enden wie Josef K.? Wer sich den Wahnsinn kafkaesker Prozesse bei einem neuen Arbeitgeber nicht antun will, kann im Vorfeld auf verräterische Zeichen achten. Oft sind schon die Stellenanzeigen vielsagend. Haben Sie sich erstmal beworben, können sich viele weitere kleine Hinweise zeigen, die vom Wahnsinn hinter der schönen Firmenfassade künden.

Warnzeichen: So wittern Sie Chaos, Geiz, Ruppigkeit rechtzeitig

1. Wartezeit

Gut organisierte Unternehmen schicken Ihnen nach Eingang Ihrer Unterlagen einen Zwischenbescheid mit Auskunft, wie das Verfahren weitergeht. Wenn dagegen das Erste, was nach drei bis vier Wochen bei Ihnen eintrudelt, eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist - das womöglich auch noch übermorgen stattfindet -, können das Vorboten von Chaos und mangelnder Empathie gegenüber Mitarbeitern sein.

2. Ton des Briefes

Liest sich die Einladung zum Vorstellungsgespräch einladend? Oder wie eine gerichtliche Vorladung? Werden die Namen und Funktionen der Gesprächsteilnehmer genannt? Und bittet man Sie, bei Rückfragen anzurufen? Wenn nicht, kann der kühle Ton auf ein frostiges Arbeitsklima hinweisen.

3. Anreisekosten

Laut Bürgerlichem Gesetzbuch muss der Arbeitgeber die Anreisekosten des Bewerbers übernehmen. Doch einige Firmen setzen sich darüber hinweg und sagen im Einladungsbrief unverblümt: Wir tragen die Kosten nicht. Die erste Geste gegenüber Ihnen, dem Bewerber, ist also keine ausgestreckte Hand - sondern ein Schlag in die Magengrube. Offenbar zählt ein gesparter Cent mehr als der potenzielle Mitarbeiter. Wenn sich eine Firme in der Flirtphase schon so ruppig zeigt - wie soll das erst werden, wenn Sie eingestellt sind?

4. Gebäude-Innenansicht

Schauen Sie sich das Firmengebäude genau an. Wirkt es von außen modern und hochwertig, aber von innen altmodisch und billig? Solche Differenzen können eine Kluft zwischen Selbstdarstellung und Wirklichkeit signalisieren.

5. Tonlage der Mitarbeiter

Wie wirken die Mitarbeiter, die Ihnen auf den Gängen der Firma begegnen? Sieht man ihnen an, dass sie Spaß an der Arbeit haben? Nickt man Ihnen als Firmenfremdem zu? Oder werden sie - wie in einer Verdachtskultur üblich - misstrauisch als "Eindringling" beäugt? Dann scheint in der Firma ein Klima vorzuherrschen, das die Lebendigkeit und das Wachstum der Mitarbeiter nicht gerade fördert. Wollen Sie sich dieser Trauergemeinde wirklich anschließen?

6. Gehgeschwindigkeit

Achten Sie auf das Tempo, in dem die Mitarbeiter der Firma sich bewegen: Rennen sie über den Flur, als wäre der Teufel hinter ihnen her? Das könnte ein Zeichen für große Hektik sein - und dafür, dass dieser "Teufel" ihr Chef und seine Forke der Termindruck ist. Oder schleichen die Mitarbeiter wie Schlafwandler durch die Gänge? Das könnte von einer depressiven Grundstimmung in der Firma zeugen. Niedergeschlagenheit kann die Gehgeschwindigkeit bis um die Hälfte verlangsamen; das hat eine legendäre Studie in Marienthal am Beispiel von Arbeitslosen nachgewiesen.

7. Pünktlichkeit

Beginnt Ihr Gespräch zur angesetzten Zeit? Oder lässt man Sie warten? Wenn Sie den Besprechungsraum betreten: Sind alle Teilnehmer dort? Oder eilen sie erst jetzt aus allen Himmelsrichtungen zusammen? Auch wenn der letzte Teilnehmer erst während des Gespräches hinzustößt, kann das ein Zeichen für Hektik, für hohen Arbeitsdruck und für mangelnden Respekt Ihnen - also Mitarbeitern - gegenüber sein.

8. Ton gegenüber Untergebenen

Achten Sie genau darauf, ob der freundliche Chef, der Ihnen aus dem Mantel hilft, seinen Mitarbeitern gegenüber genauso auftritt. Wie behandelt er die Sekretärin, die den Kaffee serviert? Bedankt er sich? Beachtet er sie überhaupt? Gerade gegenüber Untergebenen, die im Irrenhaus schon festsitzen, zeigen die Direktoren ihr wahres Gesicht, ohne es selbst zu merken. Jede Unfreundlichkeit, jede kühle Tonlage gibt Ihnen einen Ausblick, was Sie selbst erwartet. Nicht selten ist ein solcher Vorgesetzter keine Ausnahme - sondern das Produkt einer menschenfeindlichen Firmenkultur.


Der Beitrag ist ein gekürzter Auszug aus Martin Wehrles neuem Buch "Ich arbeite in einem Irrenhaus - vom ganz normalen Büroalltag".

URL:


© SPIEGEL ONLINE 2011
Alle Rechte vorbehalten
Vervielfältigung nur mit Genehmigung