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Desk-Sharing Ist hier noch ein Schreibtisch frei?

Weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter zu haben, spart Kosten, bedeutet für den Einzelnen aber auch Stress. Wie Desk-Sharing funktioniert - und wie nicht.
Tisch, wo bist du? Beim Desk-Sharing planen Unternehmen mit weniger Arbeitsplätzen, als sie Mitarbeiter haben

Tisch, wo bist du? Beim Desk-Sharing planen Unternehmen mit weniger Arbeitsplätzen, als sie Mitarbeiter haben

Foto: ferrantraite/ Getty Images

Weniger Vorgaben, mehr Freiheiten und mehr Verantwortung - unter dem Schlagwort New Work krempeln derzeit viele Chefs ihre Firmen um. Sie lassen ihre Mitarbeiter entscheiden, wo und wann sie arbeiten möchten, machen Gehälter transparent oder schaffen Hierarchien ab. Wie sieht New Work im Alltag aus? Das erfahren Sie in unserer Serie.

Nach drei Tagen kamen die ersten Beschwerden, nach fünf Tagen erklärte Christian Elsner das Desk-Sharing-Experiment für gescheitert. Bei der von ihm mitgegründeten Norisk Group arbeiten 65 Mitarbeiter am Auf- und Ausbau von Onlineshops und deren Vermarktung. Zur Arbeit brauchen sie eigentlich nur einen Laptop. Trotzdem kam Desk-Sharing nicht gut an. 

"Wir hatten gedacht, die freie Wahl des Arbeitsplatzes würde zu einem besseren Austausch und besserer Zusammenarbeit führen, aber das Gegenteil war der Fall", sagt er. "Die Leute haben ihr gewohntes Umfeld vermisst, ihren Stiftebecher, das Familienfoto, den speziellen Blickwinkel zum Fenster." 

Desk-Sharing, Schreibtischteilen, heißt, dass ein Arbeitsplatz von mehreren Menschen genutzt wird. Die Idee dahinter ist bestechend: Wer jeden Tag an einem anderen Schreibtisch sitzt, lernt mehr Kollegen kennen, kann sich leichter vernetzen, schneller entscheiden - und spart seiner Firma Geld. 

Denn Büroraum ist teuer, und viele Schreibtische sind oft verwaist. In Konzernen lässt sich bis zu ein Drittel der Büroflächen einsparen, haben Experten schon Ende der Neunzigerjahre errechnet, weil viele Mitarbeiter so oft in Meetings oder auf Geschäftsreisen sind, dass ihre Plätze in ihrer Abwesenheit anderweitig genutzt werden könnten. 

Gut fürs Budget, schlecht für die Stimmung

"Wie im Schwimmbad-Umkleideraum haben die Angestellten Schränke für persönliche Dinge. Für vertrauliche Gespräche oder Telefonate stehen bei IBM schalldichte Kabinen zur Verfügung, die wegen der Rundumverglasung vom Boden bis zur Decke auch Aquarien genannt werden", so berichtete der SPIEGEL schon vor 16 Jahren über den damals noch neuen Trend mit dem Hinweis: "Die Flexibilität kann sich auch negativ auf die Stimmung des Personals auswirken."

Obwohl Desk-Sharing für viele Mitarbeiter in Konzernen wie IBM, Microsoft, Siemens, der Deutschen Bank oder der Lufthansa mittlerweile zum Arbeitsalltag gehört und immer mehr Firmen nachziehen, ist das Schreibtischteilen in der Praxis oft schwieriger als gedacht. Das musste auch Christian Elsner lernen.

Nach nur einer Woche verabschiedete sich seine Firma vom Desk-Sharing - und hat nun sogar mehr Arbeitsplätze als Mitarbeiter, damit sich Teams schnell zusammensetzen können. "Desk-Sharing spart Kosten, aber um welchen Preis?", sagt Elsner. "Wer jeden Morgen mit seinem Container durchs Großraumbüro rennt, um sich den besten Arbeitsplatz zu sichern, und am Ende dort sitzen muss, wo er oder sie sich gar nicht wohlfühlt, wird weniger produktiv sein."

Chefbüros bergen das größte Sparpotenzial

Das Konzept sei nicht für jeden Mitarbeiter und jedes Unternehmen geeignet, bestätigt Inga Dransfeld-Haase, Präsidentin des Bundesverbandes der Personalmanager und Personalleiterin bei Nordzucker.

Das Nordzucker-Büro in Kopenhagen zieht demnächst um, eine Umstellung auf Desk-Sharing schien aus Unternehmenssicht attraktiv, aber: "Nach Befragung der Mitarbeiter haben wir entschieden: Es bleibt bei festen Arbeitsplätzen", sagt Dransfeld-Haase. "Für die Belegschaft wäre ein täglicher Schreibtischwechsel zu viel."

Das größte Kostensparpotenzial gibt es ohnehin bei den Arbeitsplätzen von Führungskräften. Stephen Derr, Vorstand der Steelcase AG, die Büroeinrichtungen herstellt, rechnet vor: "Nehmen wir an, ein Abteilungsleiter hat ein 40 Quadratmeter großes Büro. 60 Prozent seiner Arbeitszeit verbringt er in Meetings, auf Reisen oder ist im Urlaub. Dann sind rechnerisch 16 Quadratmeter dauerhaft nicht genutzt.

Podcast "Arbeitspioniere: Gelebte New-Work-Modelle"
Sebastian Lindemann, Head of Communications & Events bei Philips, im Gespräch mit Sandrina Lorenz

Sebastian Lindemann, Head of Communications & Events bei Philips, im Gespräch mit Sandrina Lorenz

Foto: manager magazin

Für die dritte Folge unserer neuen Podcast-Reihe "Arbeitspioniere" hat Sandrina Lorenz unter anderem mit Sebastian Lindemann gesprochen. Er ist Leiter der Kommunikation bei Philips und erklärt, wie Desk-Sharing in seiner Firma funktioniert.

Das Thema Desk-Sharing könne man von zwei Seiten betrachten, sagt Derr: Als ein Beispiel für "Ich bekomme etwas weggenommen, nämlich meinen persönlichen Schreibtisch" oder als "Ich gewinne etwas dazu, nämlich Bewegungsfreiheit und Auswahlmöglichkeiten". Auch er selbst habe keinen festen Schreibtisch mehr - und sei froh darüber.

"Ich suche mir den gerade zu meiner Arbeit passenden Arbeitsplatz", sagt Derr. Für ein Telefonat wähle er zum Beispiel eine gemütliche Couch, auf der er auch mal die Füße hochlege. Für die Vorbereitung einer Preisverhandlung setze er sich an einen Schreibtisch in einem ruhigen Raum. Und nach dem Urlaub wähle er einen zentralen Platz, an dem ihn alle sehen können. "So kann ich mit meiner Präsenz spielen und meinen Mitarbeitern signalisieren, in welcher Arbeitsphase ich gerade bin", sagt er.

Bei Steelcase werden die Schreibtische nach dem "First come, first serve"-Prinzip vergeben. „Als belegt gilt ein Platz immer nur so lange, wie jemand dort sitzt“, sagt Derr. "Schreibtische mit Fotos oder Pflanzen zu markieren wie Liegen mit Handtüchern, so etwas gibt es bei uns nicht mehr."

Fazit

Desk-Sharing spart Kosten, kann die Kommunikation fördern und das Vernetzen vereinfachen, fordert die Mitarbeiter aber auch emotional: Manche Menschen brauchen eine vertraute Umgebung, um ihr Potenzial voll entfalten zu können. Ihnen sind Fotos ihrer Liebsten auf dem Schreibtisch wichtig, sie wollen jeden Tag denselben Weg zur Kaffeemaschine nehmen und sehen für sich selbst keine Vorteile im Schreibtischteilen. Aber selbst wenn alle Mitarbeiter sich für das Konzept begeistern lassen, stehen erst noch weitere Ausgaben an: Es müssen Räume geschaffen werden, wo vertrauliche Gespräche geführt und brisante Akten aufbewahrt werden können, und solche, in denen sich alle regelmäßig treffen, damit das Teamgefühl erhalten bleibt, auch wenn alle im Haus verstreut sitzen. 

Tipps für Firmen, die Desk-Sharing einführen wollen

  • Kommunizieren Sie offen, was Sie sich von Desk-Sharing erhoffen, und fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie dazu stehen. In einem Start-up reicht für diesen Austausch ein gemeinsamer Kaffee, in größeren Firmen sollte es eine Mitarbeiterbefragung sein. Und in Konzernen muss ohnehin zusätzlich der Betriebsrat eingebunden werden.

  • Seien Sie nicht enttäuscht, wenn das Ergebnis dieses Dialogs ergibt, dass die Mehrheit Ihrer Mitarbeiter weiterhin feste Schreibtische haben will. Überlegen Sie stattdessen, wie sich die Firma weiterentwickeln kann in die von Ihnen angestrebte Richtung. 

  • Schauen Sie sich Ihr Büro kritisch an: Passt die Architektur zu dem neuen Konzept? Wenn die Arbeitsplätze über fünf Etagen auf Einzelbüros verteilt sind, muss erst mal umgebaut werden. Bieten Sie unterschiedliche Arbeitsorte für unterschiedliche Tätigkeiten an.

  • Lassen Sie das neue Konzept erst von Freiwilligen testen. Wenn diese überzeugt sind, werden sie als Botschafter das ganze Team mitziehen.

  • Vermeiden Sie einen ruckartigen Wechsel, stellen Sie lieber einen Teilbereich nach dem anderen auf Desk-Sharing um.

  • Gehen Sie mit gutem Beispiel voran! Kostensparpotenzial gibt es vor allem bei den Büros von Führungskräften.

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