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Gelungenes Onboarding So unterstützen Sie Ihre neuen Mitarbeiter

Die erste Zeit in einem Unternehmen ist eine kritische Phase. Wie gelingt es, neue Mitarbeiter gut einzubinden? Hier die besten Tipps von Profis.
Herzlich willkommen: Wenn der neue Kollege kommt, sollte vieles schon organisiert sein

Herzlich willkommen: Wenn der neue Kollege kommt, sollte vieles schon organisiert sein

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valentinrussanov/ Getty Images

“Ein Monatsgehalt extra, wenn Sie uns verlassen!” Diese Offerte macht der US-Schuhhändler Zappos neuen Mitarbeitern zum Ende ihrer Einarbeitungsphase – um sicherzugehen, dass nur solche Menschen im Unternehmen bleiben, die dort auch wirklich bleiben wollen. Denn: Fehlbesetzungen sind auf Dauer teurer. Vier Wochen lang dauert der Onboarding-Prozess bei Zappos, schreibt Personalchefin Hollie Delaney in einem Buch, das die Erfahrungen von 40 verschiedenen Zappos-Mitarbeitern bündelt ; dabei gehe es vor allem darum, herauszufinden, ob die gemeinsamen Werte übereinstimmen.

Gutes Onboarding bedeutet aber natürlich nicht nur, die Falschen loszuwerden, sondern vor allem, die Richtigen zu unterstützen. Wie erleichtert man den Start und schafft ein Wir-Gefühl? Peinlich oft scheitert es an kleinen, sehr vermeidbaren Dingen: Die Neue steht vor einem leeren Tisch, Online-Zugänge funktionieren nicht, die Einweisung ist miserabel vorbereitet und an der Tür pinnt noch das Namensschild der Vorgängerin. “Da werden für viel Geld Kandidaten angeworben, und man hilft ihnen nicht, die PS so früh wie möglich auf die Straße zu bringen“, sagt Doris Brenner, Personalentwicklerin und Karrierecoach.

Früh kann auch heißen: sehr früh. Tim Campos, bis vor drei Jahren Chief Information Officer bei Facebook, legte Wert darauf, dass das Onboarding neue Leute schon in den ersten 45 Minuten produktiv macht – hier werde der Grundstein für ein langfristiges Interesse an der Firmenkultur gelegt. Nach der ersten Dreiviertelstunde haben Bewerber dann aber Zeit, ihren Weg zu finden. Legendär ist das sechswöchige Bootcamp für Entwickler, die zunächst keinem festen Team zugeordnet werden, sondern einfach anfangen zu arbeiten und das Unternehmen von Grund auf kennenlernen, ehe sie sich für eine Abteilung entscheiden.

Vorbereitung senkt das Risiko von kurzfristigen Absprüngen

Gutes Onboarding beginnt schon lange vor dem ersten Arbeitstag. Eine Umfrage der Haufe Group unter mehr als 600 Personalverantwortlichen deutscher Firmen zeigte: Ein knappes Drittel der Unternehmen hatte damit zu kämpfen, dass Bewerber bereits zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag wieder absprangen. Da kann es helfen, die neuen Mitarbeiter beim „Pre-Boarding“ schon sehr früh ins Unternehmen einzubinden.

Wenn das gelingt, kann es am Start trotzdem noch haken. „Für das Unternehmen ist der erste Tag eines neuen Kollegen ja ein normaler Arbeitstag, für den Betreffenden aber ein sehr besonderer Tag mit sehr hoher Bedeutung", sagt Brenner. “Ist etwa der Arbeitsplatz noch nicht eingerichtet, ist das verheerend, weil es zeigt: Die wollen mich gar nicht richtig.“ Eine funktionierende Arbeitsumgebung ist das Minimum, aber damit ist es nicht getan. Der oder die Neue muss mit den eigenen Werten andocken, um gute Arbeit leisten zu können.

Onboarding-Tools

Digitale Helfer fürs Onboarding gibt es einige. Hier sind einige der gängigen Tools, wobei viele Firmen auch eigene Lösungen haben:

Elearnio: Das Start-up bietet seit 2018 vor allem Lösungen für Unternehmen bis 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Interaktive Inhalte und Videos sollten schon im Vorfeld die Eingliederung erleichtern, spielerische Module ("Gamification") Lust machen auf messbare Lerninhalte. Kosten: Je nach Unternehmensgröße zwischen 249 und 899 Euro im Monat.

Talmundo: Schon zwei Monate vor dem ersten Arbeitstag und drei Monate danach werden neue Mitarbeiter durch Pre- und Onboarding geführt – unter anderem mit der Hilfe eines Chatbots. Die Inhalte: einfaches Feedback mit Smiley-Bewertungen, Quizze, Videobotschaften und strukturierte Lernblöcke; die Plattform ist für Mobilgeräte optimiert und cloudbasiert. Die Kosten variieren.

Haufe MyOnboarding: To-do-Listen für Kollegen, Fachabteilungen oder Führungskräfte; Inhalte wie Events, Lernblöcke und Umfragen für Neue werden gezielt und je nach Stelle individuell freigeschaltet, damit nicht zu viele Informationen auf einmal verwirren. Die Kosten variieren.

Personio: Das HR-Tool bietet auch Onboarding-Funktionen: Aufgaben bei der Einarbeitung sind zentral einsehbar, Verantwortliche werden automatisch an ihre Aufgaben erinnert. Es gibt Pläne und automatisierte Begrüßungen. Die Kosten belaufen sich je nach Größe und Funktionsumfang von niedrig dreistelligen Eurobeiträgen bis zu höher vierstelligen.

Intranet-Tools oder Onboarding-Apps (siehe Kasten oben) können bei der Orientierung und beim Netzwerken im Unternehmen helfen. Laut der obigen Umfrage nutzt jedoch nur ein gutes Zehntel der Firmen eine Software-Unterstützung. Ohnehin ersetze aber nichts den intensiven persönlichen Dialog, sagt Brenner. Am besten hole die direkte Führungskraft wöchentlich Rückmeldung ein, wie es laufe. Ein Berufsanfänger habe dabei andere Bedürfnisse als eine gestandene Führungskraft: „Einsteiger brauchen Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen mit vergleichbarem Verantwortungsbereich, methodische Tools und konkrete Hilfestellungen“, sagt Brenner. Führungskräfte brauchen eher jemanden, der ihnen den Rücken freihält – etwa ein Dienstleister, der sich um Organisatorisches rund um den Umzug kümmert. Auch ein Coach kann sinnvoll sein. 

Die größten Probleme: enttäuschte Erwartungen und unklare Rollen

„Unternehmen mit einer ausgeprägten Kultur, der Idee, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter länger binden und entwickeln zu wollen, tun gut daran, Onboarding längerfristig anzulegen“, sagt Klaus Moser, Professor für Wirtschafts- und Sozialpsychologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg. Ein solcher Prozess könne auch über Jahre andauern, etwa bei längerfristigen Mentorenprogrammen. Moser sieht zwei zentrale Probleme beim Onboarding-Prozess: Erwartungsenttäuschung und Rollenunklarheit. „Ich denke an das Beispiel eines Hochschulabsolventen, dem im Bewerbungsgespräch vor allem deutlich gemacht wird, dass ‚Teamfähigkeit‘ so wichtig sei, und der dann erlebt, dass er pro Woche höchstens eine Stunde jemanden aus dem Team sieht und ansonsten auf sich allein gestellt arbeitet.“

Entscheidend ist der Schritt vom Ich zum Wir

Mangelndes Feedback werde oft als Defizit reklamiert; allerdings gehe es manchmal auch elementarer darum, was der oder die Neue denn überhaupt machen soll, oder ob Eigenständigkeit gewünscht sei. „Die Frage nach Feedback meint auch, Anerkennung und Aufmerksamkeit zu erfahren. Führen per E-Mail ist dann eben gerade keine gute Idee“, gibt Moser zu bedenken. Wer als Chef wissen wolle, ob es gut laufe, solle nicht von Problemen sprechen, sondern lieber fragen, wie klar denn verschiedene Dinge seien.

Drei Phasen des Onboarding

Orientierung: Am Anfang geht es vor allem um pragmatische Dinge: Wer bearbeitet die Reisekosten? Wo geht es zur Kantine? Auch das Kennenlernen von Umfeld und Aufgaben ist elementar. Die Firma sollte hierfür klar definierte Standards haben: Der Rechner muss fertig konfiguriert sein, alle Informationen und Kontakte müssen bereitstehen. Dabei können digitale Tools hilfreich sein – entweder im Intranet oder als eigene App, die die Mitarbeiter durch die erste Zeit führt. Vorteil: Hier kann gleich eine Feedback-Funktion eingebaut werden.

Integrations- und Lernphase: Nach ein bis zwei Wochen werden ein Pate oder eine Patin wichtig, die den Neuen oder die Neue unterstützt, damit er oder sie sich seine Aufgaben gut erschließen kann und die Möglichkeit hat, schnell und unkompliziert Fragen beantwortet zu bekommen und sich in das Team einzufinden.

Stabilitäts- und Akzeptanzphase: Nach zwei bis drei Monaten sollte der oder die Neue als vollwertiges Mitglied im Team angekommen sein.

Wie aber erkennt man, ob das Onboarding geklappt hat? „Das hängt davon ab, welche Ziele man definiert“, so Moser. Wenn man nicht nur auf Fachliches, sondern auf eine Verbundenheit zum Unternehmen abziele, seien es gute Zeichen, „wenn neue Mitarbeiter von ‚wir‘ sprechen, anderen davon erzählen, in was für einem tollen Unternehmen sie arbeiten oder sich ärgern, wenn etwas Negatives über das Unternehmen in der Presse steht.“

Der Schritt vom Ich zum gemeinsam erlebten Wir reicht weit über den Onboarding-Prozess hinaus – aber Fehler in dieser frühen Phase sind später sehr schwer zu beheben. Unternehmen, die von Anfang an positive Signale setzen wollen, beginnen damit am besten schon vor dem ersten Arbeitstag des oder der Neuen. Coach Brenner rät: „Schicken Sie zwei oder drei Wochen vorher einen netten Brief und einen Blumenstrauß. Diese 20 oder 30 Euro sind sehr gut investiert, weil der oder die Neue gleich mit einer positiven Stimmung kommt.“

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