So geht Arbeit Was steht in meiner Personalakte?

"Das kommt in Ihre Personalakte!" Ist das wirklich eine Drohung? Das sollten Sie über Ihren Datenschatz beim Chef wissen.

Blühendes Eigenleben: Besuchen Sie doch mal Ihre Personalakte

Blühendes Eigenleben: Besuchen Sie doch mal Ihre Personalakte

Von


Sie haben ein Problem:

Sie haben sich mit Ihrem Abteilungsleiter gezofft. Im Eifer des Gefechts drohte der: "Mir reicht's jetzt, das kommt in die Personalakte." So, wie Sie ihn kennen, beruhigt der sich schon wieder. Aber Sie fragen sich: Was hat es mit dieser Personalakte eigentlich auf sich? Was steht da drin? Und kann die mir schädlich werden?

Das könnte helfen:

Schauen Sie doch einfach rein. Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen, im Prinzip wann und so oft er will - so lange er mit diesem Anspruch die Personalabteilung nicht von ihrer übrigen Arbeit abhält.

In der Mehrzahl der Fälle ist das nicht aufregend. Eine Personalakte gibt es praktisch über jeden, der irgendwo angestellt ist. Trotzdem ist die Frage, was da drinsteht, völlig berechtigt. Denn sollte es mal zum Streit mit der Firma kommen, kann der Inhalt der Akte eine Rolle spielen.

In manchen Firmen handelt es sich tatsächlich noch um einen Aktenordner, meist aber liegen die Daten elektronisch vor. So oder so, es gehören nur Informationen hier rein, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Dazu gehört

  • der Arbeitsvertrag,
  • Belege über Fortbildungen
  • und bei ausländischen Arbeitskräften die Arbeitserlaubnis.
  • Meist wird auch der Lebenslauf hier abgeheftet, mit dem Sie sich beworben haben.

Und wenn sie mal eine Abmahnung bekommen haben, dann findet die sich auch hier. Zumindest wenn sie nicht zu lange zurückliegt. Denn lässt ein Arbeitnehmer sich länger nichts zu Schulden kommen, sollte eine Abmahnung wieder gelöscht werden. Allerdings gehen die Meinungen auseinander, was ein sinnvoller Zeitraum dafür ist. Drei Jahre ist eine Spanne, die viele Personaler und Juristen sinnvoll finden, rechtsverbindlich ist sie aber nicht.

Worauf müssen Sie achten?

Wenn Sie schon einen Blick reinwerfen: Es gibt ein paar handfeste Regeln, was der Arbeitgeber nicht in der Personalakte speichern darf. Das ist alles, was eindeutig zu Ihrer Privatsphäre gehört, etwa Hobbys, Reiseziele oder Facebook-Einträge. Tabu sind außerdem Informationen über Ihre Krankentage und Krankheitsgründe. Behandlungsprotokolle des Betriebsarztes haben dort ebenfalls nichts zu suchen, sie unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht.

Einfach so mal aufschreiben, was irgendeinem Abteilungsleiter nicht gepasst hat, geht eigentlich auch nicht: Entweder Ihr Verhalten rechtfertigt eine Abmahnung oder nicht. Dann aber ist der Eintrag auch für Sie juristisch überprüfbar.

Denn unberechtigte Abmahnungen gehören nicht in die Akte. Darauf sollten Sie achten, denn Abmahnungen können als Kündigungsgründe verwendet werden. Wenn Sie so ein Ding loswerden wollen, der Chef sich aber sperrt, sollten Sie mit einem Anwalt sprechen. Der entscheidet zusammen mit Ihnen, ob es sich lohnt, deswegen vor Gericht zu ziehen. Oder ob es nicht besser ist, eine Gegendarstellung zu schreiben, in der Sie den angemahnten Sachverhalt richtigstellen. Und diese Gegendarstellung muss dann auch der Akte beigefügt werden.

Und sonst so?

Zwei Dinge sollten Sie noch wissen. Es ist klar, dass die Firma solche Daten wie einen Schatz hüten muss. Vor allem bei digitalen Akten spielt das eine Rolle. Je nach Art der Datenverarbeitung muss ab zehn oder zwanzig Mitarbeitern ein Datenschutzbeauftragter im Betrieb ernannt werden. Der soll darüber wachen, dass die Firma alles nötige tut, um die Mitarbeiterdaten zu schützen. Und darüber, dass sie nicht mehr Daten erhebt als nötig sind.

Und zweitens gibt es auch immer wieder Arbeitgeber, die die Akte nicht vorzeigen wollen, Vorschriften hin oder her. Dann sollten Sie ihm eine Frist setzen, schriftlich. Und sich die Absage begründen lassen. Hilft das alles nichts, ist das ein Fall für den Betriebsrat, so Sie einen haben. Oder für einen Juristen.

© SPIEGEL ONLINE 2016
Alle Rechte vorbehalten
Vervielfältigung nur mit Genehmigung


TOP
Die Homepage wurde aktualisiert. Jetzt aufrufen.
Hinweis nicht mehr anzeigen.