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Carmen Michaelis

Tipps von der Karriereberaterin Hilfe, ich kann meine innere To-do-Liste nicht abstellen

Carmen Michaelis
Ein Gastbeitrag von Carmen Michaelis
Ein Gastbeitrag von Carmen Michaelis
Yvonne arbeitet in Teilzeit. Nach der Arbeit kann sie nicht loslassen – weil sie das Gefühl hat, zu wenig geschafft zu haben. Wie kann sie sich besser organisieren?
Foto: Kniel Synnatzschke / DEEPOL / plainpicture
Zur Autorin

Carmen Michaelis war zehn Jahre Führungskraft in einem Unternehmen, zuletzt stellvertretende Geschäftsführerin. Seit 2004 arbeitet sie selbstständig als Coach, Trainerin und Moderatorin für Unternehmen. E-Mail an karriere.leserpost@spiegel.de schreiben   Stichwort Carmen Michaelis 

Yvonne, 33 Jahre, fragt: »Nach der Elternzeit habe ich angefangen, in Teilzeit zu arbeiten – täglich fünf Stunden. Aber mir fällt es schwer, pünktlich den Laptop zuzuklappen. Ich denke oft: Ach, diese Aufgabe könnte ich doch noch prima schnell erledigen. Manchmal mache ich das auch, vor allem wenn ich das Gefühl habe, noch nicht genug geschafft zu haben – zu häufig Tee getrunken, zu viele Meetings oder zu häufig privat mit den Kolleginnen und Kollegen gequatscht. Dann ärgere ich mich im Nachhinein, weil das ja nicht der Sinn von Teilzeitarbeit ist. Erledige ich die Aufgaben aber nicht, denke ich nachmittags noch an sie und habe meine To-do-Liste im Hinterkopf. Wie schaffe ich es, mich besser zu organisieren? Und richtig abzuschalten?«

Liebe Yvonne,
greifen Sie zunächst beherzt zum Taschenrechner und ermitteln Sie die Diskrepanz zwischen Ihrem jetzigen Gehalt und dem als Vollzeitkraft. Ich vermute, der Unterschied ist erheblich? Teilzeit ist eben auch Teilgehalt. Und deshalb machen Sie sich bitte stets bewusst, dass Ihr Anspruch an die zu erfüllenden Aufgaben angepasst werden muss. Es erwartet Sie im Anschluss an den Job ja noch so einiges. Pflastern Sie für ein paar Tage doch mal Ihren Kühlschrank mit Post-its Ihrer Aufgaben als Mutter. Na, beeindruckt?

Studien zeigen, dass Menschen in Teilzeit höchst effektiv arbeiten und im zeitlichen Vergleich mehr schaffen als die Kolleginnen und Kollegen in Vollzeit. Sie arbeiten oft ohne Pause oder private Gespräche. Das schlechte Gewissen, nicht mehr so viel zu schaffen wie früher, ist dafür ein Antreiber. Doch: Pausen und Sozialkontakte gehören zu Ihrem Arbeitsalltag dazu und sind notwendig. Gestehen Sie sich zu, dass Sie wie alle anderen das Recht auf diese Momente haben. Die Krux dabei: Natürlich stehen Ihnen weniger Stunden zur Verfügung und jede Pause, jedes Gespräch wiegt anteilig zu Ihren fünf Stunden schwerer.

Nutzen Sie die 1-2-3-Struktur

Eine stringente Struktur ist deshalb für Sie unerlässlich, um das zu schaffen, was Sie sich vorgenommen haben und was leistbar ist. Ein Blick auf den Umfang: Entspricht Ihre Aufgabenmenge Ihrer Arbeitszeit? Wenn nein, unterziehen Sie Ihr Aufgabenportfolio einer Überprüfung, gegebenenfalls mithilfe von Kolleginnen oder Ihrer Führungskraft und verhandeln Sie eine Anpassung.

Wenn das Aufgabenpensum passt, hier ein Vorschlag zur Vorgehensweise, um gut durch Ihren Arbeitstag zu kommen.

Starten Sie den Arbeitstag mit der Priorisierung Ihrer Aufgaben mithilfe der 1-2-3 Struktur:
Die eine wichtigste Aufgabe des Tages
Die zwei wichtigen Aufgaben, die auch erledigt werden müssen
Die drei kleineren Aufgaben, die Sie erledigen sollten, aber nicht müssen

Arbeiten Sie mit einem festen System die Aufgaben ab. Stellen Sie alle Störquellen wie Benachrichtigungssignale oder Handy während der Erledigung ab. Gönnen Sie sich einen Geräusche unterdrückenden Kopfhörer, um sich besser nach außen abzuschirmen.

Nutzen Sie die Pomodoro-Methode

Für einen strukturierten und fokussierten Arbeitsrhythmus hat sich die Pomodoro-Methode bewährt. Sie verdankt ihren Namen dem Küchenwecker in Form einer Tomate und wurde von einem italienischen Studenten namens Francesco Cirillo entwickelt. Damit er sich während seiner Prüfungsvorbereitungen nicht von seinen eigentlichen Aufgaben ablenken ließ, entwickelte er ein Vorgehen, das viele Menschen bis heute erfolgreich nutzen. Der Kerngedanke: konzentriertes Arbeiten in Intervallen von 25 Minuten, mit kurzen Pausen. 25 Minuten deshalb, weil es ein Zeitraum ist, der ausreicht, um etwas wegzuschaffen ohne sich zu verzetteln. Die Zeiten werden über einen Wecker genau gestellt:

So geht's:

  1. Erste Aufgabe aus der 1-2-3 Struktur schriftlich formulieren

  2. Timer/Wecker bereitstellen und jeweils die Zeiten einstellen. Noch einfacher geht es mit https://tomato-timer.com/ 

  3. Session beginnt:

  4. Erste Pomodoro Einheit: 25 Minuten ohne Störungen arbeiten

  5. Fünf Minuten Pause

  6. Zweite Pomodoro Einheit: 25 Minuten ohne Ablenkungen arbeiten

  7. Fünf Minuten Pause

  8. Dritte Pomodoro Einheit: 25 Minuten konzentriert arbeiten

  9. Fünf Minuten Pause

  10. Vierte Pomodoro Einheit: 25 Minuten fokussiert arbeiten

  11. 15 Minuten Pause

Sie können die Zeiten für sich anpassen, doch folgen Sie der Struktur von festen Intervallen und störungsfreiem Arbeiten. Behalten Sie dieses Vorgehen für mindestens sechs Wochen bei. Diese Zeit wird mindestens benötigt, ehe daraus Routine wird.

Um Ihren Kopf für den Nachmittag freizubekommen, führen Sie ein festes Ritual für den Tagesabschluss ein. Nehmen Sie sich dafür zehn Minuten Zeit und tragen Sie sich den Termin »Abschluss« in Ihren Kalender ein. Würdigen Sie, was Sie alles geschafft haben, und haken Sie Ihre fertigen To-dos ab. Schreiben Sie Ihre Aufgaben für den nächsten Tag auf. Aktivieren Sie Ihren Abwesenheitsassistenten. Dann PC aus, Schreibtisch aufräumen, Licht aus, Tür zu.

Sollten Sie im Homeoffice arbeiten, stellen Sie sich bitte bildlich vor, Sie verlassen Ihr Büro im Unternehmen, und führen Sie dasselbe Prozedere durch. Ersetzen Sie den im Homeoffice fehlenden Arbeitsweg und gehen Sie einmal um den Block, um Abstand zur Arbeit zu gewinnen.

Ob Büro oder Homeoffice: Probieren Sie es mal und streifen Sie auf der Fußmatte vor der Haustür alles ab, was Sie für den Tag hinter sich lassen wollen.

Liebe Yvonne, zum Abschalten nach einem Arbeitstag gehören auch kleine Momente für Sie selbst. Ein Song, der Sie aktiviert, der Cappuccino in Würde, zehn Minuten Füße hoch und in den Himmel schauen. Investieren Sie hier die Zeit, die Sie mit der neuen Arbeitsweise gewinnen, und gehen Sie dann entspannter in die Zeit mit Ihrer Familie.