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Carmen Michaelis

Tipps von der Karriereberaterin Wie schaffe ich es endlich, Nein zu sagen?

Carmen Michaelis
Ein Gastbeitrag von Carmen Michaelis
Ein Gastbeitrag von Carmen Michaelis
Kannst du mal eben schnell...? Immer wieder kommen Kollegen mit solchen Bitten. Hier sind zehn elegante Antworten, um lästige Gefallen abzuwimmeln - und dann Zeit für die wirklich wichtigen Anliegen zu haben.
Nett bleiben, aber nicht doof sein: Nein sagen gegenüber Kollegen ist schwierig

Nett bleiben, aber nicht doof sein: Nein sagen gegenüber Kollegen ist schwierig

Foto: Portra/ Digital Vision/ Getty Images

Andreas (53): Ich arbeite seit 20 Jahren im Rechnungswesen eines größeren Unternehmens. Da ich am längsten in der Abteilung bin, geht bei mir vieles schneller und routinierter, sodass meine Kollegen mich häufig bitten, "eben mal kurz" die Mail zu verfassen oder den Kunden anzurufen. Eigentlich müssten sie das selbst können. Ich helfe dann immer, und ärgere mich später darüber. Wie schaffe ich es, besser Nein zu sagen, ohne meine Kollegen zu verärgern oder zu enttäuschen?

Zur Autorin

Carmen Michaelis war zehn Jahre Führungskraft in einem Unternehmen, zuletzt stellvertretende Geschäftsführerin. Seit 2004 arbeitet sie selbstständig als Coach, Trainerin und Moderatorin für Unternehmen. E-Mail an karriere.leserpost@spiegel.de schreiben   Stichwort Carmen Michaelis 

Lieber Andreas,

Ihre Erfahrung und Expertise sind ein großer Gewinn für Ihr Team. Einen Kollegen wie Sie hat jeder gerne in seiner Abteilung: Immer auskunftsfähig und bereit zu unterstützen. Das verführt den einen oder anderen, Aufgaben bei Ihnen abzuladen. Erst recht dann, wenn Sie kein Signal, kein "Nein" senden, dass es Ihnen nicht passt oder zu viel ist.

Sie haben es selbst in der Hand, zu was und wem Sie "Nein" sagen. Entscheiden Sie selbst, ob Sie:

  • Nein sagen zu kleineren Wünschen und Anfragen, die Sie von Ihren eigenen Aufgaben und Bedürfnissen ablenken.

  • Nein sagen zu Dienstleistungen, die nicht in Ihren Aufgabenbereich gehören.

  • Nein sagen zu Anfragen aus Bequemlichkeit.

  • Nein sagen zu unsinnigen oder weniger wichtigen Anfragen.

Sie schreiben, Sie sind zunehmend verärgert. Ihr Ärger ist ein guter Antreiber, etwas zu unternehmen. Warten Sie nicht darauf, dass die Kolleginnen und Kollegen es tun. Die Veränderung beginnt bei Ihnen und Ihrer Reaktion. Vielen ist vermutlich nicht einmal bewusst, was sie mit ihrem Verhalten auslösen. Durch einige, wenige Änderungen in Ihrem Auftreten, die Sie ab morgen umsetzen können und dann konsequent beibehalten, werden die Kolleginnen und Kollegen sensibilisiert - und sie werden ihr Verhalten ändern.

Vermutlich resultiert Ihr Ärger auch aus Ihrer Schwierigkeit, "Nein" zu sagen und in die "Gefälligkeitsfalle" zu tappen. Sie ärgern sich über sich selbst. Ein Blick auf Ihren Anteil lohnt:

Warum ist es Ihnen wichtig, gefragt zu werden? Ist es die Anerkennung, das Unentbehrlichsein? Was verlieren Sie, wenn Sie nicht immer zur Verfügung stehen? Was kann schlimmstenfalls passieren, wenn Sie die Bitte ablehnen und wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass es so sein würde?

Ihrer Reputation wird es nicht schaden, wenn Sie Ihre Verfügbarkeit einschränken. In der Regel unterstützen ein wenig mehr Abgrenzung und Abstinenz das Renommee und bringen mehr Anerkennung und Respekt, als wir denken. Bevor Sie auf eine Anfrage reagieren, führen Sie eine kurze Situationsanalyse durch. Das gibt Ihnen den ersten Hinweis für Ihre Antwort. Diese Fragen können Ihnen helfen:

  • Was genau soll ich tun?

  • Möchte ich das tun oder geben - oder ist es mir zu viel oder nicht der passende Zeitpunkt?

  • Wie viel Zeit, Kraft und Lust habe ich gerade selbst?

  • Was muss eventuell leiden, wenn ich der Bitte nachkomme?

  • Wer ist es, der mich da um einen Gefallen bittet?

  • Wie oft habe ich schon etwas für diese Person getan und möchte ich es tatsächlich noch einmal tun?

Damit Sie sich von einer Anfrage nicht überrumpeln lassen, sondern selbst und im vollen Bewusstsein "Ja" sagen, brauchen Sie eine "Verzögerungstaktik", die Ihnen die Zeit lässt, eine Entscheidung zu treffen. Dafür eigenen sich kurze Erwiderungen ohne große Erklärungen:

  • "Ich habe gerade nicht den Kopf dafür. Ich sag Bescheid."

  • "Das passt jetzt gerade nicht. Schau noch mal in einer Stunde vorbei."

  • "Das passt im Moment nicht. Tut mir leid."

  • "Frag mich später, jetzt geht es nicht."

Halten Sie sich Ihren persönlichen Mustersatz parat.

Haben Sie dann für sich entschieden, dass Sie die Aufgabe nicht übernehmen wollen, gilt es, das "Nein", formulieren. Oft, ohne das Wort "Nein" auszusprechen, zum Beispiel:

  • "Mir ist es wichtig, du versuchst es selbst."

  • "Ich bin mir sicher, du schaffst das auch ohne mich."

  • "Wenn Du dafür … übernimmst, dann gerne."

  • "Ich bin gerne bereit zu helfen, wenn Du …"

  • "Diese Mail kannst Du auch ohne mich formulieren."

  • "Ich unterstütze Dich gerne, wenn Du Hilfe bei … brauchst. Diesen Kunden ruf bitte selbst an."

Schauen Sie, was zur jeweiligen Situation und Person passt und probieren Sie es aus. Bleiben Sie dran. Einige Personen brauchen vielleicht mehrere Anstupser, ehe sie es verstanden haben. Dann braucht es manchmal auch ein "Nein" und fertig.

Auch eine Generalansage im Team ist eine Option. Etwa so:

"Ich freue mich, dass ich Euch mit meinem Wissen weiterhelfen kann. Das tue ich auch gerne, wenn es ohne meine Hilfe nicht geht. Bitte prüft genau, bei was Ihr mich fragt. Aufgaben, die Ihr gut selbst erledigen könnt, auch, wenn sie etwas schwieriger sind, erledigt bitte selbst. Ich komme sonst nicht mehr zu dem, was auf meinem Schreibtisch liegt."

Eine Anmerkung zu den Störungen, wenn Kollegen "kurz mal eben" etwas von Ihnen wollen. Es entsteht der sogenannte Sägeblatteffekt. Die Aufmerksamkeitskurve gleicht dem absteigenden Verlauf eines Sägeblatts. Jede Störung, auch, wenn sie nur Sekunden dauert, kostet nicht nur die Zeit der Unterbrechung an sich, sondern auch eine Wiederanlaufzeit. Das führt dazu, dass Sie mehrere Minuten brauchen, um annähernd in die alte Konzentration zurückzukehren. Auch diese Erkenntnis können Sie mit Ihren Kollegen teilen.

Beginnen Sie klein. Üben Sie an einer Person, bei der Sie vermuten, dass sie aus Bequemlichkeit handelt. Klappt das, gehen Sie einen Schritt weiter. Sie werden bemerken, wie viel Zeit Ihnen für Ihre Arbeit und die Unterstützung wirklicher Anliegen bleibt.