Effektive Kommunikation Warum die E-Mail noch lange nicht tot ist

In Deutschland werden immer mehr E-Mails verschickt, obwohl es längst modernere Tools gibt. Woran liegt das?

Mit freundlichen Grüßen: Die E-Mail verzeichnet noch immer Zuwachsraten
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Mit freundlichen Grüßen: Die E-Mail verzeichnet noch immer Zuwachsraten

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Das Ende der E-Mail wird schon lange herbeigeschrieben. Trotz neuer Kommunikationstools wie Slack behauptet sie sich aber - gerade in deutschen Büros. Allein im vergangenen Jahr wurden - ohne Spam - mehr als 848 Milliarden E-Mails verschickt. Das war neuer Rekord. Zum Vergleich: Zehn Jahre zuvor waren es nur 217 Milliarden E-Mails. Warum sich diese Kommunikationsform dauerhaft halten wird, erklärt Sven Engesser, Professor für Kommunikationswissenschaften an der Technischen Universität Dresden.

SPIEGEL: Die Deutschen schreiben mehr E-Mails als je zuvor. Wie kommt es, dass ein Kommunikationsmittel aus den Achtzigerjahren noch immer so hohe Zuwachsraten hat?

Engesser: Das hat vor allem damit zu tun, dass die Umstellung von der gedruckten Post zur E-Mail immer noch nicht vollständig vollzogen ist. Auch nach Jahrzehnten kommen immer noch viele neue E-Mails hinzu, weil etliche Firmen und Behörden erst jetzt von analogen auf digitale Medien umstellen.

SPIEGEL: Aber es gibt mittlerweile doch viel effizientere Kommunikationsformen.

Engesser: Stellen Sie sich das wie ein Ökosystem vor: Die einzelnen Kanäle wie E-Mail, WhatsApp oder Groupware wie Teams oder Slack sind wie Tierarten, die sich einen Lebensraum teilen. Neue Arten kommen hinzu und verdrängen vielleicht andere - aber wenn eine Art eine Nische besonders erfolgreich besetzt, hält sie sich dort auch. Deshalb gibt es auch immer noch Postkarten. In der Teamkommunikation ist die E-Mail sicherlich auf dem Rückzug, weil es umständlich ist, E-Mail-Verteiler einzurichten und zu pflegen. Aber in der Individualkommunikation und der Kundenansprache ist das anders. Da sind Teamprogramme keine Konkurrenz.

SPIEGEL: Worin ist die E-Mail besonders erfolgreich?

Engesser: Konkurrenzlos wird die E-Mail noch lange in ihrer Funktion als eine Art Namensschild im Internet sein. Selbst für Teamprogramme wie eben Slack oder Microsoft Teams braucht man ja eine E-Mail-Adresse, um sich überhaupt anmelden zu können.

Bei Finanzdienstleistern und den sozialen Medien auch; allein das dortige Anmeldeaufkommen und die darauf folgenden Bestätigungsmails tragen zum vermehrten E-Mail-Volumen bei. Und formelle Anfragen bei Behörden oder Firmen werden eine dauerhafte Nische für die E-Mail bleiben - jedenfalls, bis die Verwaltungen an den Punkt kommen, einen echten Quantensprung in Richtung Digitalisierung zu machen.

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SPIEGEL: Haben E-Mails auch eine emotionale Komponente?

Engesser: Das hängt davon ab, wie man sozialisiert wurde. Wer mit der E-Mail aufgewachsen ist, hat vielleicht sogar eine private E-Mail-Adresse mit einem sprechenden Namen, die Bestandteil der eigenen Identität geworden ist. Für Millenials und später Geborene ist das sicher weniger wichtig. E-Mails nehmen heute teilweise schon die Rolle ein, die früher ein Brief ausübte: Ein Post auf einer Team-Seite ist weitaus unverbindlicher. E-Mails haben dagegen eine größere Formalität und wirken verbindlicher. Man signalisiert zunehmend: Jetzt kommt eine wichtige Botschaft.

SPIEGEL: Welche Kommunikationskanäle werden in Zukunft unseren beruflichen Alltag prägen?

Engesser: Das hängt von sozialen und ökonomischen Faktoren ab. Wer Arbeitsprozesse optimiert, und das versuchen wir im Alltag alle, nutzt das, was die meisten Kollegen nutzen: E-Mail oder WhatsApp. Jeder hat eine E-Mail-Adresse; aber bei Team-Tools müssen Sie erst herausfinden, welches Ihr Ansprechpartner hat. Je mehr parallele Angebote es gibt, desto unübersichtlicher wird die Kommunikation. Drei bis vier ausgefeilte Groupware-Angebote nebeneinander sind dann ineffizienter als die E-Mail, die nicht so viel kann, aber die alle haben. Wem es gelingt, einen Standard zu etablieren, der gewinnt. Im Moment scheint sich bei den Team-Tools ein Duell zwischen Microsoft Teams und Slack abzuzeichnen.

SPIEGEL: Welches Kommunikationstool halten Sie für das beste?

Engesser: Das hängt vom Kontext ab. Das Beste ist immer noch, die Mitarbeiter zu fragen, welche Funktionen sie im Alltag tatsächlich brauchen. Nur weil etwas neu und hip ist und mit vielen Funktionen glänzt, muss es im Alltag nicht unbedingt von größerem Nutzen sein. Manches ist auf altem Weg schneller gemacht.



insgesamt 128 Beiträge
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Actionscript 09.11.2019
1. E-mail, Telefon und SMS
Das ist einfach und reicht, um miteinander zu kommunizieren, zumindest für mich und viele, die ich kenne. Wozu braucht man Whatsup und wie heisst das neuartige Zeug, Slick oder Slack? Scheint aber auch eher in Deutschland in Mode zu sein.
der_rookie 09.11.2019
2. Hm
E-Mail ist ein Anbietet-unabhängiges Medium. Das ist durch proprietäre Tools nicht zu schlagen. Und es gibt keinen mit bekannten Effizienznachteil. Leute die so etwas behaupten verstehen entweder den Begriff Effizienz nicht oder können bei ihrer Emailnutzung noch etwas dazu lernen
Gerdd 09.11.2019
3. Eigentlich fehlt der Email nur eins:
Das ist die Fähigkeit, die Autoren zuverlässig zu identifizieren - und dann Mails von bestimmten Absendern nicht oder nur unter Warnungen zu akzeptieren. Wenn die Phishing-Mail von meiner Bank laut und deutlich angekündigt wird als "Kommt von einem Privatmann in Nigeria" - dann macht es mir das deutlich leichter, zu entscheiden, ob ich diese Mail nun wirklich öffnen muß - egal, wie dringlich der Betreff klingt. Nach kurzer Zeit werden dann solche Mails immer seltener. Was Email allen Konkurrenten voraus hat, ist zweierlei: Zum einen beruht sie auf einem globalen Standard - ich brauche kein Konto bei einem bestimmten Anbieter, um mit praktisch jedermann zu kommunizieren. Zum anderen können die meisten Email-Programme, insbesondere die in Büro-Systemen intehrierten - sehr ordentlich die gesamte Kommunikation zu Projekten übersichtlich vorhalten und am Ende auch archivieren. Ich stelle mir vor, ich arbeite über mehrere Jahre hinweg mit einem weltumspannenden Team an einem verzweigten Großprojekt - und müßte das alles über, sagen wir, Whatsapp abwickeln. Und jetzt kommt die Frage auf, was hat der Kunde vor einem Jahr zu den Vorschlägen der verschiedenen Beteiligten zu der Frage XYZ gesagt? - Kann ich das mit "sozialen Medien" überhaupt beantworten? - Eben.
hegoat 09.11.2019
4.
@ Actionscript: Wo leben Sie denn? SMS nutzt kaum jemand mehr, aufgrund des eingeschränkten Funktionsumfanges. Bilder verschicken geht nur über das irre teure MMS und man kann keine Gruppen einrichten. Gleich zwei Gründe, auf whatsapp, etc. umzusteigen. Von Videotelefonie ganz zu schweigen.
kaik74 09.11.2019
5. Mehr Anstrengungsbereitschaft ...
... beim Verfassen von Texten bedeutet sicherlich auch mehr Lesefreundlichkeit beim Empfänger. Dass E-Mails als umständlich empfunden werden, werte ich gerne als Schutz vor 'noch mehr Kommunikation'. Wer hat die Muße sich das Gestammel von minutenlangen Sprachnachrichten o.ä. anzuhören? Und wen wundert's dass alle immer so gestresst wirken? Da spiel ich einfach nicht mit.
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