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Carmen Michaelis

Rat vom Karrierecoach Hilfe, ich habe meine Zeit nicht im Griff

Carmen Michaelis
Ein Gastbeitrag von Carmen Michaelis
Ein Gastbeitrag von Carmen Michaelis
Den ganzen Tag Stress, aber abends das Gefühl, wieder nichts richtig geschafft zu haben - das muss nicht sein. Ein paar simple Tricks helfen - vom "dirty job" am Morgen bis zum Fazit am Abend.
Es ist alles so viel und alles auf einmal! Aber das können Sie in den Griff bekommen - mit ein paar simplen Tricks.

Es ist alles so viel und alles auf einmal! Aber das können Sie in den Griff bekommen - mit ein paar simplen Tricks.

Foto: Tom Grill/ Getty Images/Tetra images RF

Corinna, 41, fragt:

"Ich habe meine Zeit nicht mehr im Griff. Der Tag geht vorüber, ich arbeite ununterbrochen und habe am Ende des Tages trotzdem das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Ständig werde ich gestört, alle wollen was von mir. Wie schaffe ich es, meinen Arbeiten und meiner Zeit besser gerecht zu werden?"

Zur Autorin

Carmen Michaelis war zehn Jahre Führungskraft in einem Unternehmen, zuletzt stellvertretende Geschäftsführerin. Seit 2004 arbeitet sie selbstständig als Coach, Trainerin und Moderatorin für Unternehmen. E-Mail an karriere.leserpost@spiegel.de schreiben   Stichwort Carmen Michaelis 

Liebe Corinna,
Sie haben sicher mehr geschafft, als Sie denken. Und gleichzeitig fühlt es sich so an, als wenn Sie, getrieben durch den Tag, nur reagieren und funktionieren. Mit wenigen kleinen Veränderungen, die Sie selbst in der Hand haben, können Sie Ihre Zeit aber in den Griff bekommen und gewinnen so Freiraum für echte Pausen, Fortbildung, gesundheitsfördernde Aktivitäten und Netzwerken. Hier sind einige Vorschläge, die Ihnen schon ab morgen Entlastung bringen.

Den Tag in den Griff bekommen

  • Halten Sie Ihre anstehenden Aufgaben täglich in einer To-do-Liste fest. Schriftliche Zeitpläne bedeuten eine spürbare Arbeitsentlastung des Gedächtnisses. Alles, was raus ist aus Ihrem Kopf, kostet keine Energie mehr und minimiert das Gefühl, die Arbeit nicht im Griff zu haben. Wichtig: Führen Sie nur EINE Liste. Wenn Sie Ihren Arbeitstag circa zehn Minuten lang vorbereiten und konsequent in Angriff nehmen, können Sie täglich eine Stunde Zeit für das Wesentliche gewinnen.

  • Führen Sie am Ende des Arbeitstages ein Ritual ein und gönnen Sie sich einige Minuten für das Tagesfazit. Schließen Sie den Arbeitstag mit der Durchsicht der Liste und dem Löschen der Aufgaben, die Sie erledigt haben. Machen Sie sich bewusst, was Sie alles geschafft haben. Wichtig hier: nicht nur, was Sie fertiggestellt haben, sondern auch, was Sie weiter vorangetrieben haben.

  • Starten Sie den Tag in Ruhe und Würde. Kommen Sie an, holen Sie sich etwas zu trinken und richten Sie sich ein. Beginnen Sie dann mit der Aktualisierung und Priorisierung der To-do-Liste. Erst dann schalten Sie den PC ein und rufen Ihre Mails ab, sonst stecken Sie schon vor der Planung im Tagesgeschäft, lassen sich jagen und sind im Hamsterrad.

  • Sie können den Start am Arbeitsplatz auch mal ganz anders beginnen: Ein Erfolg am Morgen ist der erste Schritt in einen guten Tag. Noch bevor Sie Ihre Mails abrufen oder andere bedeutende Dinge tun, erledigen Sie einen "dirty job": etwa die leidige Reisekostenabrechnung, die Zusammenstellung der Kundenliste, einen schwierigen Anruf. Schauen Sie auf Ihre To-do-Liste und identifizieren Sie die "dirty jobs", Aufgaben, oft 5-Minuten-Themen, die Sie ungern machen, immer wieder vor sich herschieben und die ein schlechtes Gefühl machen. Sie werden sich großartig fühlen, wenn Sie eine Heldentat am Morgen vollbringen und etwas weggeschafft haben.

  • Einige Anmerkungen zur Priorisierung von Aufgaben: Setzen Sie Wichtigkeit vor Dringlichkeit! Nur weil andere es dringlich machen, ist es das noch lange nicht! Lassen Sie sich nicht jagen und nehmen Sie sich die Zeit, zu klären, was bis wann warum gemacht werden muss und ob es überhaupt Ihre Aufgabe ist. Lassen Sie sich keinen Affen auf die Schulter setzen!

Störungen Paroli bieten

Studien belegen, dass Arbeitnehmer alle paar Minuten in ihrer Arbeit unterbrochen werden. Sie benötigen dann etwa zwei Minuten, um wieder in die Aufgabe hineinzufinden. Die Bearbeitungszeit von Vorgängen verkürzt sich also erheblich, wenn Sie konsequent bei einer Sache bleiben. Dass Sie dafür ungestörte Zeit brauchen, versteht sich von selbst. Es führt also kein Weg daran vorbei, Störenfriede in die Schranken zu weisen.

  • Blocken Sie stille Stunden im Kalender für Ihre wichtigen Themen und Arbeiten, bei denen Sie konzentriert sein müssen. Machen Sie den Kollegen klar, dass sie dann nicht gestört werden wollen, indem Sie zum Beispiel Kopfhörer aufsetzen, ein Schild aufstellen.

  • Sagen Sie Ja zu Ihren Aufgaben und Nein zu der Störung der Kolleginnen und Kollegen: "Bitte schicke mir zu diesem Thema eine Mail, und ich melde mich dann wieder bei dir." "Jetzt geht es nicht, bitte komm um xx Uhr vorbei."  "Ich habe im Moment keine Zeit dafür. Ich melde mich."

  • Stellen Sie sich auch die Frage, wie es dazu kommt, dass die Kollegen Sie in Ihrer Arbeit stören dürfen. Mit welchen Verhaltensweisen haben Sie sie "dorthin erzogen"? Was haben Sie davon, dass Sie allen helfen?

  • Grundsätzlich gilt natürlich, auch alle Störquellen wie das Smartphone mit seinen Push-Benachrichtigungen, Telefon, Chats et cetera auszuschalten, wenn Sie an einer Sache arbeiten. Die Benachrichtigungssignale in Outlook gehören ohnehin generell aus. Sie verführen dazu, ständig nachzuschauen und aus der Konzentration gerissen zu werden. Sie werden verblüfft sein, wie viel Sie mehr und besser schaffen in einem Arbeitsleben ohne Plopp und Pling!

  • Für Aufgaben, die Sie maximal fordern, suchen Sie ein ruhiges Plätzchen außerhalb Ihres Büros. Einen Besprechungsraum, die Kantine außerhalb der Essenszeiten, das Homeoffice. Machen Sie sich entbehrlich.

 

So klappt die Umsetzung

Nun sind Sie dran: Suchen Sie sich zunächst ein bis zwei Tipps aus, deren Umsetzung Ihnen am leichtesten erscheint, und setzen Sie sie konsequent über einen längeren Zeitraum um. Es dauert ein bis zwei Monate, bevor etwas neu Erlerntes zur Gewohnheit wird. Dranbleiben und durchhalten ist die Devise. Auch nach dem Lesen eines Artikels über Diäten sind Sie leider nicht gleich zwei Kilo leichter. Haben Sie den ersten Erfolg verbucht und genossen, können Sie sich gestärkt eine weitere Veränderung vornehmen.