Stärken und Schwächen von OnlyOffice Ein Cloud-Office, ganz ohne Google und Microsoft

OnlyOffice ist eine Alternative zu den Softwarepaketen von Google und Microsoft, die auch auf dem eigenen Server funktioniert. Selbst wer ganz ohne Cloud arbeiten möchte, könnte glücklich werden.
Von c't-Redakteur Stefan Wischner
OnlyOffice: Eine Alternative zu den Lösungen der Großunternehmen

OnlyOffice: Eine Alternative zu den Lösungen der Großunternehmen

Foto: c't

Das relativ unbekannte, quelloffene OnlyOffice aus Riga in Lettland  unterscheidet sich von Google Docs und Microsoft Office Online in einigen wesentlichen Punkten. So setzt es für die Zusammenarbeit mehrerer Nutzer keine fremden Cloudspeicher voraus, sondern enthält eine Komponente, die sich auf selbst gehosteten Servern installieren lässt. Im letzten Jahr ist der Hersteller eine Partnerschaft mit Nextcloud  eingegangen; in der aktuellen Nextcloud-Version gehört Only­Office sogar zum Installationsumfang.

Außer den klassischen Office-Programmen bietet OnlyOffice auch Projektplanungs-, CRM- und Dokumentenmanagement-Module. Dieser Artikel konzentriert sich aber auf die Editoren für Texte, Tabellen und Präsentationen. Von OnlyOffice gibt es außer den Web-Editoren auch lokal installierbare Versionen für Windows, macOS und Linux. Die ermöglichen die Zusammenarbeit via Cloudspeicher genauso wie die Arbeit mit lokal abgelegten Dateien.

OnlyOffice ganz ohne Cloud

Die Webversion von OnlyOffice und die Desktop-Editoren für Windows, macOS und Linux gleichen sich nahezu vollständig und lassen sich mit wenigen Ausnahmen auch gleich bedienen. Die Anlehnung an das Office-Paket von Microsoft ist dabei offensichtlich. So übernimmt der Hersteller für die einzelnen Programmmodule zum Beispiel die von Word, Excel und PowerPoint bekannten Akzentfarben.

Auch bei der Gestaltung der Bedienoberfläche stand Microsoft Office Pate. Anstelle von Pull-down-Menüs gibt es Register mit unterschiedlichen Symbolleisten, ähnlich den mit Microsoft Office 2007 eingeführten Ribbons. Die sind bei OnlyOffice etwas übersichtlicher als beim Microsoft-Pendant, einfach wegen der deutlich geringeren Anzahl an Funktionen. 

Allerdings gibt es auch gewöhnungsbedürftige Unterschiede. So finden sich Detaileinstellungen etwa für Absatzformate oder Tabellen nicht nur in Dialogboxen, die sich per Kontextmenü erreichen lassen, sondern auch in einem gesonderten Bereich am rechten Bildschirmrand. 

Etwas ungewohnt ist auch, dass man im Datei-Menü der Desktop-Versionen zwar Befehle für das Speichern und Drucken findet, nicht aber für das Öffnen oder Anlegen neuer Dokumente. Für die muss man das OnlyOffice-Logo links oben anklicken, um zu einem Bereich zu kommen, der der Backstage-Ansicht von Microsoft Office ähnelt. Bei der Web-Version ist dies wieder anders: Das OnlyOffice-Logo führt zur Herstellerwebseite; Dokumente lassen sich nur über die Oberfläche des Cloudspeichers öffnen und anlegen.

OnlyOffice unterstützt Tabs und kann unterschiedliche Dokumentformate in den ­Registern halten, also Texte, Tabellen und Präsentationen in beliebiger Mischung

OnlyOffice unterstützt Tabs und kann unterschiedliche Dokumentformate in den ­Registern halten, also Texte, Tabellen und Präsentationen in beliebiger Mischung

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Positiv hebt sich OnlyOffice von Mi­crosoft Office ab, indem es mehrere Dokumente in Tabs unterstützt, noch dazu unabhängig von Dateiformat und Dokumententyp. Es gibt also keine unterschiedlichen Anwendungen oder Fenster für Texte, Tabellen und Präsentationen. Stattdessen werden alle ins selbe Programmfenster geladen und landen in eigenen Registern. Die kann man ähnlich wie in Webbrowsern herauslösen und in Einzelfenster umwandeln, etwa um mehrere Dokumente nebeneinander anzuzeigen.

OnlyOffice verwendet keine eigenen Dateiformate, sondern nutzt nativ die Microsoft-Formate .docx, .xlsx und .pptx. Dateien im Open-Document-Format (odt, ods, odp) und rtf-Textdateien lassen sich aber auch öffnen. PDF-Dokumente liest OnlyOffice ebenfalls, kann sie aber nur anzeigen. Umgekehrt lassen sich alle mit OnlyOffice erzeugten oder bearbeiteten Dateien als PDF exportieren. Auffällig ist die Gemächlichkeit, mit der OnlyOffice Dateien öffnet und speichert - auch auf lokalen Datenträgern. Selbst das Laden einfacher, einseitiger Texte kann ein paar Sekunden in Anspruch nehmen. Im Editor arbeitet es sich dann aber genauso flüssig wie bei vergleichbaren Office-Programmen.

Gute Grundausstattung

Der Funktionsumfang ist in etwa mit dem von Google Docs vergleichbar. Die Textverarbeitung enthält alle wichtigen Basisfunktionen inklusive Kopf- und Fußzeilen, Seitennummerierung, Kommentarfunktion, Überarbeitungsmodus, Tabellen, Grafiken und Textfelder mit verschiedenen Umflussoptionen, Spaltensatz, Rechtschreibprüfung, Fußnoten und Inhaltsverzeichnisse.

Gegenüber Word lässt sich deutlich weniger einstellen. Vermisst haben wir vor allem Dokumentvorlagen, eine Trennhilfe, die Möglichkeit, Schlagwortverzeichnisse anzulegen, und manche Komfortfunktionen, etwa eine dauerhaft angezeigte Zeichen- und Wortzahl in der Statusleiste. Für die in Büros oder im Privatbereich üblichen Anforderungen an die Textverarbeitung reicht das Textmodul aber sicher aus.

Auch die Tabellenkalkulation dürfte für viele Standard-Einsatzbereiche genügen. Sie unterstützt mehrere Arbeitsblätter, enthält alle wichtigen Funktionen für mathematische, statistische und kaufmännische Berechnungen, Diagramme und benennbare Zellbereiche sowie zum Ausblenden und Filtern von Bereichen. Alle Rechen- und Stringfunktionen lassen sich aus einer thematisch gruppierten Symbolleiste auswählen.

Auch einige klassenübliche Komfortfunktionen sind vorhanden, etwa das automatische Füllen von Zellbereichen durch Aufziehen eines Rahmens oder die sofortige Berechnung von Anzahl, Mittelwert und Summe eines markierten Blocks in der Statuszeile. Kalkulationsprofis werden dennoch einiges vermissen, etwa Pivot-Tabellen und vor allem VBA-Makros. OnlyOffice enthält zwar auch eine eigene Makrofunktion; die ist aber weder kompatibel noch annähernd so leistungsfähig wie VBA.

Das komplex formatierte .docx-Buchmanuskript ließe sich direkt an die Druckerei schicken - wenn es denn eine Trennhilfe in OnlyOffice gäbe

Das komplex formatierte .docx-Buchmanuskript ließe sich direkt an die Druckerei schicken - wenn es denn eine Trennhilfe in OnlyOffice gäbe

Foto: c't

Das Präsentationsprogramm fällt gegenüber dem Vorbild am deutlichsten ab. Es gibt von allem deutlich weniger: weniger Vorlagen, weniger Layouts, nur acht Übergangseffekte und Animationen. Einiges fehlt auch komplett, so etwa die Möglichkeit, Videos oder 3D-Modelle einzufügen - oder das temporäre Ausblenden und Überspringen von Folien.

Kompatibilität zu Microsoft Office

Vom reinen Funktionsumfang abgesehen müssen sich Office-Programme vor allem an ihrer Datenkompatibilität zum Marktführer messen lassen. Texte, Tabellen und Präsentationsdateien, die in Microsoft Office erstellt oder bearbeitet worden sind, müssen sich nicht nur öffnen lassen - Inhalt und Formatierung sollten auch originalgetreu erhalten bleiben.

Eine sehr hohe, in manchen Fällen auch "100-prozentige" Kompatibilität zu Microsoft Office versprechen fast alle Anbieter von Büroprogrammpaketen. Dass selbst die Großen, von Libre Office bis SoftMaker Office, dieses Versprechen nicht uneingeschränkt halten können, hat aber unser Test in "c't" 18/2019  gezeigt.

Vor diesem Hintergrund hat uns OnlyOffice positiv überrascht: Vor allem Textdateien im .docx-Format stellte das Programm nahezu originalgetreu dar. Es ließ sich durch keines unserer teils sehr anspruchsvollen Testdokumente in Verlegenheit bringen. Ein 200-seitiges, mit MS Word verfasstes Fachbuch-Manuskript mit 100 Abbildungen, Textkästen und Icons hätten wir ohne Nachbearbeitung fast direkt an die Druckerei schicken können. Fast – denn eine Sache fehlt: Es gibt in OnlyOffice keine automatische Silbentrennung, auch nicht als Nachrüstoption. Das verändert Zeilenlängen und letztlich Seitenumbrüche und lässt zudem Texte im Spalten-/Blocksatz hässlich aussehen. Davon abgesehen ließ die Software alle Texte und Formatierungen intakt.

Schwieriger gestalten sich Excel-Arbeitsmappen. Der Tabellenkalkulation von OnlyOffice fehlen etliche Funktionen. Die meisten von uns getesteten Excel-Tabellen mit Standard-Berechnungen ließen sich zwar fehlerfrei öffnen und bearbeiten. Manche Funktionen, wie etwa das Extrahieren einer Monatszahl aus einem Datumsfeld, produzierten jedoch Fehlereinträge in den entsprechenden Zellen.

Arbeitsblätter mit Pivot-Tabellen werden zwar korrekt angezeigt, aktualisieren sich aber nicht dynamisch, wenn man zugrunde liegende Daten ändert. Das ist logisch, fehlt doch die Pivot-Funktion komplett. Bei einer sehr großen Tabelle mit über 80.000 Zeilen verschluckten sich manche Funktionen und wurden ab einer bestimmten Zeile nicht mehr berechnet.

Die getesteten PowerPoint-Präsentationen öffnete OnlyOffice ebenfalls problemlos - es ignoriert aber alle Funktionen und Effekte, die es nicht unterstützt. So zeigt es Videos in Folien lediglich als Standbilder, unbekannte Animationen und Effekte ändern sich in ein einfaches Fade-In/Fade-Out. Schlimmer: Beim Ändern einer Folie, Speichern und Öffnen in Microsoft PowerPoint wurden alle Übergänge und Effekte dauerhaft durch die einfache Überblendung überschrieben, obwohl die Übergänge in OnlyOffice gar nicht angefasst wurden.

Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit an Dokumenten, die auf einem unterstützten Cloudserver (zum Beispiel Nextcloud) gespeichert sind, gestaltet sich ganz ähnlich wie in Google Docs oder Microsoft Office 365: Der Besitzer gibt eine Datei zum Lesen oder Bearbeiten für andere Nutzer frei. Für externe, nicht in der Server-Organisation integrierte Nutzer geht das auch über einen Freigabelink. Beim gemeinsamen Bearbeiten werden Änderungen aller Nutzer nahezu in Echtzeit zusammengeführt. Leider sieht man nicht, an welcher Stelle jemand anderes gerade zugange ist. Nur während der Eingabe, etwa in einer Tabellenzelle, zeigt ein farbiger Rahmen die Fremdbearbeitung kurz an.

Während unserer Tests verschwanden in einem Fall Änderungen in einem Online-Dokument. Die Daten ließen sich zwar aus dem Cache restaurieren, vertrauensfördernd ist ein solcher Vorfall jedoch nicht. Die Ursache konnten wir bislang nicht ermitteln. Weitere Tests auf anderen Servern verliefen ohne Probleme.

Um einen Server für OnlyOffice selbst zu hosten, gibt es eine große Anzahl an Möglichkeiten und Lizenzmodellen. Voraussetzung sind entweder Windows Server ab Version 2008 mit MySQL Server ab 5.1 oder ein Linux ab Kernel Version 3.13. OnlyOffice lässt sich auch in Verbindung mit Nextcloud einrichten; ab der Version Nextcloud Hub 18 ist es bereits integriert ("c't" 11/2020 ).

OnlyOffice gibt es auch in Form mobiler Apps, aber nur die Apps für iPads und iPhones erlauben das Bearbeiten von Dokumenten. Die Android-Version ist bislang nur ein Dateibetrachter

OnlyOffice gibt es auch in Form mobiler Apps, aber nur die Apps für iPads und iPhones erlauben das Bearbeiten von Dokumenten. Die Android-Version ist bislang nur ein Dateibetrachter

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Den OnlyOffice-Server gibt es in mehreren Editionen. Die Desktop-Editoren für alle Systeme sowie die auf 20 aktive Verbindungen begrenzte Community Edition, die auch auf GitHub veröffentlicht wurde, sind komplett kostenlos. Die Integration Editions für nicht kommerzielle Nutzung gibt es als Home Server für einmalig 90 Euro mit maximal zehn Benutzern oder als Single Server mit Preisen von knapp 1000 (50 Nutzer) bis 3800 Euro (200 Nutzer). Die Enterprise Editions liegen preislich nur knapp höher, bieten eine erweiterte Administrationsoberfläche und sind ab der 100-User-Version mandantenfähig. Wer will, kann sich auch Platz auf den von den OnlyOffice-Herstellern betriebenen Servern mieten. Dann aber liegen die Daten wieder auf fremden Rechnern.

Es gibt auch Mobilversionen des OnlyOffice-Editors. Allerdings kann man mit der Android-App bislang nur Dokumente betrachten. Etwas besser dran sind iOS-Nutzer. Mit der App für iPhones und iPads kann man Dateien aus Cloudspeichern ebenso wie lokal auf dem Mobilgerät gespeicherte Dokumente mit grundlegenden Funktionen bearbeiten. Die Bedienung unterscheidet sich dabei grundsätzlich von den Web- und Desktop-Editoren und macht vor allem auf Smartphones wegen des naturgemäß begrenzten Platzes wenig Spaß.

Office-Paket für eigene Cloud und lokale Nutzung

OnlyOffice

Hersteller-Webseite

www.onlyoffice.com 

Systeme (Desktop Editor)

Windows Vista, 7, 8.x, 10, Linux, macOS ab 10.11, iOS, Android (nur Reader)

Systeme (Document Server)

Windows Server ab 2008, Linux ab Kernel 3.13, optional via Docker

Dateiformate

docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, rtf, pdf, xml, txt, wps (Auswahl)

Preise

Kostenlos (Desktop Editoren, Community Server), je nach Ausführung und User­anzahl von 90 bis rund 4000 Euro

Fazit

Als leichtgewichtige Alternative zu den populären Office-Paketen macht OnlyOffice keine schlechte Figur, wenn man mit der funktionellen Grundausstattung auskommt. Überraschend ist die recht hohe Kompatibilität zu Dokumenten von Microsoft Office. Präsentationsdateien überstehen die wechselseitige Bearbeitung allerdings nicht immer unbeschadet.

In Verbindung mit Nextcloud oder OwnCloud auf einem eigenen Server bietet OnlyOffice die Möglichkeit, Dokumente, Tabellen und Präsentationen im Team zu bearbeiten. Das läuft zwar nicht ganz so geschmeidig wie bei Google Docs, dafür liegen die Daten nicht auf einem fremden Server.

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