Visitenkarten-Scanner: Nie wieder Adressen abschreiben

Wer viele Geschäftskontakte hat, sammelt viele Visitenkarten ein. Die darauf gedruckten Daten in den PC einzugeben, ist eine lästige Pflicht. Schneller und einfacher geht es mit speziellen Visitenkarten-Scannern - oder per Handy, wenn man sich die richtige Software besorgt.

Handy, Visitenkarten: Per Software wird die Kamera zum Scanner

Foto: TMN

Abschreiben nervt. Das gilt zum Beispiel für das Übertragen von Visitenkarten-Daten in Outlook oder andere digitale Adressbücher. Die Lösung für dieses Problem sind spezielle Scanner. Und wer nur gelegentlich Informationen auf Business-Karten digitalisieren will, stattet sein Smartphone mit entsprechender Software aus. Doch so ganz nehmen auch diese Hilfsmittel einem die Arbeit nicht ab.

Das Arbeitsprinzip der etwa 70 bis 170 Euro teuren Scanner ähnelt sich: Die Karte wird in einen Schlitz gesteckt, vom Gerät durch die Scanneinheit gezogen und dabei beidseitig abgescannt. Via USB-Kabel werden die Daten an den PC oder das Notebook weitergeleitet, auf dem die vom Hersteller mitgelieferte Software aus den Informationen einen Datensatz erstellt.

Ein Hersteller von Visitenkarten-Scannern ist Dymo. Weitere heißen IrisCard, Plustek, Kensington, Sigel oder auch Targus. "Die Modelle CardScan Executive und CardScan Team fertigen innerhalb von drei Sekunden einen Farbscan der eingelegten Visitenkarte an", sagt Ingo Thon von Dymo. Anschließend schleust die mitgelieferte Software die Daten in ein digitales Adressbuch.

Ohne manuelle Kontrolle geht es nicht

Per Drag & Drop lassen sich darüber hinaus Kontaktdaten aus Mails und anderen digitalen Texten erfassen, erläutert Ingo Thon. Abgelegt in der Kontaktmanagement-Software, können die Daten auf einfache Weise kategorisiert und sortiert sowie mit E-Mail-Programmen und mobilen Geräten synchronisiert werden.

Die kleinen Scanner seien schon recht gut, sagt Peter Nonhoff-Arps von der Zeitschrift "c't" in Hannover. "Das Einlesen der Karten selbst geht schnell." Bei Standard-Visitenkarten ohne ausgefallenes Design ist die Trefferquote sehr hoch. Es empfiehlt sich allerdings in jedem Fall, die erfassten Daten zu kontrollieren und nötigenfalls zu korrigieren.

Das Handy wird per Software zum Scanner

Wer - übertrieben gesagt - nur zehn Visitenkarten pro Jahr sammelt, braucht dafür kein spezielles Gerät. In einem solchen Fall tut es womöglich auch der Flachbettscanner, der sowieso in jedem Büro steht. Damit dauert das Scannen aber deutlich länger, so Peter Nonhoff-Arps. Hinzu kommt: Unter Umständen muss die Karte zweimal in den Scanner - für die Vor- und die Rückseite. Außerdem braucht es zum Auslesen der Informationen ein Programm, das sich der Nutzer gegebenenfalls noch besorgen muss.

Besitzer eines Smartphones haben mit dem Ich-kann-fast-alles-Handy das technische Hilfsmittel zum Scannen von Visitenkarten schon in der Tasche. Für Mobiltelefone mit dem Betriebssystem Android gibt es zum Beispiel die kostenlose App "Cam Card". Für das iPhone 3GS kommt der "Business Card Reader" infrage.

Beim Scannen mit dem Handy spielen aber die Lichtverhältnisse eine wichtige Rolle für das Ergebnis, gibt Peter Nonhoff-Arps zu bedenken. Schattenwurf zum Beispiel kann den Scan erheblich beeinträchtigen. Bei speziellen Visitenkarten-Scannern dagegen spielt die Lichtfrage keine Rolle.

Sven Appel, dpa