Workflow Multitasking kostet Zeit und Nerven

Wer zu viel auf einmal macht, verliert Zeit. Wissenschaftliche Studien bestätigen jetzt, dass es wesentlich effizienter ist, wenn man seine Aufmerksamkeit nur auf einen Sachverhalt fokussiert.


Bonn/Wuppertal - Mitten im Telefongespräch mit einem Kunden steckt ein Kollege seinen Kopf zur Tür herein und möchte eine Mitteilung loswerden. Zeitgleich zeigt der Computer eine neue E-Mail an - Priorität hoch. "Oft versuchen wir in dieser Situation, alle Sachen auf einmal zu erledigen und glauben sogar, dadurch Zeit zu sparen", sagt Susanne Roth, Expertin für Arbeitsorganisation aus Bonn und Herausgeberin des Praxishandbuchs "Einfach organisiert!" Dies sei jedoch ein Irrtum. Denn bei komplexeren Tätigkeiten führe ein solches Multitasking eher zu Zeitverlusten, Fehlern und Stress.

"Wissenschaftliche Studien haben herausgefunden, dass man eine höhere Fehlerquote hat und mehr Zeit benötigt, wenn man verschiedene Aufgaben gleichzeitig statt hintereinander bewältigen möchte", sagt Roth. So entgeht einem vielleicht eine wichtige Information des Kunden am Telefon, während man versucht, dem Kollegen zuzuhören. Nicht zu unterschätzen seien auch die Hektik und der Stress, die dabei entstünden. Zwar könnten wir uns bis zu einem gewissen Grad an einen solchen Zustand gewöhnen und einige Menschen hätten auch eine recht hohe Toleranzgrenze. "Langfristig schaden wir damit aber unserer Gesundheit", sagt Roth.

Multitasking im Arbeitsalltag: Jonglieren für Fortgeschrittene - wer alles gleichzeitig machen will, arbeitet oft nicht effizient
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Multitasking im Arbeitsalltag: Jonglieren für Fortgeschrittene - wer alles gleichzeitig machen will, arbeitet oft nicht effizient

"Der Mensch kann eigentlich nur eine Sache auf einmal machen", sagt auch Rainer Wieland, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Bergischen Universität Wuppertal. Müssen wir zeitgleich verschiedene Informationen verarbeiten, wechseln wir bewusst oder unbewusst zwischen den Reizen hin und her. Wer seine Aufmerksamkeit vorsätzlich auf seine Kernaufgabe lenke, könne diese einfacher bewältigen und senke seinen Stresslevel. Das angestrebte Verhalten sollte daher "eins nach dem anderen" sein.

Im Berufsalltag bedeute dies häufig, dass man Störungen abwehren müsse. So könne man etwa den Kollegen, der während des Telefonats hereinkommt, zwar kurz anschauen, sollte ihm aber nicht zuhören. "Das eigene Verhalten steht immer in Wechselwirkung zu dem anderer Menschen", sagt Wieland. Wenn man sich bei seiner Arbeit nicht so einfach unterbrechen lasse, müssten sich Mitarbeiter Alternativen ausdenken. Sie könnten die Nachricht etwa per Notiz-Zettel hinterlassen, eine E-Mail schicken oder später noch einmal kommen.

Solche Abwehrstrategien sollte man bewusst anwenden, auch wenn es einem zunächst schwerfalle und man nicht gleich Erfolge sehen könne. "Sein eigenes Verhalten zu ändern, ist immer mühsam und bedarf viel praktischer Übung", sagt der Arbeitspsychologe. Auf Dauer automatisierten sich solche Vorgänge aber und man verbessere seine Arbeitssituation. "Der anfängliche Mehraufwand lohnt sich unbedingt", bekräftigt Wieland.

"Häufig ist die Ablenkung auch selbst gemacht", sagt Susanne Roth. Wer zum Beispiel ankommende E-Mails nebenher abrufe, lasse sich dadurch freiwillig bei seinen Tätigkeiten unterbrechen. Zusätzlicher Stress und Zeitverlust entstünden, wenn man die neue Aufgabe nicht sofort erledige. Dann habe man das Problem im Hinterkopf, müsse die E-Mail aber später noch einmal lesen, um sie endgültig zu bearbeiten. "Es ist daher besser, wenn man seine elektronische Post in selbst gewählten Zeitabständen abruft", empfiehlt die Expertin für Arbeitsorganisation.

Manchmal seien die zusätzlichen Tätigkeiten der unbewusste Versuch, einer unangenehmen Arbeit zu entgehen. "Hier sollte man sich selbst genau beobachten und feststellen, an welcher Stelle sich ein Unlustgefühl einstellt und man Ablenkung sucht", sagt Roth. Wie beim Erlernen eines Instrumentes oder beim Trainieren eines Ausdauersports müsse man üben, solche Tiefpunkte durchzustehen und an der Aufgabe dranzubleiben.

"Durch ständiges Multitasking lässt oft die Konzentrationsfähigkeit nach", berichtet Roth. Mit etwas Übung lasse diese sich aber auch wieder steigern. Wer leicht abgelenkt sei, sollte sich "ungestörte Räume" schaffen. Dabei helfen auch konkrete Ortswechsel. Um etwa einen längeren Bericht zu schreiben, könne man sich beispielsweise in ein leeres Besprechungszimmer zurückziehen oder sich mit dem Laptop auf eine Parkbank setzen.

"Wie gut jemand mit gleichzeitigen Aufgaben im Beruf zurechtkommt, ist von Mensch zu Mensch verschieden", sagt Rainer Wieland. "Multitasker" sollten sich aber auf jeden Fall in ihrer Freizeit einen Ausgleich schaffen und sich dafür Aktivitäten suchen, bei denen sie abschalten können. Dafür gebe es keine Patentrezepte. Während der eine sich etwa beim Lesen eines Romans entspanne, helfe dem anderen Gartenarbeit oder das Zusammensein mit Freunden.

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