Mailverkehr im Büro Mut zur L°°cke

Hunderte von E-Mails am Tag verschlingen kostbare Lebenszeit. Was, wenn man die meisten einfach ignoriert? Ein Selbstversuch von Matthias Kaufmann


Norman Konrad / SPIEGEL WISSEN

Rot ist die Farbe der Schuld. Ein paar Pixel genügen. In einer roten Blase auf dem Bildschirm meines Smartphones steht, wie groß meine Schuld ist. Jetzt gerade: 148. Die Zahl meiner ungelesenen E-Mails.

148 Anfragen, die es durch den Spamfilter geschafft haben und gelesen werden wollen. 148 Absender, die eine Antwort erwarten. Und am Ende des Tages wird die Zahl kaum kleiner sein, wenn überhaupt. Ich beantworte dies, ich lösche jenes. Doch beinah im Minutentakt kommen neue Nachrichten dazu. Und wieder neue. Wären die Zahlen in der roten Blase die Striche auf einem Bierdeckel, ich müsste am Ende meines Arbeitstages rund 500 Euro berappen, um meine angesammelten Schulden zu begleichen.

Betrachte das lieber nüchtern, wird mancher einwenden: Die Hälfte dieser 500 Tagesmails wirst du löschen, noch bevor du den Betreff zu Ende gelesen hast; vom Rest ist vieles nicht dringend oder nicht wichtig.

Aber genau dieser Rest ist ein Riesenproblem. Und das werde ich jetzt anpacken.

Unschuldige Nachrichten, die ich in meine Inbox pferche, zur baldigen Beantwortung, wann auch immer. Das ist Massenmailhaltung. So langsam rutschen die Mails nach unten, werden von neuen, ebenso unschuldigen Nachrichten verdrängt. Und die Zahl der ungelesenen Mails ist nur das eine. In meinem Postfach vegetiert auch eine vierstellige Zahl gelesener Mails, wie viele genau, mag ich gar nicht aussprechen.

Was tun mit der Inbox der Schuld? Mit diesem Datenpferch, der in schwachen Momenten die Flamme meiner Motivation erstickt?

Schon klar, es gibt diese Superhelden des Bürolebens, die kaum jemals mehr als ein Dutzend Nachrichten in ihrem Posteingang haben. Doch erschreckend vielen Menschen geht es ähnlich wie mir. Führungskräfte in deutschen Konzernen müssen pro Jahr rund 30.000 Mails abarbeiten, so eine Studie der Unternehmensberatung Bain & Company.

Immer wieder habe ich versucht, es besser zu machen. Meinen früher handzahmen Spamfilter habe ich über die Jahre zur bissigen Dogge abgerichtet. Mir selbst habe ich Shortcuts andressiert, Tastaturkombinationen also, mit denen ich viele unwichtige Mails schnell aus dem Weg schaffe. Doch das reicht nicht.

Dann stieß ich 2015 in einem Blog des US-Journalisten Dylan Tweney auf einen Text, in dem er dafür plädierte, sich in E-Mails kurz zu fassen. An einer Idee blieb ich hängen: "Wenn wir unsere Inbox eher wie einen Twitter-Stream verstehen, verändert das unsere ganze Beziehung zu Mails."

Infoangebote statt Verpflichtungen! All die Jahre hatte ich meinen Posteingang als To-do-Liste behandelt: Was da liegt, muss erledigt werden. Zeitaufwendig, mühsam, lästig. Meine Timeline bei Twitter ist völlig anders: Jeder Eintrag ist ein Angebot, wenn ich möchte, klicke ich darauf und beschäftige mich länger damit. Alles andere ist schnell vergessen. Sind Einträge älter als ein paar Tage, schaue ich sie gar nicht erst an.

Würde das auch mit Mails gehen? Ich wollte es versuchen. Ein Kollege, den ich fragte, war skeptisch: "Was, wenn du etwas Wichtiges übersiehst?" Nachrichten aus der eigenen Abteilung würde ich immer lesen, entgegnete ich. Und auch solche von Vorgesetzten. "Aber dann rutscht dir von Fremden etwas durch, was dich interessiert hätte." Ich sagte, dass dann wohl die Absender den Betreff nicht geschickt gewählt hätten. Und wenn es wichtig sei, könnten sie sich ja noch mal melden. "Dann verlagerst du die Verantwortung dafür, dass du ihre Nachrichten liest, an die Absender zurück?" Darauf wusste ich nichts zu sagen. Musste ich mich wieder schuldig fühlen?

Trotzig verordnete ich mir mehr Mut zur Lücke. Die Analogie zur Twitter-Timeline sollte mir dabei helfen. Zuerst durchforstete ich die Einstellungen des Mailprogramms und fand eine Funktion, die automatisch alte Nachrichten archiviert. Damit soll wohl vor allem Speicherplatz gespart werden. Die Archivierung hat aber einen Nachteil: Es kostet ein paar Klicks mehr, wenn man die alten Mails wiederfinden will, als wenn sie noch in einem regulären Ordner liegen.

Den nächsten Schritt ging ich am letzten Tag vor dem Urlaub, es war ein Akt der Notwehr: Ich konnte nicht mehr alles abarbeiten, wollte mir aber auch den Arbeitsstart nach dem Urlaub drei Wochen später nicht vermiesen. Ich packte alle alten Mails in einen Ordner, nannte ihn "Inbox-Schnitt" und versah ihn mit dem aktuellen Datum. Aus den Augen, aus dem Sinn, wie bei Twitter.

Aus SPIEGEL WISSEN 3/2016

Das gefiel mir, und ich überlegte, ob sich dieser Inbox-Schnitt vielleicht automatisieren lässt. Also: Jede Nachricht, die älter als sieben Tage ist, wird in einen Ablageordner verschoben – die selbstreinigende Inbox. Ich lernte aber auch, dass es gar nicht unbedingt technischer Hilfsmittel bedarf. Ich erzählte einer Kollegin wortreich davon, wie ich Mails in einen Twitter-Stream umdeute, wie ich die Rosinen picken und den Rest vergessen will. Und sie rief nur fröhlich: "Das mache ich schon immer so!"

Wenig später stieß ich auf ein Phänomen, das dazu passte: Viele E-Mail-Versender stellen besonders wichtigen Nachrichten den Hinweis voran: "Bitte lesen!" Das spricht Bände: Es gibt viele, die Mails ignorieren, nur vielleicht nicht so systematisch, wie ich mir das vorgenommen hatte.

Und so läuft es seit ein paar Wochen ganz gut: Die Zahlen in den roten Blasen sind weiter dreistellig, sie wachsen sogar. Doch ich verweigere mich meinen alten Schuldgefühlen. Und spare Zeit. Aufräumen werde ich vor dem nächsten Urlaub. Zur Sicherheit markiere ich alle Mails, die wichtig sind, aber nicht sofort beantwortet werden. Beschwert hat sich bisher niemand, ich habe keine Termine verpasst (soweit ich weiß).

Bleibt die Frage nach der Verantwortung, die mein Kollege gestellt hatte: Sind wirklich die Absender in der Pflicht, den Empfänger zum Lesen zu bringen? Inzwischen sage ich: Ja. Den Hinweis "Bitte lesen", wenn er nicht inflationär eingesetzt wird, nehme ich schließlich ernst. Steht etwas Spannendes in der Betreffzeile, lese ich sogar freiwillig weiter.

Für das Problem hat Dylan Tweney übrigens auch eine Lösung vorgeschlagen: Wenn man Mails schon wie einen Twitter-Feed behandelt, wäre es auch schön, wenn sie möglichst wie Tweets formuliert wären: kurz. Wenn man sich kennt, reicht es oft völlig, das Wesentliche in 140 Zeichen zu packen, ohne Geplänkel, ohne Floskeln.

Eine gute Idee, für die ich noch ein bisschen üben muss. Aber wenn sich keiner mehr nach dem Wohlergehen der Familie erkundigt, wo er doch eigentlich nur einen Termin abfragen will, dann muss bald keiner mehr mit einer Inbox der Schuld leben.

E-Mail-Etikette

DPA
1. Tirili

Ein Tweet hat 140 Zeichen und kann das halbe Land aufregen. Da sollten Sie die meisten Ihrer Anfragen im Arbeitsalltag ähnlich kurz halten können.

2. Eine Mail, ein Gedanke

Eine Info pro Mail ist praktischer, vor allem bei langen Verteilerlisten: Jeder Adressat beantwortet das, was ihn angeht, und löscht alle anderen Mails umgehend.

3. CC ist die Pest

Nicht alle, die Ihre Nachricht interessieren könnte, wollen damit wirklich behelligt werden. Halten Sie den Verteiler klein.

4. Das Wichtigste in den Betreff

Betreffzeilen sind oft kryptisch oder eine lange Reihe im Stil von "Re: Aw: Aw: Fwd". Damit jeder Empfänger schnell entscheiden kann, was er mit der Nachricht anstellt, muss die Kernbotschaft gleich im Betreff stehen. Also lieber "30 Prozent Plus im ersten Quartal" als "Aktuelles Zahlenwerk".

5. Keine Angst vor Smileys

Vor fünf Jahren hätte man diesen Rat vielleicht noch nicht gegeben, aber inzwischen sind vorsichtig dosierte Smileys im Geschäftsleben verbreitet, wer sie verwendet, steht nicht automatisch als kindisch oder grenzdebil da. Zwar sollte man sich gut überlegen, bei wem man sie einsetzt, aber sie haben große Vorteile, wenn wir uns schon die Höflichkeitsfloskeln sparen. So lesen sich knappe Aussagen freundlich ;-)

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