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Computer says no Warum Bewerbungen oft am Lebenslauf scheitern – und wie Sie das verhindern

Der Lebenslauf ist ein Selbstläufer? Nicht, seit Algorithmen Bewerbungen vorsortieren. Stimmt die Formatierung nicht, haben selbst gute Bewerber keine Chance. Sieben gängige Fehler – und wie man sie vermeidet.
aus SPIEGEL Start 1/2022
Computerprogramme erleichtern Personalabteilungen die Arbeit – sorgen bei Bewerberinnen und Bewerbern aber für neue Herausforderungen

Computerprogramme erleichtern Personalabteilungen die Arbeit – sorgen bei Bewerberinnen und Bewerbern aber für neue Herausforderungen

Foto: brightstars / iStockphoto / Getty Images

Die Zeiten, in denen ein Mensch Ihre Bewerbung aus dem Briefkasten holte, das aufwendig gestaltete Deckblatt bewunderte und anschließend Ihren Lebenslauf studierte? Sind größtenteils vorbei. Wenn Sie heute eine Bewerbung an ein größeres Unternehmen schicken, nimmt sie dort mit großer Wahrscheinlichkeit zuerst ein Computer in Empfang.

Laut einer Befragung des Institute for Competitive Recruiting nutzen bereits mehr als 70 Prozent der deutschen Unternehmen sogenannte Bewerbermanagement-Systeme. Die durchsuchen Bewerbungen auf vordefinierte Begriffe und gleichen sie mit der Stellenanzeige ab. Haben Sie den Abschluss, der in der Anzeige gefordert wird? Wenn nicht, landet die Bewerbung vielleicht im Papierkorb, bevor ein menschlicher Mitarbeiter sie gelesen hat.

Doch nicht nur dann. Oft genügen schon kleinere Fehler – und Ihre Bewerbung wird aussortiert.

Ben Dehn hat als Mitarbeiter der Agentur Die Bewerbungsschreiber mehr als 1500 Bewerbungen geschrieben, außerdem gibt er an der Ruhr-Universität Bochum Kurse zum Thema. Er kennt sich also aus mit den Vor- und Nachteilen von Bewerbermanagement-Systemen. »Diese Systeme dienen eigentlich beiden Seiten als Hilfe«, sagt er. »Personalerinnen und Personaler müssen nicht mehrere Hundert Bewerbungen von Hand vergleichen, und Bewerberinnen und Bewerber erhalten schneller Klarheit. Doch die Programme haben ihre Tücken und scheitern beispielsweise manchmal an der Formatierung eines Lebenslaufs. Eine Fehlerquelle, die man leicht beheben kann – wenn man sie kennt.«

Wie schreibt man 2021 einen guten Lebenslauf?

Dehn und seine Kolleginnen erstellen Bewerbungen für Berufseinsteiger und Führungskräfte. Zum Test der Unterlagen nutzen sie einen sogenannten CV-Parser. Das Programm scannt Lebensläufe auf festgelegte Suchbegriffe und Einstellungskriterien und erstellt danach einen Bericht über das, was es (nicht) gefunden hat. So kann man Probleme entdecken, bevor man die Unterlagen einschickt.

Was genau macht ein CV-Parser?

Im Normalfall meldet die jeweilige Fachabteilung ein Wunschprofil für neue Mitarbeitende an die Personalabteilung. Die erstellt darauf basierend die Stellenausschreibung und trägt alle wichtigen Kriterien in ihr Bewerbermanagement-System ein – zum Beispiel Abschlussnote, Berufserfahrung oder Studienfach. Der CV-Parser scannt alle eingegangenen Bewerbungen auf diese Kriterien und sortiert sie in einer Datenbank vor. Angaben, die das Programm nicht erkennt, werden nicht übertragen.

Die Datenbank wird später von der Personal- und Fachabteilung zur Stichwortsuche genutzt (»Zeige alle Bewerberinnen mit einschlägiger Berufserfahrung / dem richtigen Studium / der richtigen Note«) – manchmal schauen die Mitarbeitenden die Lebensläufe selbst gar nicht mehr an. So kann fehlende Maschinenlesbarkeit zum Fallstrick für die Bewerbung werden.

Um zu illustrieren, wie genau das funktioniert und wo Fehlerquellen liegen, haben wir uns den fiktiven Gabriel Ricci ausgedacht: Der Würzburger hat nach dem Abitur ein BWL-Studium mit Fokus auf Textilhandel abgeschlossen. Parallel hat er bei mehreren großen Textilketten Berufserfahrung gesammelt und macht nun ein Traineeship für Nachwuchsführungskräfte.

Im Test entdeckten wir sieben vermeidbare Probleme

Im Test entdeckten wir sieben vermeidbare Probleme

Ben Dehn hat Riccis fiktiven Lebenslauf mit seinem CV-Parser auf Fehler gecheckt. Das Ergebnis: Bei sieben Punkten hatte das Programm Probleme, die Angaben zu verstehen – und was der Computer nicht verstand, gab er entweder nicht weiter oder sortierte es falsch ein.

1. Studium und Abschlussnote

Ricci hat einen spezialisierten BWL-Studiengang belegt, der Begriff »BWL« taucht in dessen Namen aber nicht auf. Hätte das Unternehmen ein BWL-Studium als Ausschlusskriterium festgelegt, wäre Ricci also automatisch aussortiert worden. »Bewerber:innen würde ich dazu raten, den Begriff, der in der Stellenanzeige genannt wird, auch so zu verwenden«, sagt Dehn.

Ebenfalls relevant: Ricci hat sein Bachelorstudium mit der Note 2,0 abgeschlossen, sein Abitur mit 1,7 – das würde vermutlich jeder menschliche Mitarbeiter einer Personalabteilung erkennen. Der CV-Parser hatte damit jedoch Probleme, weil vor der Note nicht das Wort »Abschluss« steht und weil die Note in derselben Zeile aufgeführt ist wie der Studiengang. Hätte Ricci stattdessen in einer eigenen Zeile »Abschlussnote: 2,0« geschrieben, hätte das Programm die Angabe lesen und zuordnen können.

2. Fremdsprachen oder Führerscheine?

Sehr gutes Englisch, noch besseres Italienisch und Grundlagen in Polnisch: Gabriel Ricci hat sich in Schule und Studium angestrengt. Manche Parser erkennen die bei Sprachniveaus standardisierte Kombination  aus Buchstaben und Zahlen allerdings als Führerschein – oder gar nicht. In unserem Test machte das Programm aus Riccis Angaben eine Oberstufenbildung in Englisch und zeigte Italienisch und Polnisch in der Auswertung nicht einmal an. Wahrscheinlich, weil sie in derselben Zeile aufgeführt werden wie Englisch.

»Besser ist es, Begriffe wie ›fließend‹ oder ›verhandlungssicher‹ zu nutzen«, sagt Dehn. Zudem solle man darauf achten, alle in der Ausschreibung geforderten Sprachen anzugeben – also auch zu vermerken, dass man die deutsche Sprache beherrsche, selbst wenn man davon bei einem deutschen Abitur ausgehen könne. Transferleistungen beherrschen die CV-Parser nämlich meist nicht: In unserer Auswertung von Riccis Lebenslauf stand, dass er kein Deutsch könne.

3. Künstlerische Elemente

Ben Dehn begegnen immer häufiger Lebensläufe mit grafischen Elementen, insbesondere in kreativen Branchen: Balkendiagramme, Schaubilder oder an Google erinnernde Sternebewertungen sollen auf einen Blick verdeutlichen, welche Kenntnisse man gesammelt hat. CV-Parser verstehen diese Bilder allerdings meist überhaupt nicht. Eine einfache Auflistung bringt einen in diesem Fall weiter.

4. Datumsformate

Vor allem bei Bewerbungen in multinationalen Unternehmen kann man wegen der Datumsangaben Probleme bekommen. Der 4. Juli dieses Jahres würde in den USA »7/4/21« geschrieben, in Deutschland »4.7.2021«. Ricci konnte außerdem nicht mehr bei allen seinen Jobs nachvollziehen, wann genau er dort tätig war. Daher wechselt er in seinem Lebenslauf zwischen Jahresangaben, Monatsangaben und tagesgenauen Daten.

Im Test führte das dazu, dass Ricci sich in den Augen des Parsers seit 2013 durchgehend im Schülerpraktikum bei einer Möbeltischlerei befand. »Idealerweise nutzt man daher immer nur das Format MM.JJJJ bei der Angabe von Stationen im Lebenslauf«, rät Dehn.

5. Abkürzungen

Ricci kommt aus dem Textilhandel, DOB ist dort ein gängiger Begriff für »Damenoberbekleidung«, AWS steht für »Accessoires, Wäsche, Socken«. Fachleute würden das verstehen, das Programm tut das jedoch nicht – und sortiert Riccis Berufserfahrung stattdessen als PC-Kenntnisse ein. Also besser alle Begriffe ausschreiben.

6. Wechsel oder Aufstieg innerhalb des Unternehmens

Nach eineinhalb Jahren als Assistent der Verkaufsleiterin für Damenoberbekleidung übernahm Ricci für einige Monate selbst die Leitung. Im Lebenslauf führt er beide Stationen unter demselben Punkt auf.

Dehns Erfahrung nach erkennt der CV-Parser allerdings meist nur eine davon. »Angaben von Bewerbern, die zwei oder drei verschiedene Positionen innerhalb eines Unternehmens ausgeübt haben und das in einer Lebenslaufstation abhandeln, werden in der Regel nie gut vom Programm verstanden«, warnt er. Besser sei es, die unterschiedlichen Aufgaben als einzelne Posten anzugeben.

7. Alles auf eine Seite

Als netten Service für die Personalerin versuchen Bewerber gern, den Lebenslauf knapp zu halten und in zwei Spalten auf einer Seite zu komprimieren. Hierin liegt für den Computer eines der größten Probleme. Parser scannen nämlich häufig von ganz links bis ganz rechts; nicht zusammenhängende Informationen werden so schnell vermischt. Wer sich von der romantischen Vorstellung verabschiedet, dass ein Mensch die Bewerbung zuerst liest, kann also bedenkenlos mehrseitige Lebensläufe einreichen.

Zwar verstehe und korrigiere das menschliche Auge beim Abgleich viele solcher Fehler, sagt Bewerbungsexperte Dehn. Doch die Parser würden ja gerade eingesetzt, um Zeit zu sparen. Oft werde das Original daher gar nicht mehr angeschaut.

Und was ist mit dem Anschreiben – ist das heute überhaupt noch wichtig, wenn die Bewerbung sowieso von einem Computer ausgewertet wird? »Ja! Aber vor allem im zweiten Schritt«, sagt Dehn. Denn wenn man erst einmal die Hürden der Algorithmen überwunden habe, lese trotzdem noch ein Mensch die Bewerbung. Und der wolle nach wie vor mit einem guten Anschreiben beeindruckt werden.

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