Was macht eigentlich eine virtuelle Assistentin?

Julia unterstützt Unternehmen, ohne ihr Wohnzimmer zu verlassen.
Von Korinna Kurze

Dieser Beitrag wurde am 08.03.2020 auf bento.de veröffentlicht.

Berufe so erklärt, dass auch deine Eltern sie verstehen

Als wir klein waren, fragten unsere Eltern, was wir werden wollen. Feuerwehrmann vielleicht? Oder Lehrerin? Traditionsberufe, unter denen sich jeder etwas vorstellen kann. Nun haben wir Berufe mit Namen wie Data Scientist oder Junior SEO Analyst. Und unsere Eltern fragen ratlos: Was machst du eigentlich? In dieser Reihe erklären wir es ihnen.

Julia Köhne, 28, arbeitet selbstständig als virtuelle Assistentin.

bento: Julia, virtuelle Assistentin – das klingt nach Siri und KI. Was machst du genau?

Julia: Ich unterstütze Unternehmerinnen, Berater oder Teams in größeren Firmen. Virtuelle Assistentinnen und Assistenten können sich auf alles spezialisieren, was ihnen liegt: Bilder bearbeiten, Texte erstellen, Termine für Arztpraxen koordinieren. Das ist das Tolle an dem Beruf. Ich selbst mache vor allem Social Media, Event-Planung und Buchhaltung. Ich nehme meinen Kundinnen und Kunden die Aufgaben ab, die sie abgeben wollen, aber eben virtuell. Ich arbeite nicht in den Unternehmen, sondern von zu Hause – oder von wo auch immer ich will.

bento: Warum ist dein Job wichtig?

Julia: Es gibt viele kleine Unternehmen, die zwar Unterstützung brauchen, aber nicht so viel, dass es sich lohnen würde, jemanden fest dafür einzustellen. Da komme ich ins Spiel: Ich bin selbstständig, also muss mich niemand anstellen. Ich kann das Unternehmen im einen Monat zehn Stunden lang unterstützen, im nächsten können es 35 Stunden sein oder auch nur 30 Minuten. Durch meine Flexibilität können auch die Unternehmen flexibel sein.

bento: Das klingt schwer planbar. Hast du überhaupt einen typischen Arbeitstag?

Julia: Meist sitze ich ab sieben oder acht Uhr im Wohnzimmer an meinem Schreibtisch – wenn ich weiß, dass nicht so viel ansteht, manchmal auch erst um zehn Uhr. Als Erstes checke ich meine E-Mails und gucke, ob neue Aufgaben reingekommen sind, die ich dringend bearbeiten muss. Dann priorisiere ich meine To Dos für den Tag. 

Am Vormittag kümmere ich meist um Social Media, also entwerfe und plane Postings für Facebook, Instagram, LinkedIn und Xing. Den Rest des Tages arbeite ich alles andere ab: schreibe Rechnungen für Kunde A, buche Flüge für die Geschäftsreise von Kundin B, entwerfe Einladungen für ein Event von Kunde C – was gerade ansteht. Die Kunden geben mir vor, bis wann sie was brauchen, und ich plane, wie und wann ich das erledige.

bento: Woher bekommst du deine Kunden?

Julia: Die meisten über Karrierenetzwerke wie Xing oder LinkedIn. Mal schreibe ich sie an, oft ist es aber tatsächlich umgekehrt. Auch durch Weiterempfehlungen von Kundinnen und Freunden habe ich schon neue Kontakte bekommen.

bento: Was hast du gelernt, um virtuelle Assistentin zu werden?

Julia: Nach der Schule habe ich eine Ausbildung zur Industriekauffrau gemacht. Ich habe aber schon währenddessen gemerkt, dass ich das nicht 40 Jahre lang machen will. Der Job hat mir zwar Spaß gemacht, aber ich hatte das Gefühl, dass ich nach der Ausbildung nichts Neues mehr lernen würde. Also habe ich im Anschluss Medien und Information in Hamburg studiert und dabei ganz viele Bereiche kennengelernt – zum Beispiel Social-Media-Management. Nach meinem Bachelor habe ich dann erst mal eine Zeit lang als Assistentin der Geschäftsführung bei einem Start-up gearbeitet.

bento: Wie haben deine Eltern reagiert, als sie erfahren haben, dass du virtuelle Assistentin werden willst?

Julia: Ich habe es ihnen am Telefon erzählt. Sie wussten schon, dass ich mich nach einem anderen Job umsehe, aber mit einer Selbstständigkeit hatten sie nicht gerechnet. Sich selbstständig zu machen bedeutet ja eine gewisse Unsicherheit, weil man kein festes Einkommen mehr hat. Da fragen sich sicherlich einige Eltern, wie das Kind seinen Lebensunterhalt bestreiten will, und sind erstmal skeptisch. Als ich ihnen genau erklärt habe, was ich vorhabe und wie ich mir den Job vorstelle, haben sie mich aber unterstützt.

bento: Warum hast du dich überhaupt für den Jobwechsel entschieden?

Julia: Ich merkte schnell, dass mir eine starre Montag-bis-Freitag-40-Stunden-Woche nicht liegt. Als mir ein Bekannter vom Job der virtuellen Assistentin erzählte, begann ich, mich mit dem Thema Selbstständigkeit auseinanderzusetzen. Ich wechselte dann erst mal als Teamassistentin in ein anderes Unternehmen und reduzierte meine Arbeitszeit auf 30 Stunden pro Woche, später auf 16. So konnte ich mir nebenbei Stück für Stück meine Selbstständigkeit aufbauen. 

bento: Wie hast du das gemacht?

Julia: Ich habe meine Profile in Karrierenetzwerken angepasst und erste mögliche Kunden angeschrieben. Nach etwa einem halben Jahr habe ich zum ersten Mal Geld damit verdient. Nach weiteren sechs Monaten konnte ich mich in Vollzeit selbstständig machen. Aktuell habe ich sechs regelmäßige Kunden, davon fünf kleine Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitenden und eine größere Agentur.

bento: Woher weißt du, welche Preise du für deine Arbeit verlangen kannst?

Julia: Die Frage hat mich gerade am Anfang sehr beschäftigt und ich habe viel dazu in Büchern und im Internet recherchiert. Besonders geholfen haben mir Facebook-Gruppen, dort habe ich mich mit anderen ausgetauscht.

bento: Was muss man können, um virtuelle Assistentin zu werden?

Julia: Man muss motiviert und begeisterungsfähig sein – immerhin nimmt man anderen Menschen Aufgaben ab, die sie vielleicht nicht so mögen. Gerade wenn man neue Kunden anfragt, braucht man Durchhaltevermögen und viel Selbstbewusstsein, schließlich muss man auch mal mit einer Absage klarkommen. Außerdem sollte man gut organisieren können, gerade bei mehreren sehr unterschiedlichen Kundinnen. Und, das gilt für alle Freelancer: Man muss haushalten können, denn wie viel man verdient, ist je nach Auftragslage unterschiedlich.

bento: Wie viel verdienst du denn im Schnitt pro Monat?

Julia: Das kommt sehr darauf an, wie viele und welche Aufträge ich annehme. Für manche Aufgaben kann man mehr verlangen als für andere. Ein Social-Media-Post ist zum Beispiel günstiger als ein ganzes Event zu planen. Es gibt Zeiten, da ist weniger los, und es gibt Zeiten, da muss ich Aufträge ablehnen.

bento: Macht dir deine Arbeit Spaß?

Julia: Ja, auf jeden Fall. Meine Aufgaben sind abwechslungsreich, die Zusammenarbeit mit meinen Kunden funktioniert super und ich bin sehr flexibel in meiner Zeiteinteilung. Ich habe ein entspanntes Arbeitsverhältnis mit mir selbst, kann also selbst entscheiden, wann ich welche Aufgaben erledige und ob ich zum Beispiel am Freitag mal um 12 Uhr Feierabend mache.

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