Private Verwaltung Wie Würzburgs Bürger König werden soll

Kapitalismus in Ämtern und Behörden: Der Bertelsmann-Konzern krempelt die Verwaltung der Stadt Würzburg radikal um. In Zukunft gelten hier die Gesetze der Privatwirtschaft, aus Bürgern sollen Kunden werden.

Würzburg – Noch ist Würzburg eine ganz normale Stadt. Wie überall in Deutschland gibt es hier ein Amt für das Einwohner- und Meldewesen, eines für die Zulassung von Kraftfahrzeugen, eines für Bewohnerparkausweise und eines für die Hundesteuer. Außerdem gibt es dann noch das Fundbüro, die Abteilung für Führungszeugnisse und das Amt für Gewerbeangelegenheiten. Eben der ganz normale Bürokartieirrsinn einer ganz normalen Stadt.

Doch im nächsten Jahr soll sich das ändern. Würzburg ist eine Partnerschaft mit dem Unternehmen Arvato eingegangen, einer Tochter des Bertelsmann-Konzerns. Ziel der Vereinbarung: der radikale Umbau der Verwaltung nach den Gesetzen der Privatwirtschaft. Die Arbeitsabläufe werden gestrafft, statt Akten gibt es moderne Computer – und der Bürger wird zum Kunden. "Das Projekt ist einzigartig in Deutschland", schwärmt Oberbürgermeisterin Pia Beckmann.

Erfahrung mit öffentlicher Verwaltung bringt Arvato reichlich mit. Im Bezirk East Riding im englischen Yorkshire hat das Unternehmen fast sämtliche kommunale Aufgaben übernommen. Arvato betreibt dort die Bürgerbüros, kassiert die Steuern und zahlt das Wohngeld an Bedürftige. Das Prinzip heißt Public Private Partnership (PPP): Öffentliche Institutionen gehen Bündnisse mit privaten Firmen ein, die dann dem Staat einen Teil seiner Arbeit abnehmen.

In East Riding ist Arvato für 325.000 Einwohner zuständig. Doch von Anfang an war klar, dass das Projekt nur Pilotcharakter haben sollte. Denn dem Mutterkonzern Bertelsmann schwebt Größeres vor. Im Visier habe man "Zentraleuropa und vor allem Deutschland".

Den Anfang macht hierzulande Würzburg. Unter dem Motto "schneller, besser, effizienter" will Arvato die Geschäfte der Stadt umkrempeln. CSU-Bürgermeisterin Beckmann hat schon einmal den Wortschatz der privaten Wirtschaft übernommen: "Kundenorientierung", "attraktives Arbeitsumfeld" und "Standortwettbewerb" gehören zu ihren Lieblingsvokabeln.

Bisher müssen die Würzburger für Behördengänge weite Wege einplanen. Wie in jeder deutschen Stadt gibt es für fast jedes Anliegen ein eigenes Amt. "Wer etwas von uns will, muss durchs ganze Rathaus wandern", erzählt die Bürgermeisterin. Auf Anraten von Arvato wird das nun anders.

Je nach Lebenslage hat man in Zukunft nur noch mit einem Ansprechpartner zu tun – für Familien, Studenten oder Unternehmer. Wer zum Beispiel umzieht, muss das nur noch einer einzigen Stelle mitteilen. Die kümmert sich dann um das Kfz-Kennzeichen, den Personalausweis und die neue Mülltonne. Im Behördendeutsch heißt das "fallorientierte Leistungserbringung" statt der bisherigen "funktionsorientierten". Frei nach dem Motto: Der Bürger ist König.

Ein ganzer Flügel des Rathauses wird derzeit für das neue Bürgerbüro umgebaut, ab 2008 soll der Betrieb beginnen. "Der Bürger hat dann nur noch einen Weg", verspricht die Bürgermeisterin. Auf Personalversammlungen warb sie für das Vorhaben: "Die Mitarbeiter sollen Spaß am Umgang mit Kunden haben."

Die Idee zu dem Projekt hatte die Bürgermeisterin selbst. "Es war immer mein Ziel, die Verwaltung effizienter und bürgerfreundlicher zu machen." Nur mit der Umsetzung war die Stadt überfordert. "Das können wir nicht alleine stemmen. Schon rein technisch nicht." Deshalb schrieb Beckmann das Projekt aus. Mehrere Firmen bewarben sich, das Rennen machte schließlich Arvato. "Die Stadt definiert das Ziel", sagt Christoph Baron, der verantwortliche Manager des Unternehmens. "Und wir beschreiben den Weg dorthin."

Minutiös haben beide Seiten geregelt, wer bei der Kooperation was tun darf. Im Vertragswerk gibt es ein eigenes Kapitel für den Fall, dass sich Stadt und Unternehmen einmal nicht einig werden. "Das letzte Wort hat weder Arvato noch die Stadt", erklärt Kommunalreferent Wolfgang Kleiner. "Im Streitfall muss ein neutraler Schiedsrichter entscheiden."

Internet statt Rathaus

Die Vorarbeit für das Projekt haben Betriebswirte der Uni Würzburg geleistet. Im Auftrag der Stadt untersuchten sie die Arbeitsabläufe der verschiedenen Behörden und Ämter. Das erschreckende Ergebnis: Fast die Hälfte der Prozesse in der Verwaltung werden für die Verwaltung selbst erbracht – sei es im Personalwesen, bei der Beschaffung oder im Zahlungsverkehr.

Noch schlimmer ist es, sobald Verwaltungsfremde mit ins Spiel kommen: 70 Prozent der Anträge von Bürgern sind fehlerhaft oder unvollständig, vor allem wegen schlechter Beratung oder schwer verständlicher Formulare. Für die Mitarbeiter in den Ämtern bedeutet das einen enormen Mehraufwand, der vermieden werden könnte.

Die Ergebnisse ließen sich getrost auf andere deutsche Städte übertragen, sagen die Wissenschaftler. In einer durchschnittlichen deutschen Kommune kommen 150 verschiedene IT-Verfahren zum Einsatz. Jede Abteilung hat ihr eigenes Computersystem, bei jedem Prozess müssen die Mitarbeiter viele unnötige Daten eingeben: jedes Mal den Namen, jedes Mal das Geburtsdatum, jedes Mal den Familienstand.

Arvato will noch deutlich mehr

Genau hier setzt das Konzept von Arvato an. Fehlerhafte Anträge sollen bald der Vergangenheit angehören – weil der Computer schon bei der Eingabe darauf hinweist. In Würzburg werden die Daten künftig über eine einzige Benutzerplattform verwaltet. Das Kfz-Kennzeichen eines Bürgers lässt sich dann gleichzeitig mit der Steuernummer seines Hundes eingeben – in einem einzigen Vorgang.

In ein paar Jahren können die Bürger ihre Amtsgeschäfte sogar selbst in die Hand nehmen. Über das Internet soll man die Geburt eines Kindes oder den Kauf eines neuen Autos anmelden können - von zu Hause aus, auch sonntags oder nachts. Ins Rathaus muss man dann nur noch, wenn eine Unterschrift nötig ist. "Das ist schon 'ne tolle Sache", lobt die Bürgermeisterin.

Bedenken wegen des Datenschutzes hat sie nicht. "Die Daten kommen nicht in den Einflussbereich von Arvato." Bei dem Unternehmen selbst sieht man das ähnlich. Ein Missbrauch sei ausgeschlossen, verspricht Manager Baron. "Das wäre auch hochgradig geschäftsschädigend."

Ginge es nach Arvato, dann wäre die Kooperation sogar noch enger geworden. Ein Modell wie im englischen East Riding - einschließlich der Verwaltung des kommunalen Haushalts - sei in Deutschland "generell auch denkbar", sagt Baron. "Rechtlich wäre das überhaupt kein Problem."

27 Millionen Euro lassen sich einsparen

Entsprechende Gespräche führt Arvato nach eigenen Angaben schon mit mehreren Kommunen. Der wichtigste Verbündete des Unternehmens ist dabei die chronische Geldnot der Städte und Gemeinden. "Gerade die Haushaltslage vieler Kommunen macht das lohnend", sagt Baron.

Ganz so weit wie in England will man in Würzburg allerdings nicht gehen: "Das ist ganz anders als bei uns", beeilt sich die Bürgermeisterin zu sagen. "Wir werden nicht privatisiert. Wir verkaufen keine Mitarbeiter an die Privatwirtschaft."

Vorerst ist das Projekt auf zehn Jahre angelegt. Während der Laufzeit hofft die Stadt, knapp 75 Stellen einzusparen, vor allem durch Effizienzgewinne bei den Prozessabläufen. In Geldeinheiten würde das rund 27 Millionen Euro entsprechen. Von dieser Summe muss die Stadt, wenn alles gut läuft, knapp zehn Millionen Euro an Arvato zahlen, sozusagen als Beratungshonorar. In diesem Fall ist das Projekt für beide Seiten ein Plusgeschäft. Läuft aber etwas schief, dann geht das Unternehmen leer aus. "Wir werden Arvato keinen Cent zahlen, wenn es keine Einsparung gibt", droht die Bürgermeisterin. Der Vertrag sei in dieser Frage eindeutig.

Für die Bürger allerdings wird der Gang zum Rathaus auch in Zukunft nicht billiger: Die Gebühren muss er nach wie vor bezahlen, sagt Beckmann. "Amtshandlungen finden ja trotzdem statt."