Büro-Alltag Oh Gott, schon wieder ein Meeting

Millionen Arbeitnehmer kennen das: Eine Sitzung folgt der anderen, Stunde um Stunde muss man sich die sinnfreien Wortbeiträge der lieben Kollegen anhören. Aber muss das so sein? Nein, sagt Managementberater Rüdiger Klepsch.
Video-Konferenz (Symbolfoto): Eine nervenaufreibende Sitzung nach der anderen

Video-Konferenz (Symbolfoto): Eine nervenaufreibende Sitzung nach der anderen

Foto: Corbis

Viele Arbeitnehmer können das Wort nicht mehr hören: "Meeting". Den halben Tag verbringt man in irgendwelchen Sitzungen, so das weit verbreitete Gefühl. Und wirklich viel scheinen die Konferenzen nicht zu bringen. Oder doch?

Tatsächlich sind Meetings für das Funktionieren komplexer Organisationen unverzichtbar. Und mit der zunehmenden Arbeitsverdichtung, der stärkeren Vernetzung und der wachsenden Größe des Unternehmens steigt die Notwendigkeit sogar noch. Je größer das Unternehmen, desto mehr Konferenzen.

Meetings bergen die einmalige Chance, mehrere Menschen gleichzeitig auf einen Stand zu bringen, anstatt viele Einzelgespräche führen zu müssen. Die Runden bieten die Möglichkeit, kreativ und gemeinsam verschiedene Sichtweisen durchzudenken. Effektive und effiziente Meetings motivieren die Mitarbeiter, wirken teambildend, sparen Zeit, stärken die Führungskraft.

Aber die Realität sieht oft anders aus: Schlechte Meetings demotivieren, fressen Zeit, unterminieren Teams und schwächen Führungskräfte (nach dem Motto: nicht mal das kann er/sie).

Umfragen zeigen immer wieder Erschreckendes: Bis zu einem Drittel der Zeit wird als unproduktiv erlebt - und damit ist nicht die Pause gemeint. Weniger als ein Drittel der Teilnehmer bereiten sich konsequent auf Konferenzen vor, in 70 Prozent der Fälle wird nicht überprüft, ob die Ergebnisse umgesetzt werden. Die Sitzungsteilnehmer sind zu 60 Prozent nicht mit der Sitzung zufrieden. Als Hauptgründe werden genannt: keine Agenda, ausufernde Wortbeiträge, Nörgler, Selbstdarsteller, keine Moderation und keine inhaltliche Leitung.

Was sollte man als Sitzungsverantwortlicher also tun?

Das A und O ist: vorbereiten und durchdenken bis zum erwünschten Ergebnis. Die Wichtigste Frage dabei: Brauchen wir das Meeting überhaupt? Kann eventuell eine Telefonschalte, Videokonferenz, ein Zweiergespräch die Aufgabe lösen?

Sehr gute Erfahrungen habe ich mit sogenannten "Standings" gemacht. Stehend werden die Menschen prägnanter im Ausdruck, die Konzentration steigt. Hier sollten jedoch 20 Minuten nicht überschritten werden.

Soll es denn zum Meeting kommen, gilt: Wer kein Ziel hat, kommt nirgendwo an. Also gilt es folgende Fragen zu klären:

  • Was genau soll diesmal erreicht werden? Was soll am Ende der Sitzung anders sein, klarer sein, entschieden sein, vorbereitet sein, worüber informiert sein, Konsens hergestellt werden?
  • Welche Teilnehmer brauche ich für dieses Thema? Und wer braucht nicht dabei zu sein?
  • Welche Voraussetzungen, Vorkenntnisse haben die Teilnehmer bzgl. Inhalt, Motivation?
  • Brauche ich Unterstützung? Welche? Von wem?
  • Ewig Gleiches macht müde: Wie können Sie Abwechslung in die Art der Präsentation, der Bearbeitung bringen?
  • Zeigt die Tagesordnung, was Sie mit jedem Punkt erreichen wollen? (Diskussion, Entscheidung, Information) Es hilft, die Tagesordnungspunkte in Frageform zu bringen. Die Antwort auf die Frage ist dann das, was mit dem Tagesordnungspunkt erreicht werden sollte.

Wer kein Ziel hat, kommt dort an, wo andere ihn hin haben wollen. Also: die Zeit planen!

Es kann durchaus Sinn machen zu kalkulieren, wie viel jede Minute Sitzungszeit kostet und während der Sitzung die Kosten an die Wand zu projizieren. Mittlerweile existieren schon Apps, die genau diese Berechnung leisten. Eine einfache Excel-Datei, entsprechend programmiert, tut es auch (Sitzungszeit mal Anzahl Teilnehmer mal durchschnittlicher Stundensatz der Teilnehmer). Berechnen Sie spaßeshalber, was es Ihren Betrieb kostet, wenn Sie von 30 Prozent unproduktiver Zeit ausgehen.

Die geistige Leistungskurve sinkt nach 45 Minuten

Kommen wir zu den Dingen, die häufig unterschätzt werden: Nichts wirkt unsouveräner als plötzlich nach Filzstiften für das Flipchart zu suchen. Also vorher Material organisieren - Flipchart, Metaplan-Wand, Beamer, Overhead, Raum buchen, vorbereiten.

Gerade bei Meetings oder Standings helfen Visualisierungen, da alle Teilnehmer auf das Gleiche schauen. Tischvorlagen werden häufig nicht mitgebracht oder man weiß als Sitzungsverantwortlicher nie, ob alle bei einem Thema auf die gleiche Grafik schauen.

Die geistige Leistungskurve sinkt nach 45 Minuten. Also Pausen nicht vergessen!

Was kann ich als Teilnehmer tun?

Sicher sind die Meetingverantwortlichen vor allen anderen in der Pflicht, für ein effektives Meeting zu sorgen. Aber Sitzungsteilnehmer haben ebenfalls Möglichkeiten, die sie nutzen sollten. Fordern Sie Ihren Meetingleiter: Warum nicht einmal im Jahr oder gern auch quartalsweise eine Stunde am Ende eines Meetings opfern, um gemeinsam Flughöhe zu entwickeln? Analysieren Sie gemeinsam: Was läuft gut in unseren Meetings, was sollten wir verbessern?

Als veränderungsinteressierter Meetingleiter sollten Sie gar nicht erst auf die Anfrage Ihrer Kollegen warten, sondern selbstsicher und kritikoffen vorangehen und diese Meeting-Kritik selbst organisieren.